Bestyrelsesmøde 20/03-2022 - Referat

Referent: Matilde
Fremmødte: Matilde, Iben, Fie, Mikkel, LeeAnn, Stefan, Gustav, Shun
Afbud:
Udeblevede:

Dagsorden

Formalia
1. Valg af referent
  1. Matilde
2. Valg af ordstyrer
  1. Stefan
Godkendelse af referat fra sidst
1. Inkluderer også godkendelse af referat fra forrige gang.
  1. Referatet er godkendt af bestyrelsen
Status på overdragelse af bestyrelse
1. Det eneste der manglede var kasserernes kort, og det er i orden nu.
2. Vi mangler også stadig nogle tegninger og bobler, men det må blive når vi har tid til en middag.
3. Punktet udgår fra dette møde og fremover.
Siden Sidst
1. Beslutninger siden sidste møde
  1. Vi har lånt DIKUbar ud til innovation hub, og tilladt at de kunne købe for i alt 1602 kr fra vores lager. De får en regning når Stefan har fået et EAN nummer.
  2. Vi har brugt penge på første hyggearrangement, og det er ca 400 kr.
2. Opfølgning på beslutninger siden sidst
  1. Vi har ikke tjekket op på moms, det bliver til næste gang.
  2. Vi har ikke skrevet rollebeskrivelse, det bliver også til næste gang.
  3. Vi ville gerne lægge en skrivedag til wikien, men det skal der snakkes om med wiki-ansvarlige. Stefan er ansvarlig for at pinge den wiki ansvarlige.
  4. Ekstern RKG kalender - er det overhoved noget vi er interresserede i. Nej, så vi dropper det.
3. Eval af arrangementer
  1. 1. Møde
    1. Der var virkelig mange nye der dukkede op, og det var rigtig fedt.
    2. Der var ikke så mange gamle medlemmer, så der var heller ikke så meget diskussion om ting.
    3. Vi skal være bedre til at få de nye til at melde sig på ting. Der er mange af de nye der kommer til at melde sig til det samme event, i stedet for at få dem fordelt jævnt ud.
    4. Vi var mange, men vi var under en tredjedel af foreningen. Til fremtiden kunne man tænke over om ansvarsposterne kan deles ud til folk der ikke er der? Det er svært fordi folk skal føle ansvar for ansvarsposterne.
    5. Det gode ved at vi har delt uddelingen op i to er at folk der ikke kom på i første omgang kan komme på i anden.
    6. Det er et problem at man ikke kan få en ansvarspost hvis man ikke kan komme på den dag. Lad os lægge ansvarsposterne op i forvejen, så kan folk melde ind hvis de har lyst til at stå for noget men ikke kan være der. Lad os også gøre det nu så man kan joine nogle ansvarsposter hvis man gerne vil. Mikkel er ansvarlig for post.
    7. Fedt at folk kom med over på Cafeen? bagefter <3
  2. Mystery Event
    1. Der var for mange folk til legen.
    2. Der var VILDT mange mennesker.
    3. Folk hyggede alligevel :)
    4. Der var ikke helt nok til oprydningen. Folk gik over på C? og kom ikke tilbage til oprydning. Folk var ikke klar over at det ikke er de event ansvarlige der rydder op.
    5. Det kunne være fedt hvis folk var gået i samlet flok over til C?
    6. Det går ikke at der bliver givet så mange ting væk gratis. Vi skal have en plan for at al alkohol osv ikke bare bliver givet væk. Det er vigtigt at folk skal sende budget til kassererne, så de kan godkende det.
    7. Lokalet er ikke ryddet ordentligt op. Det skal gøres bedre.
    8. Var der nok plads til forskellige folk (og deres alko præferencer)? Det var ideen ved spillet at der skulle hamres, men det skulle måske være mere tydeligt at det er okay at være med og ikke drikke. Det er okay at man ikke kan være mega meget med i legen hvis man ikke vil drikke, så længe det er hyggeligt at være med altid. Det kunne være fedt hvis bestyrelsen ikke opfordrede til tvangsdruk - det skaber en anden kultur, og det kunne være fedt hvis der var en mere rummelig kultur. Men folk VILLE også rigtig gerne drikke rigtig meget, så så er det jo fair. Vi har måske ikke været helt klare om, hvilket type arrangement det var - hamring vs hygge. Det kan være okay at lægge mindre op til hamring fordi folk hamrer hvis de har lyst.
  3. Ansøgnings Workshop
    1. Ad-hoc. Det gik fint, der var omkring 14 mennesker, og der var en masser af snacks.
    2. Der blev lavet nogle ansøgnings-challenges, som man kunne deltage i uden pres, og det var sjovt.
    3. Det var godt vi gjorde det, det skabt fokus på ansøgning.
    4. Men der blev skrevet ud lidt sent.
    5. Vildt god ide!
  4. Skt. Patricksday
    1. Fucking flot oprydning, men det var de samme der ryddede op som hver gang.
    2. Det gik godt, vi fik vildt hurtigt pyntet op og sat op, og alt var grønt og det var flot!
    3. Vi nåede ikke at købe Guinness, men det er måske godt for det ville nok ikke være blevet solgt.
    4. Pynten er blevet gemt til at blive genbrugt.
    5. Barskemaet var ikke blevet fyldt op, og ting sejlede lidt pga af det.
    6. Kan man sige at deadline for at barskemaet skal være tirsdag? Så smider man en reminder op tirsdag morgen, og så kan man aflyse onsdag morgen hvis der ikke er nogen der har meldt sig på.
    7. Vi skal lave en todo til de ansvarlige. Stefan og Matilde laver en todo
    8. Vi skal også have lavet noget bar-oplæring. Helst før eksamens frebar. Vi kunne holde et internt velkommen-til-baren event næste fredag, hvor man kan lære hvordan man står i bar?
    9. Det er vigtigt at barskemaet er fyldt ud til eksamens frebaren.
    10. Det er vigtigt at MANGE flere kan finde ud af fadølsanlægget.
    11. Vi kan evt bruge gammel øl til oplæring.
    12. Der var klager om musikvalget? Vores DJ er gratis, og mange syntes det var fedt, så vi ved ikke hvad vi skal gøre ved det. Skal vi overveje at booke DJ? Vi kunne evt slå det op på eventet? Vi skal huske at advare vores faste DJs om at vi demokratiserer DJ posten.
    13. Vi har overskud på ca 6000 (worst case)
Kommende Arrangementer
1. 1. Nar
  1. Der er booket hytte (bekræftelsen skule være sendt).
  2. Gruppen har styr på det.
  3. DIKU har ikke vendt tilbage. Stefan pinger dem igen i morgen, men vi tager afsted ligemeget hvad.
  4. Gruppen var i tvivl om hvor meget DIKU dækker - men hvis de dækker så dækker de både hytte og mad.
  5. Hane er sur på DIKU. Der er en tendens til at fordi vi ikke længere er vejledere så vil de ikke dække Nar turene. Vi er nødt til at få det med i vores pakkeløsning. Det skal være en del af goderne. Vejledernes vilkår skal være gode, og vi skal sørge for at de fremover kommer til at støtte disse ting. Vi forsøger at få flettet det ind i rollebeskrivelsen. RKG skal stå for at arrangere 3 nar ture for vejledere og evt andre RKG medlemmer hvis der er plads.
  6. Event er blevet smidt ud, og Gustav sørger for at det hele bliver godt.
2. Påskefrokost
  1. Gruppen er i gang, og tingene kører.
  2. Trine har styr på ting.
  3. Stefan tjekker om vi får nogle penge.
3. Eksamens frebar
  1. Det bliver en udfordring hvis de folk der plejer at have styr på ting ikke er der (og det er mange af dem nok ikke).
  2. Der er (som udgangspunkt) købt ind til det, det står på lageret.
  3. Det er en mulighed at droppe fad, hvis der ikke er nok der har styr på fadølsanlægget. (evt min 3) Vi skal skrive på eventet hvis der ikke er fadøl.
  4. Vi har ikke så meget fadøl i kælderen (2xblanc + 1xgrøn). Det gør det nemmere, fordi der ikke er nogle fustager der kan skiftes ud.
  5. De ansvarlige ved hvem de er. Fie booker kantinen.
4. Tour De Frebar
  1. Det bliver den 6. maj.
  2. Det må ikke blive for dyrt.
  3. Det er aftalt at de skal tage brugerbetaling. Det skal dække alt undtagen 2000 kr for en partybus, og vi skal sælge øl til eksterne priser så vi kan dække resten.
  4. Iben har støttet op om det, fordi gruppen er nice og engagerede.
  5. Vi kunne køre stregregnskab, med sympatistreger så folk er god stil, men det er gruppens ansvar.
  6. Det ligger oveni uddannelsesdag, så det skal lige tilpasses.
  7. V skal sørge for at vi faktisk bliver det antalt tilmeldte som det kræver for at dække prisen. Gruppen har styr på det.
  8. Alle skal have en hat eller armbånd eller noget, så man kan se at vi er på tour de frebar.
5. Baroplæring
  1. Hvornår: på fredag den 25.
  2. Lee og Hane er ansvarlige
Status på sponsorat ansøgninger
1. SCIENCEPuljen
  1. Har vi ikke søgt ting i denne runde
  2. Men vi har stadig 2500 for futur vi skal have udbetalt
  3. Skal vi søge hverveaften bagudrettet? Stefan gør det
2. KU Trivselspulje
  1. Vi har fået en masse penge (70.000 kr) til silent disco, køleskabe, og ladcykel.
  2. Vi skal inden oktober 2022 skrive tilbage om hvad vi har brugt pengene på.
Oprydning efter arrangementer
1. Vi er sure.
2. Vi vil gerne have at der er konsekvenser.
3. Det er de samme der dukker op til oprydningen.
4. Folk var gode til at anti-kaosse.
5. Det ville være godt hvis det var festansvarlige det stod for at lukke festen og få folk til at lave antikaos.
6. Aftalen lige nu er at alle der rydder op får gratis drikke under oprydningen - og så kan der jo være intern fest bagefter :)
7. Vi skal tjekke op på hvad vi aftalte på 1. møde.
8. Vi laver en nat anti-kaos liste af ting der skal gøres om natten (ligesom til dags-rengøringen).
9. Det er okay at det tager lidt tid før alle disse ting sidder i skabet, så skal vi bare øve os :)
10. Vi bliver nødt til at afprøve lidt, og så på et tidspunkt kan det være at vi må lave en liste af folk der kan lukke DIKUbar.
11. Jo mere der kan laves om aftenen, jo mindre skal der gøres næste dag.
Rusvejleder ansøgninger
1. Vi har ikke fået så mange tutor ansøgninger :(
2. Kun næsten en fjerdedel af RKG har søgt tutor.
3. Det kommer muligvis til at betyde at der er mega meget arbejde for RKG i campusdagene.
4. Vi skal prøve at finde ud af hvorfor folk ikke har lyst.
5. Det er positivt at folk forstår at de kan være med i RKG uden at være vejledere.
6. Vi kunne godt sætte gang i at lave en rundspørge om hvorfor folk ikke søger tutor - bare af nysgerrighed. Gustav står for at lave en google form
7. Det er lidt instituttets problem. Hvor har brandingen været???
8. Vi skal holde lidt igen med spændende oplysninger hehe, data is power.
9. KU kvoter for vejledere
  1. Over hele SCIENCE har de lagt nogle kvoter, så der skal være en 1:5 ratio vejleder til rus.
  2. Vi ved ikke om det inkluderer hyttebumser.
  3. Det er trist at vi ikke er blevet informeret om det :( Men Stefan har hørt om det, så det er muligvis ham der har forbigået RKG…
  4. Det er ærgerligt at der er en hård grænse for hvor mange vejledere der kan være.
  5. En sådan kvote skal gælde begge veje - vi kan kun have 5 gange så mange rus som vejledere, ellers kan vi ikke lave en tur.
Genhusning
1. DIKU rykker ud i november 2022
2. Stefan og Alex (fra kantinen) har møde på tirsdag.
3. Vi beholder vores lagerlokaler.
4. Vi skal have ting på plads for hvor vi må holde fester mm (i den nye eller gamle bygning).
5. Vi skal være klar over hvad reglerne for facilliteterne kommer til at være.
Moms
1. Det er ikke blevet gjort, det bliver fikset til næste bestyrelsesmøde.
Næste møde
1. Den 26 april kl 17:00
Indkomne punkter
1. Ingen indkomne punkter
Evt.
1. 2. nar hytte
  1. Lad os gå i gang med at booke 2. nar hytte.
  2. Datoerne er 4-7 juli <3
  3. Fie og Gustav står for at skrive til hytter
2. Lokaleansvarlige
  1. De har fået adgang til RKG
  2. De skal have en intro
  3. Vi skal have en lokale chat. Matilde laver en chat
3. Planlægning/afholdelse af arrangementer generelt
  1. Når folk står for et arrangement så bliver de tit reddet i sidste øjeblik af bestyrelsen eller gamle RKG'er. Folk bliver nødt til at redde deres lort selv.
    1. Det kræver også mere udmelding om hvad ansvarsposterne rent faktisk indebærer
    2. Vi skal give info om hvem der ved hvad, så man ved hvem man skal spørge
    3. Der skal lidt være en bestyrelse el. lign. tilstede for at kunne holde en DIKUbar
  2. Vi er ikke altid så gode til at gribe de bolde folk kaster til os. Vi skal være mere åbne overfor folks ideer :)
  3. DJ
    1. Vi skal snakke med de to vi har, om hvad deres følelse om at åbne op for alle er. Lee er ansvarlig
    2. Vi kunne åbne op for andre frivillige
    3. Det kunne være fedt hvis vi kunne køre det med frivillige (og ikke betale DJs)
    4. Vi har ikke helt nok kabler, og mangler en mixer, men det er sådan nogle ting Mikkel tager med.
    5. Man kan altid bare plugge sin telefon i :)
    6. Det er ærgeligt at ting afhænger af enkeltpersoner. Vi kunne godt søge om penge, i hvert fald til kabler. Men det kræver at folk kan finde ud af at bruge det.
    7. Vi kunne investere i at gøre soundboksne trådløse.
  4. Semi-ædru-vagter
    1. Kunne det være godt med nogle semi-ædru-vagter der har lidt mere styr på hvad der sker, og evt kan holde øje med om folk er okay mod hinanden?
    2. Det kan være svært at overbevise folk om at det er fedt at vær semi-ædru vagt
    3. Det er også lidt kritisk at der ikke er nogle folk der er ædru nok til at hjælpe hvis folk kommer til skade
    4. Hvis man ser på det objektivt set så burde der nok være nogen, men det at vi er så mange gør måske at der altid er nogen der er ædru nok.
    5. De festansvarlige/lukkeansvarlige betyder at du er ved dine fulde (halv-ædru) fem når festen skal lukkes.
  5. Vagt til oplukning/nedlukning af fest
    1. Festansvarlig(e) skal stå for at lukke festen, låse ting inde, og få folk til at anti-kaosse.
    2. De festansvarlige har ret til at lukke festen tidligt.
    3. Hvis alle ansvarlige skal gå, må de finde nye lukke-ansvarlige, men det skal bekræftes med sms. (pseudo-nøglebærer)
    4. Det er også fest-ansvarlige der står for at det er dem der rydder op der drikker gratis, og ikke de andre.
    5. Som festansvarlige skal i være de folk som folk kan spørge om hjælp hele aftenen, så de ikke drikker sig helt hammer lammer. (kun halvt)
  6. Låsning af ting
    1. De ansvarlige er ansvarlige for at have adgang til et sted hvor pengekasse mm kan låses inde.
  7. Oprydning
    1. Hvilke ting skal gøres om aftenen og hvilke ting skal gøres om morgenen?
    2. Stefan står for at lave et udkast
4. Er der update på at sove på DIKU?
  1. Nej, men kommunen osv er blevet kontaktet
5. Ifht. kandidatrustur
  1. Vi skal have noget at vide om hvad det forventes at vi kan låne snarest muligt. Lee og Matilde tager den videre
Lukketpunkt