Referent: Iben
Fremmødte: Alle
Afbud: Ingen
Udeblevede: Ingen

Der tages beslutningsreferat. Ønskes et procesreferat fremadrettet kan man sige det til en fra bestyrelsen :-)

1. Formalia
   1. Valg af referent: Iben
   2. Valg af ordstyrer: jfr. vedtægterne leder formanden mødet.
2. Godkendelse af GF referat
   1. Enstemmigt godkendt referat
   2. Det skal underskrives fysisk. Punktet føres videre til næste møde.
3. Godkendelse af eval referat
   1. Skal ikke som sådan godkendes, men der er ingen indvendinger.
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Hvad er gjort:
      1. Adgang til lokale givet til alle bortset fra Holte
      2. Fornyet foreningen på virk.dk.
      3. E-boksen er rykket til Stefans private e-boks., før var igennem tidligere bank mulighed for at have erhvervs e-boks. Vi får ikke særlig meget relevant på e-boks.
      4. Stefan har informeret institutledelsen om, at der er kommet ny bestyrelse. Krav fordi vi samarbejder.
      5. Der er oprettet et bestyrelsesdrev og alle har fået adgang til det.
   2. Hvad skal gøres:
      1. Adgang til banken: Formand og kasserer og kassererassistent får adgang til banken.
      2. Køberkort: kortene bliver ikke brugt særlig meget. De bliver mest brugt til online-handel så man ikke skal betale via fakturaer. Begge kasserer får et kort.
      3. Der skal gives adgang til Bevco, Zettle og andet. Det kræver adgangskoder, det sker under lukket punkt.
      4. Facebook-siden skal overdrages.
   3. En liste/ vejledning i accounts, mailkonti og andet praktisk er under løbende udarbejdelse.
5. Forventningsafstemning
   1. Vi har snakket om det. Det bliver hyggeligt, vi skal lave nogle nye ting ift. hvad RKG plejer. Det bliver fedt, og vi glæder os
6. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden GF
      1. Intet til dette punkt.
   2. Eval af arrangementer
      1. Eksamensfest
         1. Baren fungerede ikke optimalt. Plads til forbedringer.
            1. Mere formaliseret bar?
               1. Baren er blevet større og det kræver mere struktur
               2. Fadølsanlægget er besværligt og giver kø, fordi det ikke virker optimalt. Fadølsanlægget kræver ekstra mandskab.
                  1. Det kan muligvis afhjælpes med oplæring og flere i baren.
                  2. Fadølsanlægget er der så folk kan få lækre kolde øl. Dåseøllene er sjældent kolde.
                  3. Det kan fungere, så det må være mulligt at få det til at fungere.
         2. Mere fokus på anti-kaos, så vi ikke løber tør for kopper.
            1. Fast anti-kaos post til bartenderen?
         3. Nogle bartendere manglede oplæring, så det kører mere effektivt.
         4. Større barområde, så der kan være flere bartendere.
         5. Oprydning af festen kan også forbedres.
            1. Gulerod til at lokke folk til rengøring dagen efter.
            2. Dagen efter er nok bedre.
      2. Generalforsamling
         1. GF er nu uden for EvalNar, det er nice for folk som ikke er til EvalNar, at man kan være med.
         2. Det forløb godt.
         3. Online afstemning ville være nice, men der er nogle udfordringer, så det kigger vi på.
         4. Lokalebooking skal gøres.
      3. EvalNar
         1. God tur, men folk aflyste i sidste øjeblik. Ansvarsfordelingen skal nok ske to gange om året.
         2. MIskommunikation mellem dem der havde arrangeret det, som ikke var der og dem der var der. Der plejer at være mange med, det var der ikke denne her gang. Vi håber på flere fremmødte næste år.
         3. Det plejer at ligge der, hvor 2020 rusturen ligger.
         4. Folk vi sendt at vide, hvornår det var. Det blev planlagt sent og derfor kunne folk ikke komme selvom de gerne ville.
         5. Forvirring omkring hvem der skulle med, pga forvirring omkring betaling, så mange havde ikke betalt, så var det nemmere at aflyse.
         6. Deadline på betaling skal være en uges tid, men det var uheldigt lagt fordi det var lige efter DIKU-Lan.
         7. Mange uheldige sammenfald gjorde, at fremmødet var lavt. Men det var hyggeligt.
7. Kommende Arrangementer
   1. Værgeaften (ASAP)
      1. Plejer at ligge i november, men november er gået.
      2. Værgeaften har ikke nogen stående som tovholder. Det bliver nok i januar, men opmærksom på eksaminerne.
      3. Det kan godt være i februar og det står på Wiki’en hvordan man gør!
      4. Uforpligtende hyggearrangement.
      5. Torsdag d. 10. Februar (første uge af blok 3) - Matilde skriver ud på facebookgruppen og også gerne på Discord (eller skriv til Iben så skriver hun det ud ).
      6. Husk at skabe opmæksomhed omkring eventet - gerne vha. plakater med rusvejledernes ansigter photoshopped ind på sjove ting/ mennesker/ helte.
   2. Julefrokost (d. 11 december)
      1. Har haft nogle problemer med at ansvarsfordele for tidligt, skulle gerne ske tættere da folk ellers mister interesse for planlægning
      2. Kantinen er booket i 2 dage.
   3. Skiturs bar (d. 7 januar)
      1. Hele vandrehallen er booket, M-bar plejer at have den. \ RKH stiller bar over i vandrehallen. VI står for indkøb af varer og gør som vi selv plejer at gøre.
      2. De vil gerne have, at vi har Gin and Tonic. Skireppere vil gerne stå i bar og med en RKH supervisor. \ Skireppere gør rent! VIGTIGT!
      3. Aftalen er lavet fordi der ikke er plads på M-bar, og fordi vi er den eneste forening der er stor nok til at kunne håndtere sådan en opgave.
      4. Grunden til, at vi gør det er, at vi RKH får halvdelen af overskud eller underskuddet. Men der kommer 350 studerende, så der burde ikke komme underskud.
      5. Det en god måde at få RKH ud på den anden side af DIKU bygningen.
      6. Tingene skal fra DIKU til HCØ og kopper skal gøres rene i kantinen. Så logistisk lidt besværligt.
      7. Bagsiden er, at vi skal håndtere pant. Vi skal have en 10-ish mennesker, der vil hjælpe med at stille op og pille ned. Der kommer til at stå pant i lokalet i en 6 dages tid.
      8. Så professionelt som muligt så RKG kan få et godt image udadtil.
      9. Arbejdsgruppen taler videre omkring dette.
   4. Bestyrelsesmiddag
      1. Den gamle bestyrelse står for det.
      2. Det er hyggeligt.
      3. Der bliver lavet en doodle.
   5. FUTur
      1. Follow-up tur. Man behøves ikke være med i RKG for at være med på turen.
      2. Russere laver mini-rustur for deres egen årgang.
      3. Der er vejledere med til at sørge for at det hele ikke sejler.
      4. Det foreslås, at FUTur i år slås sammen med årgang 2020 og 2021.
      5. Er det et problem med brandingen af FUTur?
      6. Trine vil gerne slippe for at være tovholder og synes årgang 2020 fik FUTur og rustur i én.
      7. Forskellige holdninger til/ forståelse af, hvad FUTur er.
      8. Vi starter med en tur for kun FUTur 2021, så vurderer vi på et møde i januar, om vi skal holde FUTur for 2020. Det er besluttet, at de ikke bliver lagt sammen.
      9. FUTur bliver forhåbentlig den 18. til 20. februar (Der er en WIki til fut).
      10. Stavnsbo er ledig. Vi booker når vi ved om Abraham vil give penge til hytte.
8. Status på sponsorat ansøgninger
   1. SCIENCEPuljen
      1. Status er, at der er blevet søgt om mange penge til forskellige tiltag.
      2. Der er lovning på 50 kr pr deltager til rustur.
      3. Der er søgt for 25.000 kr til DIKU bar
      4. Søgt penge til betalingssystemet bagudrettet.
      5. Søgt penge til FUTur
      6. Søgt penge til DIKUBar
      7. Møde i næste uge. Status på ansøgningerne kommer der.
      8. Der er pulje ca. hver blok
   2. KU Trivselspulje
      1. KU fik mange penge af staten til en trivelsespulje pga. Corona.
      2. Ikke svar endnu.
      3. Skal vi søge tilng til næste runde 1. December?
         1. DIKUBar ting
         2. 5 dunke
            1. Blup blup er godt.
         3. Filmaften
         4. Flere spillekort
         5. Take away på møder
9. RKGs rollebeskrivelse (dokument fra instituttet)
   1. Der er et bilag. Husk at lægge til referat hvis relevant.
   2. Der bliver talt om det og vi vil gerne rette i udkastet og sende det tilbage
   3. Vi vil gerne have en bekræftelse på om de regner med at vi skal rekruttere vejledere efter vejlederforløbet og få viklet ind at vi står for rekruttering.
10. Momsregistrering
    1. Vi overholder loven.
11. Galla (vil vi være med til afvikling?)
    1. Der bliver galla.
    2. DIKU skal have en galla! Det skal være mere end en drukfest og samle studieretningerne.
    3. 50 års fejrings galla.
    4. Event uden for RKG, men backet up af RKG.
    5. Det er nice!
12. DIKUBar
    1. Vi skal bygge en bar.
    2. En fast baropstilling i kantinen, som kan pakkes væk.
    3. Enten laver vi en underdel af RKG som driver baren.
    4. Ellers laver Stefan en ny forening DIKUBar
    5. Vi holder fredagsbarer for at tjene penge. Flere fredagsbarer = flere penge.
    6. Der skal være nogle tovholdere.
    7. Fedt koncept - det skal fungere, hvordan gør vi det?
       1. Hvordan skal det se ud og hvordan skal vi opbevare ting?
       2. VI skal bygge et område i samarbejde med kantinen.
       3. Der er ikke så meget for os der skal gøres.
       4. Der skal investeres lige så stille i det det næste stykke tid.
    8. Baren kommer op når folk har lyst til at stå for en bar 36. Vi gør det som en del af RKG, men man behøves ikke stå for en bar når man er en del af RKG.
13. Lokale ansvarlige
    1. Alle der har adgang til lokalet. Der skal være mere fokus på “ansvar” delen. Man kunne dele posten op i flere opgaver, så de forskellige ansvarlige ved hvad de skal gøre. \ Vi i bestyrelsen har adgang, men hvis du ellers gerne vil stå for en ansvars post, kan man skaffe adgang på den måde. \ Derudover skal der gerne strammes regler for videregive adgang/låne kort, der skal gerne skrives ned når man låner ting / hvis der bliver taget fra lokalet. \ Evt skal der dannes et drev / seddel hvor man kan nedskrive lån?
    2. Det er ikke materialelokalet der er det største problem. Det er lokalet med drikkevarer, der er kritisk.
    3. Vi skal finde nogle der vil være ansvarlige:
       1. Pantansvarlig ofyldningsansvarlig (holde styr på om der skal fyldes op og sørge for at bestilling laves og modtages).
       2. Efter hver fest skal en af de lokaleansvarlige godkende lokalet.
       3. Analogtsystem i begge.
       4. Formand og næstformand laver en liste.
       5. Der skal skrives ud så RKG medlemer kan sende en ansøgning om at blive lokale ansvarlig.
       6. Hanehøj vil excelle lister
14. Fastsættelse af møder
    1. Ca en gang om måneden
    2. Vi regner med kun at holde 1 møde, da der ikke er behov for 2 efter GF. \ Vi ville gerne holde 0-møde torsdag den 6 Januar, hvor vi der vil give ansvars poster ud.
15. Næste møde
    1. 21. December 2021 kl 17.00. Be there or be square.
16. Indkomne punkter
    1. Facebookgruppen:
       1. I vedtægterne står der nogle krav, som skal opfyldes for, at man betragtes som aktiv.
       2. Smide folk ud hen over julen, som ikke betaler kontingent.
       3. Rus er først velkomne efter værgeaften.
    2. TIng skal forsikres.
    3. RKG kalender burde splittes op i 2, en der gælder for events til alle samt en intern for kun RKG medlemmer.
17. Evt
    Der burde sættes et system op så der kan komme styr på hvem der gør hvad i RKG, flere hjælper slet ikke til og det ender ofte med at det er de samme som hjælper til med baren og oprydning. Vi vil udsætte oprydning til dagen efter, hvor der er pizza til dem som kommer og er kæmpe pog-champs. \ Det kunne evt være et point system. - Der tænkes over dette, hvorefter det tages op på 0-møde. \ (der er tale om at lave et fysisk bar skema hvor dem i baren kan skrive sig på) \ Big-Bro
18. *Lukketpunkt