Bestyrelsesmøde 06/03-2021 - Referat

Referent: Stefan
Fremmødte: Stefan, August, Trine, Philip (Space), Påbøl, Caroline, Giovanni (kom senere)
Afbud:
Udeblev: Freddy

Referat

  1. Formalia
    1. Valg af referent
      1. Stefan
    2. Valg af ordstyre
      1. August
    3. Godkendelse af referat fra sidste møde
      1. Vi godkender ikke referat Stefan laver et rettet referat til næste bestyrelsesmøde og gennemgår det der. Evt. i samarbejde med Freddy
  2. Formalia og struktur for referater
    1. Referater er beslutnings referater, der skal derfor kun skrives konklusionen af punktet ned. Ved uenighed eller lign. Kan man citere folk, men kun så længe det er relevant for konklussionen.
    2. Referatet skal afspejle dagsorden, som i alle punkter på dagsorden skal findes i referatet, og i samme rækkefølge.
    3. Fremmød0te, ordstyre og referent skal altid være med.
  3. Siden Sidst
    1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
      1. Det besluttet at der skulle skubbes på PR fronten. Hertil er der oprettet en ansvarspost, samt en twitter og instagram. Ansvars posten har sit eget punkt.
      2. Der er ikke blive kigget yderligere på vedtægtsændringer
      3. Der blev besluttet at holde “bi-weekly” digital frebar. Der er blevet afholdt 2 siden sidste møde.
      4. Hyggegrupperne’s torveholdere er blevet kontaktet om status.
        1. Stefan har fuldt op, der er blevet planlagt et arrangement.
    2. Eval af arrangementer siden sidste møde
      1. Virtuel Frebar #0
        1. Blev afholdt, var super fedt. Tak til Casper (rus) for at være meget med inde over arrangementet.
        2. Fungerede bedre end forventet, det er selvfølgelig ikke det samme når man sidder bag en skærm.
        3. Godt for RKG, da vi kommer mere ud.
        4. Nem måde at møde ældre studerende, vi fik lært rigtig mange af de nye vores traditionelle spil (terning, bus osv.)
        5. Blev ikke reklameret så godt udenfor de eksisterende sociale grupper
          1. Vi skal passe på at det ikke bliver til spam. Feks skal der ikke skrives ud hver fredag.
        6. Vi skal blive bedre til at få gamle RKG medlemmer med, da det er vores arrangement skal vi helst stille mere end en håndfuld.
      2. Virtuel Frebar #1
        1. Machine-Learning havde deres eget arrangement :(
        2. Der var meget lavere antal af deltagere til Frebar #1, (50%) hvorfor?
          1. En teori er at der var mange med første gang fordi det var nyt. Vi har derfor et naturligt fald, dag det ikke er for alle.
          2. Vi så det samme dengang vi mødtes fysisks. Første arrangement virker stort (ex. Første årsfesten), hvor senere afholdelser sammeligner sig mere med feks at mødes på C?. Aka. der kommer flere til første årsfesten en normal druk fredag.
          3. Mange er ikke fan af at drikke digitalt
            1. Ikke så meget vi kan gøre ved det.
        3. Konklusionen er at det stadig fungere super godt, og er en nem måde at afholde noget socialt.
  4. Kommende Arrangementer
    1. Oprydning af RKG lokalet
      1. Vi udskyder igen… igen… igen…
    2. Virtuel Frebar #2
      1. Det skal afholdes. Dato: 19. Marts
        1. Vi spammer på discord, kun 1 opslag på FB (for at undgå spam).
      2. Vi skal have en server til terning bot så den kan køre hele tiden.
        1. Stefan har en server og sætter det op der.
        2. Det kunne være fedt at få flere spil med på botten
      3. Det kunne være fedt at have flere spilmuligheder. Til Virtuel Frebar #1, kunne man kun vælge mellem “bus” og “bus”.
        1. Problemet her er at der ikke er særligt mange “gamle” med der kan styre spillene. Så vi skal have flere med.
          1. Vi prøver at skrive til dem personligt.
        2. Selv med få muligheder, så måske andre spil end de samme hver gang. Altså andet end, bus, terning og racerbile.
      4. Folk snakker ofte i munden på hinanden.
        1. Gør folk også i virkeligheden.
        2. En løsning er at have moderatorer med. Men så skal personen virke “ædru-ansvarlig”.
          1. Folk syntes måske ikke det er sjovt.
        3. Evt. måske have færre personer pr. Rum.
      5. Tema?
        1. D. 17 er St. Patrick Days så det er en god mulighed
        2. Der skal ikke være store forventninger
        3. Kan lokke flere folk til.
  5. Status på overdragelse fra den forrige bestyrelse
    1. Forrige bestyrelse udsætter igen… igen…
  6. Status på bank konto hos SCIENCERådet
    1. Der blev sendt en besked til SCIENCERådet d. 16 februar om oprettelse af bankkonto. Efter 2 rykkere, har vi stadig ikke hørt tilbage.
  7. Næste møde
    1. Næstemøde er lørdag d. 10 April, klokken 17:15
  8. Indkomne punkter
    1. PR Ansvarspost
      1. Indsendt af Casper. Casper er her ikke.
      2. Hvem har adgang?
        1. Adgang til sociale platform kan gå på tur mellem menige medlemmer.
        2. Når der bliver afholdt arrangementer, for arrangement ansvarlige ansvaret for at lægge stemnings billeder op på Instagram.
          1. Både internt og eksternt.
        3. Giv så mange medlemmer så muligt adgang.
      3. Der skal lægges andet op end kun “druk og hamrings” billeder. Evt. billeder fra planlægning af rusture, administrativt arbejde etc.
      4. Der er oprettet en twitter og Instagram
        1. Instagram vil mere uformelt sjov og ballade.
        2. Twitter er mere formelt, “hvad sker der i foreningen”.
      5. Mange opslag i “opstarts perioden”.
        1. Passe på at det ikke bare bliver “discord/zoom” billeder.
        2. Memes
        3. “Månedens Udfordring”, planlagt af Philips (space) hyggegruppe.
      6. Kan promoveres ved at Rusgust deltager i “Paradise Hotel”
      7. Andre platforme?
        1. TikTok…
      8. Vi skal have en PR gruppe
        1. Påbøl vil gerne lave noget på Instagram
        2. Stefan Twitter
        3. Trine har gode idéer
        4. Evt. skrive ud på vores interne FB gruppe, så vi kan få flere med.
          1. Rusgust laver et opslag imorgen
        5. Stefan er torvholder
  9. Evt.
    1. Første runde (seriøst)
      1. Der kommer til at blive lavet retningslinjer for virksomheds sponsorater.
        1. Der er 2 studenter i udvalgte (Stefan og Mathias)
        2. Til referat, så er det stadig for dårligt at vi kan reklamere for virksomheder, men ikke for fagforeninger.
        3. Krav til sponsorater, må ikke gå imod arrangementets formål.
        4. Virksomheder skal ikke være tvunget til at blive en del af en “Sponsorat gruppe” (specielt hvis de skal betale kontingent.).
        5. Der skal ikke være periode hvor virksomheder ikke må give sponsorat, feks studiestarten
    2. Anden runde (useriøst)
      1. Påbøl til Space: Hvad er chancen?
        1. Space har ikke noget at drikke
      2. Carolines tømmermænd kan ikke lide hende
      3. Påbøl, vil gerne skyde ICE op på Stefans altan (når han flytter).
      4. Man kan ikke høre Space, der er vakum (Rusgust).
  10. Lukketpunkt