Bestyrelsesmøde 20/10/2020 - Dagsorden

Referent: Stefan

Fremmødte: August, Trine, Freddy, Gustav, Stefan
Afbud: Patrick

Udeblevede:

Kom senere: Flach

Referat

1. Formalia
   1. Valg af referent
      1. Stefan
   2. Valg af ordstyrer
      1. August
2. Godkendelse af GF referat
   1. Gustav læser hurtigt GF referat igennem, da han ikke har læst hjemmefra
   2. GF Referat er enstemmig godtaget (set bort fra Patrick, som ikke har en stemme)
3. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Kasseren har overdraget alt til ny kassér… altså til ham selv
   2. Hele bestyrelsen har fået adgang til RKG lokalet, og har derudover fået adgang til dobbeltdøren i kælderen, handicap døren og døren ud mod hvor vi normalt maler bannere. Vi har fået et gruppenavn, som vi nemmere kan overføre lokale adgang.
   3. Bankpapirer er udfyldt og bliver underskrevet efter mødet. Da Patrick ikke er til stede underskriver han senere. Gustav sender ID, GF Referat, Vedtægter og div. bankpapirer til Sylvester.
   4. August er blevet tilføjet til REKOM kommunikations chat. Grundet Corona er det ikke vildt relevant.
   5. Bestyrelsen skal oprette sig på WIKI’en
   6. Gustav skal have NemID af Mathias.
   7. Foreningens CVR bliver fornyet efter mødet (Stefan gør det)
   8. August for adgang til den gamle mailing liste.
   9. Administration skal have en mail med hvem der er i den nye bestyrelsen (August gør det)
   10. Den gamle bestyrelse skal tage sig sammen og afholde bestyrelsesmiddag.
4. Forventningsafstemmelse
   1. Eller mails skal sendes fra bestyrelses mailen, eller bestyrelses mailen skal CC’s på mails der kræver at blive sendt fra en KU mail.
   2. Kommunikation på mails/facebook og lign. skal forbi bestyrelses chatten, så folk kan godkende. Som standard en time.
      1. Vigtige mails skal selvfølgelig vente længere
      2. Det gælder selvfølgelig heller ikke i underlige tidsrum, så en time fra 8-18.
      3. Man overtager ikke mail tråde fra andre, så den samme svare i tråde.
      4. Markere man en andens mail som læst, markere man den lige som ulæst igen så den ikke forsvinder.
   3. Bestyrelsen vil gerne afholde bestyrelse/statusmøder som minimum en gang om måneden.
   4. Hvor meget tid vil man ligge i uden for møder
      1. Stefan: Alt for meget, holder selvfølgelig resten af bestyrelsen informeret.
         
         Trine: Er On-Call når ting opstår, men laver som udgangspunkt ikke ekstraordinære ting.
         Freddy: Laver hvad han finder interessant

         August: Fortæller bare hvad vi andre skal gøre. Ca. 5 timer om ugen.

         Gustav: Vil gerne pante engang imellem. Arbejdsbyrden kommer til at variere efter hvor meget kassér arbejde. Efter rus koordinatorerne overtager noget af regnskab er det svært at vurdere.

   5. Vi skal selvfølgelig leve op til vores egne vedtægter
   6. Freddy vil gerne rette stavefejl i dokumenter
5. Gennemgang af projekter til SCIENCEPuljen
   1. Stefan har opstartet 2 projekter der skal søges igennem SCIENCEPuljen.
      1. Det ene er renovation af RKG Lokalet, her skal der købes 7 stålreoler og en minikøler. Ca 6K
      2. Det andet projekt er “Grønnere Bar” der skal her søges om et fadølsanlæg, flergangs glas både i normal og shot, samt skænkepropper og shakers. Ca 14,7K
   2. Bestyrelsen godkender begge projekter.
   3. August og Gustav vil gerne hjælpe
6. RKG Lokalet
   1. Lokale Ansvarlig
      1. Lokale ansvarligs opgave er at holde øje med lokalet, så det ikke forfalder. Det er ikke lokales ansvarligs opgave at pante og gøre rent.
      2. Givet at bestyrelsen skal informere når ting bliver rykket i lokalet, og er dem der har adgang, mener vi at det giver mest mening at ansvarsposten skal gå til et bestyrelsesmedlem. Valg af ansvarlig vil ske på næstkommende bestyrelsesmøde. (Stefan har den indtil)
   2. Retningslinjer for brug af lokalet
      1. Efter arrangementer er det arrangement ansvarliges opgave er rydde op i lokalet og pante indenfor en uge.
      2. Ved lån af ting som feks Soundboks, skal det stilles pænt tilbage og batteri skal sættes til opladning
      3. Vi vil ikke opbevare andre foreningers ting i lokalet. Det kan gøres på kort sigt, men skal fjernes indenfor en tidsfrist.
      4. Enkeltpersoner kan på kort sigt opbevare ting på kort sigt.
      5. Man må ikke sove i lokalet…
      6. Bestyrelsen skal altid informeres når ting sættes eller fjernes fra lokalet.
7. Foreningstvang og RKG´s rolle i den nye studiestart
   1. Vi har ikke foreningstvang i danmark, og vi kan derfor ikke tvinge folk med i RKG. Det vil sige at man godt kan blive rusvejleder uden at være medlem af RKG. Vi kan derfor ende i situation hvor vi skal lave arrangementer med vejledere der ikke er RKG’er
      1. Hvad er forskellen på feks at man automatisk er med i kantinen, og ikke i RKG?
      2. Foreningstvang er meget en gråzone, som vi ikke er sikker på kan enforces.
      3. Vi mener ikke at det er værd at kæmpe om at lave tvangs indmelding i RKG, da chancen for at folk ikke melder sig ind er meget lav.
      4. Et økonomisk spørgsmål er om RKG fortsat for støtten fra KU, når vi ikke længere er “Rusvejlederne”
         1. Pengene går normalt ikke direkte til RKG, men hytter osv. Derfor kommer det nok ikke til at gøre en forskel.
      5. Vælger vi at blive en “interesse/”fagforening” for vejlederne, vil vi så kunne sige til folk at RKG er vejlederne, feks når vi er på rustur eller lign.
         1. Vi tror ikke umiddelbart at det bliver et problem. Vi skal passe på at vi ikke går i ekstremer og hypotetiske ting, før administrationen har udmeldt det.
         2. Det er stadig RKG der laver meget af det sociale post campusuge og rustur.
      6. RKGs aktiver tilhøre RKG. Vejledere der ikke er den af RKG har som udgangspunkt ikke adgang til vores lokaler og ting, de kan hvis ønsket for vores logo på trøjer og låne ting som alle andre.
      7. Mest af alt handler det om at tage ting op som det kommer, da meget af det er hypotetisk.
8. Indkomne punkter
   1. Lokale adgang til Flach
      1. Flach har skrevet og spurgt om han kan få adgang til RKG lokalet, da han ofte opholder sig på Campus. Det har tidligere gavnet.
      2. Bestyrelsen mener at det skal koste, og Flach bliver derfor tilbudt posten som Lokale ansvarlig. Flach vil ikke have den.
      3. Flach får adgang til lokalet, på den betingelse af bestyrelsen bliver informeret om hvilke ting der bliver fjernet fra lokalet. \ (Stefan skriver til ADK.)
9. Fastlæggelse af næste møde
   1. Vi fastlægger mødet til Onsdag d. 25 November klokken 17:15 og frem. Da ingen har skema endnu, kan dette ændres.
10. Evt.
    1. August har brugt 11K på en ny bærbar. Formanden gør opmærksom på at pengene kom fra hans opsparing
    2. Gustav håber på at Google IT sikkerhed er i top, da han googlede vores mail password
    3. Retningslinjer for udlån af inventar vil blive fastlagt til næstkommende møde.
    4. Vi kigger på omrykning af facebook grupper til næstkommende møde og tager en bestlutning her.
    5. August er enig med det Stefan stilte op på. Vi ser frem til et år hvor vi øger vores samarbejde og kontakt med andre foreninger på DIKU/SCIENCE. Feks hvis Dikrea laver perleplader tilbyder vi at kaste sodavand efter dem. Med blød Jazz på 4 soundbokse
    6. Gustav har glemt sit punkt, vi tilføjer et punkt 9.6 til næste møde.
    7. Påbøl skal snakke med Matematik.
    8. Punkt 9.6 er nu fundet i punkt 9.8. Arrangementer? Vi skal have nogen, fordelt nogen ansvarsposter osv.
    9. Punkt 9.8 var ikke helt 9.6, men vi skal finde ud af faktisk at lave nogle arrangementer.
       1. Første arrangement er ølkrokket og grill. Vi skal nå at gøre det før det bliver for koldt! Gustav og Trine gør det.
       2. Pointen er at vi skal lave flere sociale ting! Og være synlige for de nye medlemmer.
    10. Vi skal have noget bedre PR. Feks offentlig hjemmeside, flyer ellers lign. Thomas vil gerne stå for det.
    11. Når vi holder åbne bestyrelsesmøder, er det vigtigt at vores menige medlemmer også har mulighed for at blive ordentligt hørt. Er der uenighed blandt bestyrelsen og et menigt medlem, kan det tages op i feks et foreningsmøde eller facebook polls.
    12. Gustav har tabt sit punkt igen
    13. Freddy kan ikke finde Gustavs punkt
    14. F til 9.12 og 9.13
11. *Lukketpunkt