Bestyrelsesmøde 29/10-2019 - Referat

Referent: Eva
Fremmødte: Gustav, Mathias, Stefan, Eva, Flach (på mobil), Bjørn (forsinket)
Afbud: -
Udeblevede: -

Dagsorden

Formalia
1. Valg af referent
  1. Det blev mig (Eva) :)
2. Der blev ikke valgt en ordstyrer da vi er 6 mennesker :)
Status på overdragelse fra den forrige bestyrelse
1. Adgangskort
  1. Det ville være godt hvis hele bestyrelsen kunne komme ind
  2. Diverse KU-kort ID
    1. Gustavs kort: 18-07-569428
    2. Stefans kort: 18-09-576576
    3. Flachs kort: 17-07-537257
    4. Mathias' kort: 19-02-591253
    5. Evas kort: 18-03-558944
    6. Bjørns kort: 18-06-565881
  3. Vi skriver direkte til Christian Hindkjær
    1. Gustav skriver
  4. Bjørn er på nuværende tidspunkt i mødet ankommet
  5. Fjern adgang fra tidligere bestyrelsesmedlemmer
    1. Mikkel, Jens, og Brix
    2. Benja kan vidst ikke komme ind ?
  6. Er der andre der skal have adgang ?
    1. Hele bestyrelsen er meget på DIKU og derfor vurderes det ikke at være nødvendigt at tilføje andre.
2. Kassererpost
  1. Der er blevet snakket med Jens om status, det var for en uge siden
  2. Det blev besluttet at Jens kører kassererarbejdet for den forgangne sommers rusture færdigt
  3. Overdragelsen er planlagt til at ske inden d. 8. nov. da det er datoen for eksamensfesten.
3. Informering af kontaktpersoner om ny bestyrelse
  1. Bestyrelses Email adgang
    1. Vi har fået adgang.
  2. Det skal sættes op således at bestyrelsesmailen er kontaktmailen
    1. Det vil også gøre overdragelse til en ny bestyrelse nemmere
  3. Skal det være en standard email eller en mailingliste
    1. Regulær standard email burde være nok.
  4. Formålet med mailen er ekstern kommunikation.
  5. Der skal være en email-ansvarlig som står for at læse og besvare mails
    1. Det skal nok være Flach eller Eva, da det oftest er dem der skal reagere på administrative mails, som nok er det der oftest vil lande i indbakken.
  6. Når vi får en fælles mail så skal vi huske at fjerne Stefans private mail fra C?s mailingliste
Planer om gennemsigtighed
1. Fastsættelse af plan for åbne bestyrelsesmøder
  1. Eva har været til møde med Freja, formand for C? om deres åbne møder.
    1. Har gennemgået deres standard referater og deres systemer/arbejdsopgaver, og har fået det tilsendt
      1. De kører deres faste punkter og andet og ender så med lukket punkt, hvor enten bestyrelsen går eller alle andre går.
      2. Evt. punktet kommer efter lukket punkt på C?, men vi ville foretrække hvis det kom før lukket punkt.
    2. Der bliver skrevet referat som normalt, de lukkede punkter har et internt referat. Std. referat offentliggøres så så det kan godkendes.
    3. Andre har ikke stemmeret, men er meget velkomne til at deltage i diskussionen. Ordstyrer kan beslutte at lukke debatten og gå videre. Skaber et punkt meget heftig debat kan man overveje at holde et åbent møde hvor alle har stemmeret.
    4. 'Siden sidst' punkt
      1. C? Gennemgår / følger op på beslutninger fra sidst
      2. Følge op på arrangementer - mini eval?
    5. C? Skriver altid ud noget tid inden et møde, hvor alle så kan foreslå punkter til dagsordenen.
  2. Vi indkalder til det næste bestyrelsesmøde følgende en RKG-version af den ovenstående model, og ser hvordan det går.
    1. Vi skal huske at spørge om respons på formatet efter mødet
2. Videregivelse af information
  1. Hvem står for at skrive ud at der er bestyrelsesmøde og lægge referat op.
    1. Den til mødet valgte referent står for at udgive og godkende referat.
      1. Referater godkendes efter 1 uge, deltagere i mødet har mulighed for at skrive til referenten hvis der skal være rettelser i referatet inden ugen er omme.
    2. Eva står for at der bliver skrevet hvornår der afholdes bestyrelsesmøder, herunder samtidig udgivelse af dagsordenen som man kan få lov til at tilføje til
      1. Eva skriver også ud efter det her møde
    3. Hvis man vil annoncere noget på vegne af bestyrelsen, så vend det lige internt i slack.
3. Wiki'en og dens fremtid
  1. Wiki
    1. Status fra Stefan:
      1. Vi har en start på en wiki, den ligger på ikkekundrukoghamring.dk/wiki
        
        Stefan købte domænet i en brandert
    2. Mikkel ejer ruskursusgruppen.dk, vil vi gerne have den ind på den side?
      1. Nok ja, vi spørger ham lige om rights
    3. Vi vil vel egentlig helst ikke have at en privatperson ejer siden, hvis muligt, men det er nok lidt svært :/
    4. Skal vi smide wiki'en på Heroku ?
      1. Det virker semifint
      2. Nemt at overlevere
      3. Kan ikke holde til så meget - måske crasher den i panikugen
    5. ikkekundrukoghamring.dk kan være et alias men burde nok ikke være det primære url
      1. Men hvis det er en intern wiki er det måske ligegyldigt
    6. Betaling for domæne skal være inde over RKG budget fremfor privat
    7. Konklusion: Stefan beholder domæne indtil videre, og har også serveren den ligger på.
      1. Mikkel bliver spurgt om han vil overdrage ruskursusgruppen.dk
    8. Der skal vælges en wiki ansvarlig
  2. Åben for alle / kun RKG medlemmer?
    1. Det skal kun være for RKG medlemmer, det er en intern wiki.
    2. Loginsystemet er lidt skrald, admin skal godkende brugere individuelt, men siden vi er en lille gruppe er det nok ikke et problem
    3. Brugerne på wikien skal være de samme som de aktive medlemmer for en sommer.
      1. dvs. nye vejlederrus tilføjes som brugere til wikien når de bliver vejledere (altså på 2. nar)
  3. Google drive
    1. Bestyrelsesdriven er midlertidig
      1. Der laves en lukket del af wikien der kun er for bestyrelsen, hvori der kan komme fx referat af lukkede punkter
      2. Dette gør det også nemmere for overdragelse til fremtidige bestyrelser.
    2. RKG drive
      1. Rod. Men siden den alligevel skal migreres til wiki er det ikke det værd at rydde den op.
    3. Løbende regnskaber skal nok være i noget muterbart der kan tilgås fra wikien
      1. Lukkede regnskaber skal ligge i noget immuterbart på wikien
Gennemgang af studiestartsprøven
1. Bjørn har ikke læst den selvom han skulle
2. Fritekstsvar er opsummeringer pga GDPR så de er omskrevne af administrationen.
3. Overordnet er kommentarerne gode.
4. Nogen kommenterer på at turene er for PC, og det nedsætter kvalitet.
  1. “Studerende skriver, at studiestarten var alt for politisk korrekt og at det store fokus på at undgå krænkelser ødelagde studiestarten mere end det gjorde godt. Andre studerende skriver, at hytteturens kvalitet blev forringet pga. den øgede fokus på inklusion og aktiviteter uden alkohol.”
5. Studerende noterer at vejledere havde en tendens til at tale hinandens ture ned, hvilket skabte en dårlig stemning.
6. Vi kommer aldrig til helt at undgå negative ting, men vi skal stadig minimere det.
7. Det er ærgerligt at vi ikke kender præcisionen af deres “oversættelser”
8. Udover at nævne resultaterne af evalueringen nu, så skal det evt også gennemgås internt i RKG senere så vi kan huske det.
9. Anmod om møde/orientering af admins holdning til hytteturene.
  1. Dette er relevant for vores fremtidige samarbejde, samt for at kende magnituden af problemerne da det er svært at gennemskue når vi ikke ved hvor mange studerende har skrevet hver ting.
10. “Nogen studerende skriver, at der i løbet af studiestarten kom forskellige statements om fx at gymnasieelever har svært ved at starte på universitetet og at særligt kvindelige studerende har det svært med at starte på studiet. Studerende oplevede det som en ærgerlig introduktion til studiet of følte, at kommentarerne kunne blive selvforstærkende”
  1. Vi vil rigtig gerne høre om dette blev nævnt om hytteture eller generel studiestart
11. Vi vil også gerne høre om det var nogen specifikke lege folk havde det ubehageligt med på hytteturene.
12. Der er nogen med specifikke diagnoser der følte sig oversete, vi har brug for at få information om diagnoser vi skal reagere på, ellers er det umuligt for os at tage hensyn!
  1. Det her er potentielt det vigtigste af punkterne, really.
Lejlighedsbevillinger og orienteringspligt.
1. Vi skal til at overholde loven.
2. Det er nemt at afsende og gøre, og vi skal bare gøre det. Bum.
  1. Man skal være 21 for at ansøge
3. Vi hører lige med Layla/Trine der lige har ansøgt til eksamensfesten om hvorvidt der var nogen problemer
4. Vi skal lige orientere politiet om alt hvad vi laver ift. orienteringspligt. Det er bare at sende en mail.
5. Vi laver en wiki-side der guider om hvornår hvad skal gøres og har templates til at gøre det nemt og hurtigt.
Forsikring
1. Har vi en forsikring ?
  1. Ingen ved det
  2. Vi skal snakke med campusservice/admin om det
2. Hvis vi ikke har en forsikring skal vi kigge på hvor dyrt det ville være at få.
3. Hvis vi har en forsikring skal vi finde ud af hvordan man indkræver penge hvis nødvendigt
4. Gustav finder ud af det ved at skrive til Christian Hindkjær, Campusserrvice Betjent på DIKU.
Samarbejde med andre foreninger
1. C? vil gerne modtage ekstern kalender og advarsler hvis vi holder arrangement der vil sætte load på dem senere
2. Revyen vil også meget gerne have vores eksterne kalender.
3. Vi ønsker gerne at andre planlægger udenom vores arrangementer, men vi har ikke så meget mulighed for at gøre det samme tilbage
4. Det er smart hvis vi har en kalenderansvarlig, således at vi havde en kalender at sende videre.
  1. Kalenderen deles kun med bestyrelsen på C? og bossgruppen i revyen, under det forbehold at de ikke videregiver informationen, da vi ikke gider have at alle mulige rus kan finde vores interne ting.
5. Gustav er kalenderansvarlig
  1. 'fuck' -Gustav
  2. Husk at snakke med fundraisinggruppen om deres arrangementers datoer.
RKG's lokaler
1. Regler om ryddelighed og deadlines for pantning
  1. Er det kasserernes ansvar?
    1. Ja, kassererne er torvholdere, dvs. at de skal sørge at der bliver pantet, men de behøver ikke at pante selv.
    2. Hvis der skal opsættes et system, så står de for at udvikle det.
2. Er RKG's lokaler til opbevaring af personlige genstande eller andre foreningers genstande?
  1. Nej. Altså hvis nogen har spurgt og vi giver dem lov, så ofc, men ellers kæmpe nej. Ting skal dog ikke stå derinde i uendeligheder
  2. Især nej til andre foreninger, medmindre de fx ikke kan komme ind i egne lokaler og spørger om hjælp.
3. Afdækning af vinduer?
  1. Gennemsigtige plastiksække til at dække vinduerne således at man ikke kan se ind på vores lækre lækre soundbokse o.lign.
4. Gurkemeje på gulvet (for at dække mærket i væske-rummet)
  1. Bestyrelsen står for at gennemfarve gulvet i en lækker gul farve
  2. Vi har forresten ikke hørt noget fra evalhytten (endnu) :\|
5. Markeringer af hvad der står hvor
  1. Gaffatape på gulvet/skilte på væggene i væskelokalet, så man ved hvor skal der stå rammer, pant, etc.
  2. Man kan også have en tidslinje så vi faktisk får drukket øl der er ved at udløbe
    1. Kø fremfor stack
6. Notering af genstande
  1. Hvis vi skal have en forsikring skal vi have optalt alle vores værdigenstande
  2. Generelt kunne det være rart med en oversigt over alt hvad vi har
    1. Det ville også gøre det nemmere til fordeling af rkg lokalet i panikugen
  3. Ting der ikke dur skal også smides ud
    1. Fx dur flere af lamperne der bruges til skyggespil ikke
  4. Vi køber nye mopper (!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!)
Hvordan forbedrer vi overblikket over aktiviteter (Fester, ture, interne arr.)
1. Trello
  1. Afprøves i det nye eventår. Skal lige sættes ordentligt ind i på forhånd således at vi kan give det en god start.
  2. Trello ville også gøre så den eventansvarlige får det nemmere
2. Kalender
  1. Yes
Retning af vedtægter?
1. Hvorfor står der 2016
  1. Det skal rettes … vi skal lave en ekstraordinær generalforsamling for det.
2. Der blev nævnt et eller andet med vedtægterne til Evalnar, vi skal (desværre) lige kigge i referatet.
  1. Mathias læser det igennem, og indkalder evt. hjælp fra Alexander der er god til det der med vedtægter
Fungerer slack til intern bestyrelseskommunikation?
1. Det har sine problemer (notifikationer), og giver ikke særlig meget værdi
2. Konklusion: Fuck slack :) facebook ejer vores samtaler for evigt \<3 🦎
  1. Hvis noget skal være mere permanent så putter vi det ind i en fb gruppe. bum.
Evt.
1. Brandalarm
  1. Hvis en (falsk) brandalarm nogensinde går til et RKG arrangement er det RKG der kommer til at betale.
    1. AKA hvis nogen starter brandalarmen skal de findes så de selv kan betale :\|
2. Døralarm
  1. Kan vi gøre noget ved at døralarmen i RKG
  2. Skriv til campusservice
    1. Gustav skriver til campusservice
3. Prosapulje
  1. Det er d. 26. november
  2. Ønskeliste:
    1. Mopperrrrrrrr (!!!!!!!!!!!!!!!!!)
  3. Skriv ud på RKG
4. Nem adgang til vigtige links på fb - pinned opslag
  1. Hver gang vi skaber et link som skal kunne tilgås langt ud i fremtiden (fx wiki, drive, trello mm.), skal det ligge et sted på fb gruppen hvor det forbliver synligt - ikke i en eller anden post for 8 måneder siden. Det kunne være i pinned post.
    1. Kan vi klare det?
    2. Ja vi kan
5. Tjanseskemaer
  1. Alle er automatisk påmeldt og skal melde fra, fremfor omvendt.
  2. Tilføj en person der har overblik over oprydningen
  3. Tag konkret implementation til et åbent møde + lad os lige se hvordan det går til eksamensfesten