Bestyrelsesmøde 09/08-2022 - Referat

Referent: Matilde Fremmødte: Stefan, LeeAnn, Fie, Mikkel, Iben, JAcob Afbud: Gustav hanehøj Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Matilde
   2. Valg af ordstyrer Stefan
2. Godkendelse af referat fra sidst Ja
3. Siden Sidst
   1. Opfølgning på beslutninger taget på sidste møde Ingen beslutninger blev taget.
   2. Action items Se den opdaterede liste i bunden.
   3. Beslutninger siden sidste møde Ingen beslutnigner taget.
   4. Arrangementer
      1. Eksamensfrebar
         1. Der kom ret mange, i forhold til at det var dagen før roskilde festival.
         2. Der blev reklameret for Cafeen?'s event på vores interne RKG side (dårlig stil)
         3. Mange grunde til at der ikke kom så mange (manglende PR, etc)
         4. Der er blevet åbnet en fustage som slet ikke er blevet drukket (og det er dårligt for regnskab)
         5. Skal man lave regler om hvornår man kan tage en ny fustage op ? fx at man skal være 2 mennesker der er enige
         6. Vi skal have lavet en ægte liste over hvad man skal/må gøre som ansvarlig
         7. Vi skal have fastsat et budget pr deltager i forhold til gratis mad (højst 90 kr pr person, men minimum 790 og højst 1590)
         8. Oprydningen var hård og dårlig, fordi der var så få der mødte op
         9. Vi skal have lavet et stystem for rengøring så folk ikke bare sletter sig selv
         10. Det er ikke godt hvis folk bliver presset til at skrive sig på oprydningen, hvilket vil sige at de ikke har været klar over hvad de skrev sig op til, og at de ikke har haft så meget engagement.
         11. Hvad hvis der kun står 3 mennesker til oprydningen? Hvad er så nødplanen? At lave et opslag på facebook, tagge dem der ikke er kommet, og spørge om der er nogle andre der kan komme og hjælpe
         12. Skal vi sætte antallet af folk op til 10? Ja lad os det
      2. 2. Nar
         1. Det gik godt!
         2. Alle har betalt for øl juhuu
         3. Vi skal stoppe med at købe Gammel Dansk og Fernet
      3. 2. møde
         1. Brunch var hyggeligt
         2. Mødet var også hyggeligt
         3. Husk at koordinere brug af kantinen (altså hvor vi skal være henne)
         4. Det fungerede godt at dele op i 1. og 2. møde til uddeling af ansvarsposter
         5. Der var ikke nok fremmødte. Vi har lagt det i ferien, er det dårligt? Hvis vil gøre det anderledes så lad os rykke 2. møde til midt/slut september. Ja, lad os det
         6. Vi burde lave wiki om 1. og 2. møde
      4. Københavnerløb
         1. Der var ikke æg :(
         2. Men ellers var det rigtig godt
         3. Vi savnede lidt kreativ tænkning, men altså fed energi
         4. Der var lidt for meget kopi fra Cafeen?
         5. Det kunne være fedt med flere “stormester” opgaver, som er op til fortolkning
         6. Virkelig nice med grill efter løbet (men HUSK HUSK HUSK at den skal gøres rent)
         7. Men der blev ikke ryddet ordentligt op
         8. Husk at booke Kantine køkkenet hvis man har planer om at bruge det
         9. Vi skal sørge for at panten bliver afleveret ordentligt. Pantsækkene er ret dyre, så de skal måske ikke gives ud. I stedet giv affaldssække, og så skal holdene lægge deres pant i pantsækkene når de kommer hjem.
         10. Kan vi bygge et pantskur?
4. Kommende Arrangementer
   1. KUA dag
      1. JAcob er ansvarlig sammen med nogle flere, for at sætte baren op
      2. Sidste dag satte vi bar op i Kantinen, og havde brætspilscafe i Det Gamle Bibliotek (og en lille bar)
      3. Der er nogen der skal sige hvornår vi gør rent
      4. Stefan booker Kantinen og Bib til KUA dag
   2. Bar til intro middag
      1. Mikkel er ansvarlig
      2. Både Kantinen og Bib er booket
      3. Stjerneløb?? er det en ting? Emilie skriver ud til gamle røvhuller (tror vi)
      4. Det gamle bibliotek skal lukkes ned kl 19? eller det skal hvert fald ryddes op for mad. et forslag kunne være at have maden stående i enden med mødelokalet, så man kunne tage mad ud gennem der.
      5. Mentorordningen og tutorkoordinatorne skal snakke sammen om hvilken løsning der kunne være bedst.
      6. Man kunne også bruge stjerneløbet som en distraktion
   3. Frivillig fest
      1. Vi har lejet Guldhornene til på fredag, wuhuu
      2. Vi skal have folk til at trykke deltager så vi kan bestille pizza
      3. Stefan har den <3
5. DIKUBar
   1. Opfølgning på diskussion fra 2. møde
      1. Vi skal huske at gøre opmærksom på at man ikke behøver skrive sig på flere timer i træk wiki
      2. Oprydningsplan
         1. Vi deler oprydning op i to
         2. Vi skal have en liste over ting der SKAL gøres om aftenen
         3. Der skal være en lukkeansvarlig til stede under oprydningen
         4. Mindst 5 mennesker om natten
         5. Mindst 8 mennesker om dagen
         6. Bestyrelsen kan tjekke hvem der burde være der i versionshistorikken
      3. Goder
         1. Vi vil gerne give rabat til de frivillige på hele aftenen
         2. Man kan tjekke det på den udprintede barplan :)
         3. Det bliver 20 % rabat
6. Vedtægter
   1. Stefan har lagt de nyeste vedtægter op på wikien.
7. Regnskab
   1. Fie har lært at lave regnskab juhuuu
   2. Moms
      1. Fiben skal snakke sammen med JAcob om RKG og Kantinen kan hjælpe hinanden
      2. Vi har fundet en anden bar lig DIKUbar som er blevet momsfritaget, så det jo godt
8. Rollebeskrivelse
   1. Se næste møde <3
9. Lokaleoplæring
   1. Vi skal have oplært de nye lokaleansvarlige
   2. Skal vi vente med at gøre det til efter oprydning? (og så muligvis efter rusturen)
   3. Men lad os lige hive fat i dem og give dem the basic rules
   4. Fie er ansvarlig for at skrive the basic rules ud
10. Status på sponsorat ansøgninger
    1. Vi har købt silent disco headsets og ladcyklen
    2. Redegørelse for brug af midler
       1. Inden 1. oktober (så det skydes til næste møde hæhæ)
11. Code of conduct
    1. Vi skal vi have skrevet rettelserne ind, og lagt det hele ind på wikien, og linket til dte på fb igen
    2. Matilde fikser det
12. RKG medlemskaber
    1. Opfølgning på diskussion til 2. møde om aktivitet i gruppen
       1. Vi skal have et ark hvor man kan se hvem der har lavet hvad
       2. Hvem skal opdatere det? Ansvarlige for hver event etc kan opdatere listen
       3. Hvis vi skal køre inaktivt system så skal vi have klare regler om hvilke events der er interne
       4. Reminder: man skal deltage til mindst 1 møde og være en aktiv del af mindst 1 arrangement
       5. Lee laver et sheet
       6. Vi kan også skrive til freddy og høre ham hvad han havde arbejdet på
    2. Kontingent
       1. Vi skal gå gennem regnskabet og have smidt folk ud
13. T-shirts
    1. Stefan har sendt en liste ud med t-shirts og jumpsuit bestilling
    2. Vi arbejder for at få DIKU til at betale for nr 1 t-shirts
14. Næste møde
    1. Bliver den 21 september
15. Indkomne punkter
    1. Ingen indkomne punkter
16. Evt.
    1. Drev
       1. Drevet er lidt dødt, men der er rigtig meget god info derinde. Kunne man lave en google konto med rkg mailen, så vi kan flytte alting derind?
       2. Lad os lave et drive på RKG mailen, og flytte det hele
       3. Kunne man også have bestyrelsesmapper inde i et drev som kunne gå videre til næste bestyrelse? Evt en unchangeable version.
       4. DIKU studiestartsdrevet kunne også ligge derinde
       5. Vi kan betale for ekstra plads
       6. Mikkel er primus motor (Holte har nok koden)
    2. Rengøring af RKG lokalet
       1. Vi gør det i forbindelse med fordeling af lokalet
    3. Nye ølbonger
       1. Lad hver tur betale for en ølbong
       2. Men vi køber dem sammen
       3. Stefan køber dem alle
    4. Budget for NAR ture
       1. Hvilke ture skal RKG støtte, og hvilke ture skal DIKU støtte
       2. Hvad med eval?
       3. Bliver vi ike nødt til at køre to evalNARer?
       4. Generalforsamlingen skal IKKE være på eval
       5. Køre rusturs eval for sig
       6. Holde én samlet tur, hvor vi så kan evalle på RKG's aktiviteter i løbet af året
       7. RKG ved ikke om vi må holde eval af tutor forløbet
    5. RKG/tutor hjælp til rengøring af Kantinen
       1. Kantinebestyrelsen vil gerne have hjælp med at gøre rent
       2. Kantinebestyrelsen melder lige tilbage med hvornår det bliver
       3. Hver tur skal stille 2 repræsentanter (men man må godt bytte undervejs)
17. Lukketpunkt

1. [ ] Hane og Mikkel skal skrive wiki om 1. Nar
2. [ ] Lee skal sørge for at Tour de Frebar arrangørerne får skrevet en wiki
3. [ ] Fiben er tovholdere på at vi får rykket på rollebeskrivelsen
4. [ ] Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt
5. [ ] Matilde skal lave liste over hvad man skal gøre som DIKUbar ansvarlig
6. [ ] Listerne til DIKUbar skal opdateres
7. [ ] Matilde står for at følge op på wiki ting (kig i referatet)
8. [ ] Stefan undersøger mulighed for pantskur
9. [ ] Mikkel undersøger om grillen er blevet gjort rent
10. [ ] Stefan booker Kantinen og Bib til KUA dag
11. [ ] Stefan og Lee er ansvarlige for at finde ud af hvordan og hvornår baren skal stilles op i bib til intromiddagen
12. [ ] Matilde skriver til dem der ikke dukkede op til rengøringen fra eksamensfrebaren
13. [ ] Fie er ansvarlig for at skrive the basic rules ud
14. [ ] Matilde fikser code of conduct
15. [ ] Stefan skal smide folk ud der ikke har betalt kontingent
16. [ ] (Stefan laver det, lee får credit) Lee laver et sheet over medlemmer og aktiviteter
17. [ ] Mikkel står for at få drevet til at virke
18. [ ] Stefan køber ølbonger ind