Bestyrelsesmøde 2025-05-19 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Sofus, Julie, Andreas, Ida, Sune, Tobias, Shun, Mark, Mikkel, David
Afbud: Ingen

  1. Formalia
    1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
    2. Valg af referent
      1. David
  2. Godkendelse af referat fra sidst
    1. Vi har allerede godkendt det.
  3. Næste møde
    1. Vi tænker at holde N. Møde og ekstraordinær generalforsamling søndag d. 22/6, så det er før Ros, og så vi får styr på kontingent inden august (hvis vi først gjorde det i panikugen). Immeo vil gerne sponsorere aftensmad til N. Møde, så vi tænker at gøre det kl. 15:00 med pizza efter.
    2. Vi vil gerne have næste bestyrelsesmøde før N. Møde. Det gør vi søndag d. 22/6 kl. 12:00. Vi har normal dagsorden men fokus på N. Møde.
  4. Status på overdragelse af bestyrelse
    1. Betalingskort
      1. Tobias har stadig ikke fået sit betalingskort. Banken har forsøgt endnu engang at sende det, hvor det måske skulle blive sendt til SCIENCErådets adresse. Når han tager på udveksling på efteråret, er vi nok snart ligeglad med at forsøge at nå at få et betalingskort.
  5. Siden sidst
    1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har godkendt at udlåne en Soundboks til mentorerne d. 10/6.
      2. Vi har købt 3 kabelkanaler til revyerne, så vi slipper for at bruge en masse gaffatape i forhallen hver gang.
      3. Vi har udlånt ting til RKG-medlemmer og kemi-FUTur, hvorfra alt er kommet tilbage.
    2. Evaluering af arrangementer
      1. Filmaften d. 24/4
        1. Det gik godt, men der var kun ca. 10 mennesker. Det er nok bedre at holde, når vejret er mere til at være inde at se film.
      2. 1. Maj d. 1/5
        1. Det gik godt, og der var overraskende mange mennesker, så det var godt, at vi ikke aflyste det, selvom C? havde åbent samtidig. Det var fedt, at nogle tog initiativ til at spille rundbold.
        2. Der blev ikke solgt alle pølserne, men det er svært at vurdere ift. antal vegetarer osv. Vi solgte for ca. 5600 kr. i alt i løbet af dagen. Der var 68 gange 10 kr.-betalinger, hvoraf de fleste nok var ShunDawgs.
        3. Der var dog ikke så mange mennesker til oprydningen, så der bør være en plan for det. Folk hjælper kun, fordi vi kender hinanden, så mange gik bare uden at hjælpe. Det er en god idé med et bestemt lukketidspunkt og med folk på et skema til oprydning.
      3. IT-karrieredag d. 9/5
        1. Det gik fint med et fint overskud fra DIKU. Det er både lidt ærgerligt at have lige før Tour de Frebar, fordi det er lidt meget at se til for de ansvarlige, men det er også fedt for resten af RKG at kunne komme afsted lige efter (gratis øl).
        2. Man skal skal bare have folk til at stå for karrieredagen, som gennemfører hele opgaven. Generelt skal vi være bedre til at rekruttere frivillige, så løsningen næste år bliver nok at lade David stå for det igen med to nye, som er inde over og lærer hele processen. De får så først deres Tour de Frebar-billetter refunderet, når de er færdige med at hjælpe. Det er svært at beskrive komplicerede opgaver som det her skriftligt, så det er bare nemmest at lære, når man selv prøver det, men vi bør skrive flere ting ned.
      4. Tour de Frebar d. 9/5
        1. Det var en kæmpe succes med en virkelig fed bus i år. Chaufføren var også nice. Ruten var god, bortset fra Hegnet var lidt kedeligt, men DTUs anden bar er vist endnu værre, og der var i det mindste god plads på Hegnet. Folk var okay fulde, da vi kom tilbage på C?, men ikke mange af os kan huske det så godt.
        2. NemTilmeld fungerede rigtig godt, især da vi fik slået MobilePay til, fordi det savnede nogle. Vi tænker derfor at forstætte med NemTilmeld til vores arrangementer.
        3. Vi mistede 3 personer, som ikke kom tilbage til tiden, og som måske havde sagt, at de var taget videre. Nogle personer joinede turen uden billet, men vi fik dem til at betale billet, og det kan godt være okay, hvis vi har plads, og nogle (vi allerede kender) virkelig gerne vil med.
        4. En andenårs meldte sig ind i RKG på dagen, og en ældre studerende, som (tidligere) har været aktivt medlem, købte også billet på dagen, men vi ville gerne minimere underskuddet for turen. Vi håbede samtidig på at motivere folk til at være med i RKG. Overskydende billetter på dagen (eller mange et par dage før) er vi okay med at få solgt.
        5. Der blev regnet på en rund lidt lavere billetpris, selvom det gav lidt underskud (oprindeligt i alt 1500 kr.), fordi vi gerne ville gøre noget fedt for vores medlemmer. Vi har heldigvis en okay sund bankkonto for tiden.
    3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
        1. Vi skriver til Immeo om mad og oplæg til vores N. Møde.
      2. IDA
      3. PROSA
        1. Vi har skrevet vores forslag fra sidste møde, hvor Prosa svarede, at de gerne vil give gratis RKG-kontingent for alle Prosa-medlemmer på DIKU. Der skal styr på, at de studerende ikke behøver at lægge ud for kontingentet. Vi finder endeligt ud af det i august.
        2. Vi giver dem nok et antal kontingenter, som vi gerne vil have betalt, en gang om året, hvor vores liste holdes op imod deres liste. Det kan tjekkes, når rus kommer op med en tilmelding til værgeaften, og så refunderer vi deres kontingent og sender regningen til Prosa.
      4. SCIENCEpuljen
      5. Caféen? Puljen
  6. Kommende arrangementer
    1. Karaoke d. 6/6
      1. Det starter kl. 19 med en musikquiz, og så synges der karaoke, hvor man kan pre-requeste sange på forhånd.
      2. Umiddelbart låner de Lasses egen dyre mixer, men de er ved at undersøge andre muligheder for udstyr, og det er lidt ærgerligt, at vi ikke har en fungerende mixer. Man kan finde okay billigere mixere brugt, hvis nogen lige sætter sig ind i det. Vi kan også søge SCIENCEpuljen.
        1. Vi skal lige have testet alt vores eget lydudstyr ordentligt. Til det mangler vi dog nogle kabler, så det skal vi have købt, hvor vi skal undersøge, hvilke kabler vi mangler. Oliver vil gerne hjælpe med at købe nye højttalere.
    2. Temafest d. 20/6
      1. De ansvarlige har haft første møde. De har ikke lavet opslag endnu, men de er i gang med at lave banner osv.
      2. Temaet er valg til at være Shun (eller egentlig Hawaii). De har umiddelbart styr på det med en fin fest udenfor, hvor de sætter pool op osv.
  7. Senere arrangementer
    1. RKGården d. 28/6-6/7
      1. Vi har skrevet til Hans Just ift. et muligt sponsorat fra Jägermeister.
      2. Vi er stadig fuldt bookede. Vi er blevet enige om både at have fælles og opdelt alkohol. Der skal bestilles ting.
    2. 2. Nar d. 11/7-13/7
      1. David, Seb og Shun står for det indtil videre uden medansvarlige. Der skal oprettes event og billetsalg snart, men ellers regnede vi lidt med at få styr på det senere.
    3. Caféen?s Studiestart Festival d. 5/9-6/9
      1. Vi vil gerne være med til at stå for en bar til Caféen? Festival igen i år. Vi er blevet inviteret til et møde om det, hvor vi vil snakke om vores ønsker for i år. Seb, Ida og Mark vil gerne afholde mødet med Caféen?, så de skriver og planlægger det.
      2. Vi tænker at holde os til den ene (drinks)bar (så ingen Ornitologi-bar i år), som vi var okay tilfredse med, som det var, og vi vil gerne være der begge dage. Der var ikke nok hænder og fødder, så vi var selv nødt til at hente kopper osv., og siden vi som forening ikke får noget ud af det (udover vores navn på baren), så forventer vi ordentlig hjælp fra Caféen? (der bør næsten være én dedikeret runner til hver bar).
  8. N. Møde og ekstraordinær generalforsamling
    1. Vi har valgt tidspunkt for dette kombinerede møde nu, hvor vi tænker at holde den ekstraordinære generalforsamling først. Vi tænker at holde et hygge-arrangement efter mødet igen, f.eks. havespil.
    2. Vi tænker at anbefale 45 kr. som kontingent, så det er et mere rundt tal, og det er lidt nemmere at finde betalingerne nu, når der er kategorier på MobilePay. Vi ændrer det dog også, så førsteårsstuderende også skal betale kontingent (så Prosa-samarbejdet giver mening).
      1. Vi bør så måske afholde et internt arrangement hurtigt efter værgeaften, så folk opfordres til at melde sig ind. Med EvalNar, GF og (intern) julefrokost er der en del interne arrangementer lige efter, som ikke giver super meget mening for de nye at være med til, så det bør måske ændres, og et (andet) intern arrangement lige efter er nok en god idé. Der sker alligevel også så meget for de nye hele tiden.
    3. Vi snakkede tidligere om at rykke (ordinær) GF og værgeaften til at være tidligere, men det er lidt svært at finde tid til med de mange arrangementer i studiestarten. Når vi kombinerer introfesten og førsteårsfesten, bliver der mere tid, og den gamle bestyrelse kan godt afholde værgeaften inden GF.
    4. Vi vil gerne lade rus komme med til (intern) julefrokost igen, som vi tænker kan fungere okay med en ordentlig vagtplan. Vi holder os så til den oprindelige plan med værgeaften i midt november, hvor GF bliver i mellemugen igen.
      1. Vi kunne evt. kun refundere en (del af) billetprisen til folk, hvis de hjælper ordentligt til på dagen, men det er lidt svært at vurdere. Det er nok bedre kun at lade folk få f.eks. sine shots, hvis de har hjulpet.
    5. Vi tænker ikke at lave medlemskort alligevel, fordi vi har ikke så store problemer med for mange inaktive medlemmer mere, og det vil være besværligt at administrere medlemskort.
    6. Vi snakker om vores anbefalede ændringer til Code of Conduct til bestyrelsesmødet lige inden N. Møde. Vi forbereder vedtægtsændringer på forhånd, så de kan sendes ud som bilag.
  9. Revy-samarbejde
    1. Vores revy-samarbejde er lidt kritisk ift. at overtage ansvaret fra Kröll. Nogle skal lægge en ordentlig plan for det, så vi fortsat kan køre det og sørge for at bestille udstyr, tælle (rigtigt) op i baren osv. Vi har svært ved at finde frivillige, da det mest bare var Caféen?-folk der hjalp nu her til DIKUrevy.
    2. Specifikt baren til DIKUrevy gik okay med et overskud som sædvanlig, og med Caféen?s hjælp lykkedes det at have nok frivillige. Der var dog lidt for mange frivillige om fredagen, fordi ikke alle navne var skrevet på skemaet, men folk bør have skrevet sig på tidligere alligevel.
    3. Vi snakker i hvert fald om revy-samarbejdet til N. Møde ift. de specifikke omstændigheder. Fordelene osv. skal præsenteres bedre. Problemet er måske, at (nye) folk ikke vil se revy længere, men det er fedt at stå i bar med sine venner (selv hvis man måske ikke engang ser revyen).
  10. Udlån af udstyr til andre foreninger
    1. Vi plejer at udlåne udstyr til andre foreninger på SCIENCE uden betaling, fordi det støtter op om studiemiljøet, får dem til at vælge os til at stå i bar til deres revyer, gør SCIENCEpuljen mere tilbøjelig til at ville støtte os med udstyr osv. Kun RKG-medlemmer har haft lov til at låne vores udstyr som individer, men der var snak om, om vi skulle opkræve betaling fra foreninger også.
    2. Vi er okay med fortsat at udlåne udstyr gratis til foreninger. Det giver dog ikke så meget mening at gøre med ting, der kan slides op, som bonger (der nemt går i stykker), men vores badebassiner betaler vi ikke selv, så det er også fint at låne ud. Generelt vil vi dog gerne undgå at udlåne småting, der nemt går i stykker og bliver væk.
    3. Et lavt depositum er mest bare besværligt regnskabsmæssigt, når det ikke dækker prisen for en Soundboks alligevel. Det er dog incitimant til, at de afleverer udstyret tilbage tidligere, så generelt set vil vi fortsat tage depositum, men vi kan godt lave en case-by-case-vurdering af at undvære depositum for nærme bekendtskaber.
      1. Et godt alternativ til depositum er at ændre kontrakten, så der er et gebyr ved for sen tilbagelevering, så det tænker vi at tilføje med 100 kr. pr. dag for sen tilbagelevering efter 3 dage for sent (hvis der ikke står noget lignende allerede). Vi tjekker også, at det står tydeligt, at man dækker med det fulde beløb for ødelagte ting.
    4. Vi vil gerne igen skrive i lokale-chatten, når vi udlåner ting, udover at skrive det ind i det nye udlånsark.
  11. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen punkter.
  12. Evt.
    1. Sprut-flasker i Kantinen
      1. Vi blev aldrig helt sikre på, hvem havde været ved at drikke sprut i Kantinen, som stod fremme i baren, og køleskabene ikke var låst.
      2. Vi har efterfølgende ændret vores koder til køleskabene, så kun bestyrelsen og de DIKUBar-ansvarlige kender koderne.
    2. Møde med Drinx om prisforhandling
      1. Caféen? har møde på torsdag kl. 11 med Drinx for at forhandle priser på vores sprut osv. Seb vil gerne deltage i det møde.
      2. Generelt kan vi også overveje at forhandle om priser også fra Carlsberg, for det er virkelig dyrt ift. supermarkeder, så selv vores interne priser er ret høje nu om dage, så til interne arrangementer kunne vi godt bare bestille fra Nemlig. Til gengæld låner vi dog udstyr gratis fra Carlsberg, men vi behøver måske ikke at købe helt så meget fra dem for at have den aftale. Det er et større punkt, som vi nok snakker videre om på et andet tidspunkt.
  13. Lukket punkt
  14. Arbejdskvarter

Action items