Bestyrelsesmøde 20/07-2021 - Referat

Referent:
Fremmødte:
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent
      1. Kröll bliver tvunget
   2. Valg af ordstyre
      1. August
   3. Godkendelse af referat fra sidste møde
      1. Vi tager den senere
2. Siden Sidst
   1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
      1. Code-of-Conduct er blevet sendt til høring første runde til bestyrelsen som er vendt tilbage med kommentarer etc.
   2. Eval af arrangementer siden sidste møde
      1. Oprydning af RKG lokalet
         Det skete. Der er blevet ryddet op og vigtigst af alt vasket gulv! Der er kommet nye reoler op i begge lokaler. Sorteret og sat labels på hylder.
         
         Det var hyggeligt at se mange mennesker, man ikke har set længe.
         
         Der har været indbrud i Haralds Følge lokale efter arrangementet, det er sandsynligt at det er fordi nogen har set alt vores udstyr.
         
         Vi har fået en mundtlig klage fra vagterne da vi har efterladt en vindue åbent (ikke det der er begået indbrud gennem, men det kunne det have været).
         
         Mange der bare sad og kiggede på uden at lave noget. Det er dårlig stil at drikke/spise gratis og lave ingenting. Det er ikke sikkert at der er plads til at alle kan hjælpe, men man kan altid virke engageret.
         
         Det var lidt ærgerligt at det lå tidligt i en hverdag. Det gjorde at folk med arbejde ikke kunne deltage, og det føltes som dårlig stil at dukke op sent for at få gratis mad
         
         Svar: Der var en helt masse datoer oppe og vende, men de ramte alt sammen dårligt med en masse mennesker. Det var ikke vores første dato vi ville have valgt.
         
      2. Øl-kroket Tournering (4/7)
         “Det var verdens bedste arrangement”. Der var dog uheldigvis ikke så mange der deltog. Arrangementet var lidt for at lære mange af de nye hvordan man spiller øl-kroket og det var næsten kun gamle.
         
         Arrangementet lå på en søndag, hvilket nok er en fakta for at folk med arbejde ikke dukkede op. Det var meldt ud i god tid, men blev ikke hyppet løbende, så måske det blev glemt.
         
         Skulle originalt have ligget om lørdagen, men så kom danmark videre i EM.
         
         Skud ud til Phillip & Co. i boksen.
         
         Øl-kroket er som udgangspunkt et super fedt arrangement, men det er ikke nødvendigvis noget som alle er hype for, så det har en mindre målgruppe en feks en tema fest.
         
      3. Firser, Farver og fest
         Folk virkede generalt glade for arrangementet. Det er første gang vi har testet fadølsanlægget, her kørte vi MPF hvilket alle virkede glade for. Der blev solgt virkelig meget, da folk gerne vil have noget koldt at drikke. Det solgte muligvis bedre end øl
         
         Kasseren havde glemt at tømme MP boksen. Men der blev solgt for 2200,-
         
         Massere af folk, som normalt ikke dukker op til arrangementer. Arrangementet var kun for RKG og årets vejledere, der var dog rigtig mange der dukkede op, som ikke var en del af arrangementet.
         
         Da vi kørte med åbent bar, er det svært at kontrollere om folk der ikke kender vores procedure faktisk betaler for hvad de drikker.
         
         Selv interne folk fra RKG er virkelig dårlig til at styre åbent bar, så vi skal finde en løsning. [Der kommer punkt senere].
         
         Selfiebox var super nice. Den blev dog ikke ryddet ordentligt op. Aka. der var ikke styr på den. Det var svært at vide hvem var ansvarlig, det kan evt. Skrives på begivenheden. Så hvis noget pludselig panisk står med en selfie-boks vidste hvem de skal gå til.
         
         Lokationen var alt for varmt. Arrangementet var original i kantinen, hvilket var alt for varmt. Arrangementet blev rykket ned i logisk have efter ca. 30min. Tanken var faktisk at afholde arrangement i det gamle bibliotek, men udlåns processen er meget mere besværlig.
         
         Det er umiddelbart en følelse af nogen ansvarlige lagde ansvaret fra sig i løbet af aften. Tvivl om det var et RKG arrangement eller vejleder arrangement. Der skal være mere styr på det.
         
         Vi skal huske at vi til både interne og eksterne arrangementer altid alle er ansvarlige. De fleste af os har styr på procedure etc. så vi kan godt overtage.
         
         Bliver der taget billeder til et arrangement, skal de gennemgåes før de lægges op. Der var et uheldigt billede, som er blevet fjernet.
         
         Uheldig situation til arrangement. Det blev nedtrappet rigtig hurtigt, ved at den officielle del af arrangementet blev lukket. Efter en god pause, blev enkelt ved med at drikke lidt. Bestyrelsen ser umiddelbart ikke nogen problemmet i dette.
         
      4. 2. NAR
         Det gik virkelig godt. Der har ikke været noget brok over noget der skette på arrangementet. “Hyttemor” var meget tilfreds med oprydning etc.
         Der var ikke så godt styr på hvor mange dåser (øl etc.) der var med på turen. Det gjorde det derfor meget svært at regne på hvor meget der var drukket. Der skal mere styr på det i fremtiden.
         
         Det ville fungere bedre hvis der var en ekstra dag, ligesom som tidligere. Gør det muligt at dele turen lidt bedre op. Folk var også super hype den sidste dag, hvilket gjorde det lidt ærgeligt at tage hjem.
         
         Plenum var meget struktureret og virkede super godt. Lidt langt.
         
         Der skal mere struktur på hvem der er ansvarlig for hvad. Der var en forventning om at alt ansvar lå på Gustav og Kröll, hvoraf Kröll så fik en akut problemstilling der skulle løses andet sted og Gustav fik derfor alt ansvaret.
         
         Gustav skal passe på med at tage alt for meget ansvar. Mindre “JA” person.
         
         Derudover er “hytteansvarlig” ikke ansvarlig for ALT. Der var meget en idé om at hvis der var problemmer var det hytteansvarligs problem hvilket ikke er tilfældet.
         
         Stregsystemet tager forbehold for fejl. Derudover skal vi lære de nye “go-stil princippet” som hedder er du i tvivl så sætter du lidt ekstra.
         
         Vi skal have strømlinet transport af ting til hytten, herunder hvilke ting. Lad os lave en fast “pakkeliste” over de vigtigste ting. Der lyder sig at DIKU har en “låne” bil, som vi kan undersøge om vi kan bruge til hytteture.
         
         Der var rigtig meget gruppepres når det kommer til at bunde eller tage ølbongs. Det virkede til at nogen syntes det var lidt ubehageligt, og måske endte i at blive presset til noget som de ikke havde lyst til. Vi har meget fokus på det til eksterne arrangementer og ture, så måske vi bør have fokus på det internt også.
         
         Det er dårlig stil at køre “nogen skal bunde..” eller lign. under maden. Det gør maden kold (hvilket er syndt for køkkenholdet) og det det kan gøre måltidere flere timer lange, så folk ikke får mad.
         
         Det blev sunget rigtig meget 42/43!
         
         Folk skal spise før vi tager afsted, man bliver ofte rigtig fuld før aftensmad.
3. Kommende Arrangementer
   1. DIKUArcade?
      Mandag d. 26
      
      Fokus på “Just Dance”. Original så folk kunne lære rusturs dansene og lave nogen nye. Vil blive gjort på stor del af øvelsesgangene.
      
      Kröll: Husk at booke lokaler, lokale administrationen kan godt være lidt langsomme.
      
      Kan et bestyrelsesmedlem deltage, med for at give adgang til lokalerne?
   2. Fælled / Logisk
      Lad os afholde nogen sommer arrangementer i endte logisk eller fælled. Flere medlemmer er alumner, så i fælled kan de være med.
      
      Alle restriktionerne burde dog ophøre 1. August. Så derfra kan vi gøre hvad som helst.
      
4. Status på overdragelse fra den forrige bestyrelse
   Der er blevet afholdt bestyrelsesmiddag!!! Pagne og Tegninger. Endelig kan vi komme af med det her punkt.
   
5. Status på bank konto hos SCIENCERådet
   Gustav har smidt nemid kortet væk. Han har taget kontakt til Nykredit og fået et nyt. Sidste år havde vi uendeligt mange problemer med det. Turns out man bare kan gå ned i nykredit og få et. Vi skal dog udfase Nykredit.
   
   Kröll har fundet kortene på Frb. campus. De er ikke længere spærret.
   Gustav flytter pengene over inden næste møde.
   
   Vi mangler stadig adgang til MP og E-conomic. Kröll forsætter med at skubbe
   
   Kröll: Vi er ikke så gode i at investere i os selv. Lad os prøve at have lidt overskud hver gang så vi kan købe små ting til os selv (feks. ølbonger).
   
6. Guide til prissætning af drikkevarer til diverse arrangementer
   Hvergang der bliver afholdt et arrangementet bliver Gustav spurgt om hvad øl koster og hvordan der skal tages betaling. Lad os sætte os ned og lave nogen retningslinjer for hvordan vi gør.
   Feks 3; Eksterne, Interne og Interne hvor vi mister pant.
   
   Før i tiden var det ca.
   - 150,- for hele rammer (man skulle købe hele rammer til ikke RKG arrangementer)
   - 12,- for en øl til fundraising
   - 7,- internt (regn efter at vi mister panten).
   
   Vi skal holde i mente at prisen på øl er steget siden “før i tiden”.
   
   Vi har en Carlsberg aftale nu, giver det mening at købe derigennem og prøve at fastholde et varelager. Så prisen altid er det samme.
   
   Kantinen har noget de kalder “MobiLager” som de bruger til at holde styr på hvor meget der kommer ind og ud af lageret. Kan blive rigtig svært at håndtere for alle vores medlemmer. Hvis alle skal lære det fungere det nok ikke. Vi kan evt. Oplære kun lokaleansvarlige, men så er det altid dem som skal hente ting i lokalet.
   
   Til arrangementer er der mange der længere store beløb endten før eller efter. Ex. de betaler 70,- og tager så de næste 10 øl løbende uden betaling. Bestyrelsen mener umiddelbart er dette er en rigtig dårlig idé, da det er umuligt at holde styr på og folk kopiere hvis de ser at nogen tager “gratis” øl.
   
7. T-Shirts / Jumpsuits
   Vi snakkede sidst om hvorvidt der var RKG logo på vejleder t-shirts. Det er der ikke derimod får alle dem der er vejledere og medlem af RKG både en vejleder t-shirt og en RKG t-shirt.
   
   Dert er på 2. Nar besluttet at begge skal være sorte.
   
   Skal der bestilles T-Shirts til alle vores medlemmer og ikke kun vejleder? Jumpsuits plejer at være egen betaling.
   
   August: Syntes umiddelbart at alle medlemmer skal have muligheden. Jumpsuits bliver egen betaling, men tænker at RKG nok gerne vil give en andel af T-shirts. Evt. gennem puljer eller andet.
   
   Skal vi kunne se forskel på vejledere og andre i studiestarten? Ex. at de ikke har samme farve?
   
   Vigtigt at alle RKG T-Shirts bliver samme farve. Rusvejledere kommer til at have “Tutor” T-Shirts på i studiestarten (ikke RKG T-shirts).
   
   Kröll: Jeg syntes sagtens at vi den kan være samme farve som Tutor t-shirten. Da der er forskel på design.
   
   Freddy: Kan den blive andet end sort. Sort er rigtig kedeligt.
   
   Phillip: Der er andre farver fra andre år, så de kan sagtens være andet end sort.
   
   

   Lad os tage det op på åbent forum (ex. Facebook) om farve valg, så alle kan være med til at vælge. Umiddelbart er alle enige.
   
   Må folk bruge logo til eget print? Aka. T-shirts der ikke er samme som vores design. Må man gerne. Til andet end T-shirts skal vi have undersøgt om hvem der har “copyright” på logoet og hvorvidt vi har rettighed til at printe det på hvad som helst.

8. SCIENCEPulje Ansøgninger
   Vi har lavet 2 SCIENCEPulje ansøgninger, hvoraf en er godkendt.
   
   Den ansøgning der blev godkendt, var en ansøgning om festlys og røgmaskiner. Der er derfor købt 6 sæt festlys ind og 4 røgmaskiner. Baggrunden for antallet, er så der kan være et sæt med på hver rustur (vi har allerede en røgmaskine). Der er brugt ca. 10K
   
   Vi fik afslag på en ansøgning om ladcykel, da der allerede eer mange foreninger på Nørre Campus som låner deres ud og SCIR er også igang med selv at investere i en til Nørre Campus.
   
9. Red Bull aftale
   Kröll er startet på at kigge på en Red Bull aftale, hvor vi får Red Bull til 8,- dåsen. Aftalen giver derudover adgang til en masse “tools”, herunder at de kommer ud og sætter gratis bar op, parasoler etc. Så vores arrangementer ser mere “fest/bar” agtigt ud. Vi får også adgang til ting som Silent Disco, DJs og andre nice ting.
   
   Vi skal være opmærksomme på at det er en eklusivitet aftale, så arrangementer hvor vi får ting af Red Bull, må der kun sælges Red Bull som energi drik.
   
   Da vi vinder meget mere end vi taber, er bestyrelsen enige om at vi gerne vil være en del af en sådan aftale. Vi kan altid springe fra igen.
10. Næste møde
    Onsdag d. 11
    
11. Indkomne punkter
    Der er ikke nogen
    
12. Seriøst Evt.
    1. Alex: Hvor langt er vi i det der blev besluttet på generalforsamlingen, omkring sagen med Flach.
       
       Der er umiddelbart ikke sket noget i bestyrelsen. Det er meget for dårligt. Generalforsamlingen er vores øverste bemyndighed og vi skal derfor følge dette.
       
       Det kan være svært at gennemføre en beslutning man er meget uenig i, her burde vi meget tidligere have fundet en løsning eller indkaldt til en ny general forsamling.
       
       Bestyrelsen skal forberede sig på at det teknisks er et “vote of no confidence”. Altså at vi på generalforsamling kan blive fuldstændig udskiftet.
       
       Bestyrelsen tager den op på lukket og så bliver der nok indkaldt til hastemøde.
13. Useriøst Evt.
    1. RKG skal have ting mod myg
    2. Phillip i gør det godt.
14. Lukketpunkt