referater:bestyrelsesmode:2021_04

Bestyrelsesmøde 10/04/2021 - Referat

Referent: Stefan
Fremmødte: August, Trine, Freddy & Stefan
Afbud: Paten
Udeblevede: Gustav

Dagsorden

Formalia
1. Valg af referent
  1. Stefan
2. Valg af ordstyrer
  1. August
3. Godkendelse af referat fra sidste møde
  1. Freddy har ikke læst det… han læser hurtigt
  2. Alle tilstedeværende godkender
Siden Sidst
1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
  1. Der er blevet indkaldt til ekstra ordinær generalforsamling d. 23 April
  2. Vi har skrevet til VILU og indkaldt til møde med VILU og den nye IL d. 16 April.
2. Eval af arrangementer siden sidste møde
  1. Virtuel Frebar
    1. Der var kun 3 der dukkede op.
      1. Påskeferie/frokost, eksamens stress og mangel på PR, er nok grunden til det mindre opmøde.
        
        I det hele taget er folk også meget “digitalt” trætte, som nok også er en stor fakta.
      2. Vi giver det et nyt spark.
    2. Der bliver snakket om at skrive ud i RKG gruppen, og høre mange af de nye frivillige, specielt på den nye årgang, om de har lyst til at være med til at planlægge frebar.
  2. Online LAN
    1. Blev afholdt, set bort fra enkelte tekniske problemer gik arrangementet ret godt.
    2. Ikke vildt mange deltagere, men de deltagere der var der virkede engagerede. Der blev lavet fint PR, så det er ikke baggrunden for manglende deltagelse. Da der var flest var der ca. 18
    3. Godt med løbende opdateringer om
    4. Deltagerende syntes legene var sjove, så alt i alt en success.
Kommende Arrangementer
1. Oprydning af RKG lokalet
  1. Udskydes til efter COVID-19
2. Ekstraordinær generalforsamling
  1. Bliver afholdt d. 23/4, kl 16.
  2. Der er blevet indkaldt, samt lavet FB event så folk husker det.
  3. Vi skal løbe gøre medlemmerne opmærksomme på at vi forventer opmøde til GF.
  4. Der bliver lavet forslag om at bestyrelsens vedtægts ændringer lægges op 1 uge (eller mere) før mødet, så deltagere har mulighed for at se dem og evt. komme med egne forslag.
    1. Det bliver gjort lige efter dette møde
  5. Der skal laves noget “PowerPoint” lignende så folk kan følge med visuelt.
  6. Vil vi have et ordinært møde før GF?
    1. Bestyrelsen føler ikke at det er nødvendigt, vi kan risikere at folk bliver møde trætte lige før GF hvilket ikke er optimalt. Derudover har man allerede adgang til relevant information, og endnu et møde vil derfor bare være en gentagelse heraf.
    2. Der bliver ikke indkaldt til
3. Hygge grupperne
  1. Vi har glemt at skrive til dem. August skriver før næste møde.
Status på overdragelse fra den forrige bestyrelse
1. Vi udskyder bestyrelsesmiddag igen. Med kviktest og det varmere vejr kunne det måske give måske give mening at prøve at planlægge noget.
  1. Vi tager fat i gammel bestyrelse
Status på bank konto hos SCIENCERådet
1. Det virker. Vi har ikke fået adgang til e-conomic endnu.
Møde med IL & VILU
1. Vi har sendt en mail til Martin Lilholm (VILU), som har indkaldt os til et møde med ham og IL d. 16 April kl. 9.15-10.
2. Formandskabet deltager. Trine og Gustav har spurgt indtil om de kan være med.
  1. Formandskabet køre dialogen, Trine og Gustav med som lytter.
3. Bestyrelsen sætter sig ned før mødet og lavet et “manuskript” så vi er enige om hvor vi står, og evt. har noget modsvar til evt.
4. Dialogen skal starte på et god punkt, IL er helt ny og vi har derfor mulighed for at starte på en blank.
  1. Det er dog vigtigt at vi sætter foden ned, hvis vi dialogen ikke bliver bedre.
5. Bestyrelsen sender en mail til VILU og IL før mødet, med refleksioner så vi kan bruge den korte tid mødet vare produktivt.
Rusvejleder ansøgninger
1. KU har åbnet for rusvejleder ansøgninger. Vi har sagt til vores medlemmer at vi anbefaler at vente med at skrive ansøgninger til efter GF. Deadline er dog sat nøjagtigt samtidig som vores GF starter…
  1. Efter en kort undersøgelse, har vi fundet ud af det ikke er et modsvar til GF.
2. Der bliver foreslået at vi lavet et ansøgnings event som planlagt, og indsender ansøgninger på trods af tidligere anbefaling om at vente. Vi forventer selvfølgelig at dialogen med KU forberedes, og skulle det gå helt galt så kan man som rusvejleder stadig sig nej efter.
3. Det bliver nævnt at vi måske gør dialogen svære for os selv ved holde vejleder ansøgninger “hostage”, ved at anbefale at man venter med at ansøge.
  1. At bruge de nye studerende som “ammunition” mod KU, er ikke hensigten. Bestyrelsen er kede af hvis flere af de nye studerende føler det.
  2. For os handler det om at kommende rusvejledere har et informeret grundlag før de ansøger. Vilkårene for rusvejledere har været stærkt faldende de sidste par år. Nye vejledere er “grønne”, og har derfor ikke erfaring.
  3. Kommunikationen til de nye vejledere har ikke været tilstrækkelig. Der er stor tvivl, og mangel på information. For mange laver vi bare “mudderkast”, da de ikke er informerede om baggrunden for at vi sætter foden ned for KU.
    1. Vi ender med at skubbe de nye studerende væk.
    2. Det skal der rodes bod på. Vi skal sættes os ned og lave en klar kommunikation om hvad der sker, og specifikt her at “RKG != Rusvejledere”.
      12. Vi skal her stadig have rolle beskrivelsen fra KU, da alt hvad vi kommunikere ud, oftest rykker sig meget.
  4. Der er en masse diskussion om den løbende sag om at en vejleder er blevet frataget muligheden for blive rusvejleder. Specifikke detaljer er undladt fra referat.
    1. Der bliver nævnt at hvis RKG gerne vil stå bedre, så skal vi selv nedsætte konsekvenser for lignende situationer. Ellers kan institutet føle sig nødsarget til at træde til.
    2. Bestyrelsen ligger tryk på at RKG stadig ikke er blevet informeret om situationen…
    3. Referent gør opmærksom på at dette ikke er relevant for punktet…
4. Konklusion Vi laver et event til skrivning af ansøgninger, fratræder vores anbefaling om at vente med at ansøge, og tager diskussion videre på GF.
  1. Derudover skal der udarbejdes et stort information opslag til vores medlemmer
Næste møde
Indkomne punkter
Evt.
1. Diskussion om kommunikation til arrangementer
  1. Vi skal selv holde mere styr på ordentlig kommunikation. Men det kan være meget at have en fast moderator der skal moderare dialogen til alle arrangementer.
  2. Vi kender nu en grænse for hvor langt en chat kan gå, og kan bruge det til at være mere opmærksomme i fremtiden.
  3. Som nævnt tidligere er det ærgerligt at vores medlemmer ikke føler de kan gå direkte til bestyrelsen, fremfor til KU.
  4. Til vores store vigtige arrangementer, som f.eks. Værgeaften bør vi være meget mere opmærksomme da det er der vi viser hvem vi er.
    1. En mulighed kunne være at have nogen retningslinjer for arrangementer, eller informere folk om at de skal huske at holde den gode tone.
    2. Hvis vi selv uddeler konsekvenser internt, og kan informere instituttet herom, vil instituttet måske lade os tage flere af problemerne selv.
      1. Der lægges igen tryk på at RKG ikke kan tage sager op internt, hvis vi ikke bliver informeret om sagen.
      2. Til møde med VILU/IL, bør vi nævne at RKG gerne vil være med til at håndhæve et sæt retningslinjer for arrangementer, hvis de altså vil inddrage os.
  5. Det bliver nævnt at der er svært for RKG at vide hvor mange “svupser” vi har kommunikationsmæssigt, hvis vi ikke bliver informeret om sager og problemer.
    1. Der bliver nævnt at det er et problem der har eksisteret i mange år. Vi bliver fortalt at der er klager, men man vil ikke dele detaljer så det er svært for foreningen at forbedre os.
  6. Vi har tidligere været gode til at tage hånd om problemer som vi er blevet informeret om.
  7. Til GF kommer vi til at have en lang diskussion om hvordan vi kommunikere til intern og eksterne arrangementer.
  8. Vi skal huske at vores holdninger og væremåde smitter af på de nye studerende. Vi skal være inkluderende og åbne, så vores holdninger kan både smitte af, men også give folk et forkert indtryk af foreningen.
  9. Der bliver sagt rigtigt meget af det samme i loop start ved <span style=“text-decoration:underline;”>10.1.1</span> igen.
2. Der bliver nævnt at der i rusvejleder ansøgningen står at man er rusvejleder for et helt år ad gangen.
  1. Sådan er det normalt ikke, bestyrelsen er ikke blevet informeret om denne ændring. Tidligere er man kun rusvejleder i den udvidede studiestart. Altså Blok 1 og Blok 2.
  2. Det kan stoppe folk fra at søge, da man så skal agere rusvejleder i helt år, og derfor høre under reglerne og retningslinjerne for rusvejldere et år af gangen.
3. Der er SCIENCEPulje deadline d. 17 April. Har vi noget vi gerne vil søge?
  1. Symaskiner bliver nævnt
  2. Vi skriver ud på facebook, måske andre medlemmer har noget godt.
4. Useriøst evt.
  1. Argumenter i en diskussion bør have variable navne i referatet. Så er det nemmere at skrive ned, når diskussionen looper.
  2. Der er flere fejl i rusvejleder ansøgningerne. Links i PNG, og manglende bilag
    1. Måske det kunne være løst hvis RKG havde set det først
  3. Trine skal gøres til moderator i alle RKGs chat.
    1. Vi skal lave en chat bot der er moderator
    2. Trine skal på kursus så. SVED(?)
  4. Der bliver startet diskussion om en hotdog er en sandwich…
    1. Trine er nedstemt.
    2. No way jeg skriver referat til det her…
*Lukketpunkt