Bestyrelsesmøde 21/09-2022 - Dagsorden

Referent: Matilde
Fremmødte: Shun, JAcob, Iben, Rode, Lee, Mikkel, Stefan, Fie, Hanehøj, Matilde
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Matilde
   2. Valg af ordstyrer Stefan
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Godkendt :)
3. Siden Sidst
   1. Opfølgning på beslutninger taget på sidste møde
      1. Der var ik nogen
   2. Action items
      1. Se den opdaterede liste
   3. Beslutninger siden sidste møde
      1. Omkring 170 deltagere
      2. RKG hjalp med at lægge ud for nogle ting, og fik penge tilbage, all is good.
      3. Stefan har lånt 1 kasse Tequila til Barwin, en kasse Pisang ambon til Caféen?, og en masse kopper til Caféen?
      4. RKG gav Bella fødselsdagsshots
      5. RKG har købt en masse ting for turene, som de så betalte senere
         1. Næste år ville det være godt hvis vi havde et ark over hvad de forskellige ture har købt
      6. Stefan kom til at give gratis øl til frivillige festen, men det blev ik særlig dyrt <3
   4. Arrangementer
      1. KUA Dag
         1. Det gik godt
         2. Der er alt for varmt, så mange står udenfor
         3. Der var mange der ikke kom til kick-start kurset dagen efter (men måske ikke kun vores skyld)
         4. Skiltene ved ansattedørene virkede, juhuuu!
         5. Vi har ikke helt beerpong borde nok (men altså det må jo bare være på kantineborde)
         6. Normalt har vi haft bib åbent som brætspilshygge, men det havde vi ikke i år. Det virker ikke som om der var behov for det.
      2. Intromiddag
         1. 200-etellerandet deltagere Vi lukkede kl 12 - og det gjorde (måske) at folk faktisk dukkede op dagen efter. Og at tutorerne fik søvn.
         2. Vi valgte kun at sælge øl, soda, cider, og sjusser med enkeltshots. Vi har en teori om at det er godt fordi folk, rus og tutorer, bliver mindre fulde.
         3. Vi fik gjort rent på 1 time og 15 min, sygt nok
         4. Vi skal huske at rydde op udenfor dagen efter, så der ikke ligger øl og smøger hele dagen når rus kommer
         5. Vi skulle nok ikke have solgt stærke ting til os selv, når vi ikke solgte til rus
         6. Generelt skal vi lige være klare over hvad dagens menu er - især hvis den afviger fra den normale
      3. Frivillig Fest
         1. Den på Guldhornene
         2. Vi fik sponsoreret mad af DIKU, men vi skal huske at bestille i god tid (gerne dagen før)
         3. Omkring 50 deltagere
         4. Vi havde dårlige oplevelser med stedet, bartenderne var ubehagelige, og de havde givet vores borde væk, og man skulle bruge en app for at købe ting
         5. Så alt i alt dårlige oplevelser med REKOM, også efter tour de frebar
         6. En anden gang skulle man have en hel sal for sig selv (det var det også meningen at vi skulle have haft)
         7. Ideen er god - lad os finde et andet sted måske? eller gøre det meget specifikt hvad vi vil have
         8. Især ideen om at lave en fest for alle frivillige på DIKU
4. Kommende Arrangementer
   1. Førstårsfest
      1. Den 7/9/22
      2. Vi holder møde med rus i morgen og laver alt muligt sejt
      3. Festen er for førsteårsstuderende, og førsteårsaktører (rkg, tutorer, mentorer, instruktorer fra fx pop, kickstarts kurset) (lee hiver fat i mentorer, mikkel hiver fat i pop instruktorer)
      4. Kan vi få pizza spons? Fra DIKU. Rode og resten af gruppen står for at søge det :)
      5. Der er 700 kr til pynt. Man kan enten fange Iben når i køber ting, eller i kan få 700 i kontanter, eller i kan lægge ud selv og få pengene tilbage fra RKG)
      6. Stefan booker mikkel og thomas til at komme og spille
      7. Vi skal snart smide barvagt skema
      8. Opsætning - det står på barskemaet
      9. Dagen efter er der DM i programmering, og deres efterfest er i kant fra kl 16. Så oprydning skal ske før det.
   2. DM i Programmering
      1. De vil måske gerne have RKG/Kantinen/DIKUbar til at sælge øl
      2. NetCompany betaler pr brudt fustage
      3. Det tager kun 2-3 timer
      4. Vi laver et lille barvagtskema man kan skrive sig på (og barvagterne drikker self også gratis)
      5. Vi skal have en ansvarlig på: Mikkel og JAcob er ansvarlige
   3. Eval(Nar????)
      1. Skal vi have en evalNar?
      2. Som kun handler om RKG (så ik noget rigtig at lave hehe)
      3. Plejer at være første weekend i efterårsferien
      4. Tidligere har vi holdt GF op til eval
      5. RKG kan godt funde en hytte, eller hvert fald en del af det
      6. Det bliver 14-16 oktober (første weekend i efterårsferien) (hvis vi kan booke hytten - stefan står for det)
   4. Værgeaften
      1. Der er nogle ansvarlige
      2. Vi skal have fundet en dato
      3. Dato forslag: torsdag den 3. november
   5. General forsamling
      1. Bliver torsdag den 27 oktober
   6. Julefrokost
      1. Kristoffer skal finde en dato for julefrokost, sammen med sit hold
5. Vedtægter
   1. Iben har et spørgsmål: Det der førsteårsfest punkt, hvem gælder det for?
      1. Det gælder for tutorer? eller for alle rkg medlemmer?
      2. Vi skal have det på generalforsamling, fordi det virker lidt dumt.
      3. Folk der gerne vil have vedtægtsændringer skal før næste bestyrelsesmøde have lavet forslag, så vi kan diskutere dem
6. Regnskab
   1. Vi skal præsentere regnskab på GF (et foreløbigt regnskab)
   2. Iben har fået vedtægterne, så nu kan hun kigge på moms
      1. det ville give god mening hvis vi fandt ud af hvad vores overskud havde været i år, så vi kan give noget ud til andre foreninger
7. Rollebeskrivelse
   1. Der er aldrig sket mere med denne rollebeskrivelse, og Martin Lilholm er ikke længere VILU på DIKU
   2. Så lad os droppe det og lade som om det aldrig er sket
8. Lokaleansvarlige
   1. Shun bliver den nye pantansvrlige
   2. Stefan viser Shun hvordan man bestiller pant (så det sker før førsteårsfesten)
   3. Vi skal have en ny introdag for lokaleansvarlige (Iben står for at finde en dag)
9. Status på sponsorat ansøgninger
   1. SCIENCEPuljen
      1. Vi har ikke nogle udestående ansøgninger lige nu
      2. Stefan søger om kroketsæt
   2. KU Trivselspulje
      1. Vi har fået alt udbetalt
   3. DIKU Trivselspulje
      1. T-shirts
         1. Vi har fået pengene godkendt, så vi kan få gratis RKG t-shirt
         2. Skjorter på egenbetaling (Hane står for at finde ud af hvem der vil have skjorter)
      2. Stefan søger om penge til nøgleboks
   4. Redegørelse for brug af midler
      1. Vi skal redegøre for hvad vi har brugt KU trivselspuljen på inden 1. oktober
      2. Vi har brugt alle pengene vi har modtaget (undtagen dem til DIKUbar, men dem behøves vi ikke at redegøre for)
      3. Vi skal skrive og høre hvordan det skal foregå (Iben og Fie og Stefan står for det)
      4. Vi har købt en ladcykel, wuhuu
10. RKG medlemskaber
    1. Det har vi snakket om
    2. Lad os lave et event (det gør vi)
11. Næste møde
    1. Onsdag den 12 oktober 17:15
12. Indkomne punkter
    1. Ingen indkomne punkter
13. Evt.
    1. Drev
       1. Vi har nu to google mails
       2. Mikkel har oprettet en google konto med den rigtige mail, vi giver den konto rettigheder til at redigere den gamle
       3. Mikkel står for at undersøge mulighederne
       4. Hvordan skal vi overdrage drevet fra år til år?
       5. Vi skal lave alle ikke-hemmelige ting inde i den store mappe
       6. Wiki er til how-to's, drev er til gammel inspi
    2. Rengøring efter RKG arrangementer
       1. Vi kan betale SCIENCE for at gøre rent, skal vi det?
       2. Det er et nyt system (kom med de nye retningslinjer for lån af lokaler)
          1. Man skal nu betale for rengøring efter arrangementer i øvelseslokaler mm., Kantinen er fritaget
       3. Vi kan kontakte dem og høre om det ville være muligt at få dem til at gøre Kantinen rent.
       4. Matilde skriver til dem
    3. Lokaleoprydning
       1. Vi vil gerne have nogle gennemsigtige kasser der passer i målene
       2. Måske kunne vi have nogle der ryddede op, og nogle der tog i IKEA
       3. Bliver tirsdag den 18/10-22, med fri Tequila for dem der har ryddet op
    4. Nøgleboks
       1. Stefan undersøger hvad det koster, sygt
    5. Nyt RKG lokale
       1. DIKU er i gang med at omrokere
       2. Enten kan det være vi rykker ind i det lange lokale ved siden af UP1, eller i et lokale på kemigangen
       3. Der må muligvis kun være ét vådrum - løsning kunne være at RKG køber ølsalget af Kantinen (på betingelse af at vi funder Kantinens arrangementer)
          1. RKG bestyrelsen bakker op om at vi kan foreslå det til Kantinen - vi gør det uanset om DIKU har et probelm eller ej
          2. Hvis det bliver vedtaget af Kantinebestyrelsen tager vi et nyt møde om hvordan den daglige gang vil køre
    6. Ryk en masse ting :)))
14. Lukketpunkt

1. [ ] Hane og Mikkel skal skrive wiki om 1. Nar
2. [ ] Lee skal sørge for at Tour de Frebar arrangørerne får skrevet en wiki
3. [ ] Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt
4. [ ] Matilde skal lave liste over hvad man skal gøre som DIKUbar ansvarlig
5. [ ] Listerne til DIKUbar skal opdateres (Matilde)
6. [ ] Matilde står for at følge op på wiki ting (kig i referatet)
7. [ ] Stefan undersøger mulighed for pantskur
8. [ ] Fie er ansvarlig for at skrive the basic rules ud
9. [ ] Stefan skal smide folk ud der ikke har betalt kontingent
10. [ ] Lee laver et sheet over medlemmer og aktiviteter
11. [ ] Hane skal stå for RKG skjorter
12. [ ] Stefan laver save the date event for evalNar og skriver det ud på Discord, og booker hytten
13. [ ] Redegørelse for brug af midler fra KU/DIKU inden 1. oktober.
14. [ ] Mikkel står for at undersøge mulighederne for at given den nye konto rettigheder til at redigere den gamle
15. [ ] Matilde - undersøge muligheder for at SCIENCE gør rent efter fester
16. [ X ] Nogle skal melde oprydning af lokale i efterårsferien ud.
17. [ ] Stefan skal undersøge hvad en nøgleboks koster
18. [ ] Stefan snakker med kantinebestyrelsen om merging af vådrum pba. at RKG køber kantinens automater.