Bestyrelsesmøde 2026-01-08 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Mark, Lasse, Vic, Markus, David, Sofus, Konrad
Afbud:

Formalia
1. Valg af ordstyrer
  1. David
2. Valg af referent
  1. Lasse
Godkendelse af referat fra sidst
1. Det har vi gjort og sendt ud
Overdragelse af bestyrelse
1. Lokaleadgang
  1. Det burde alle have. Vi har også fået taget folk af.
2. Adgangskoder
  1. De bør alle være skiftet nu. Vi gør det løbende hvis de ikke er skiftet.
3. Bank og betalingskort
  1. Ikke fikset endnu. Vic og Markus vil gerne hjælpe. De burde få bankadgang inden for de næste to uger.
4. MitID Erhverv
  1. Det er overdraget til David. Vi har skiftet til MitID erhverv så kassere mm. og øvrige relevante bestyrelsesmedlemmer kan få adgang.
5. Overdragelsesmiddag
  1. Dato er fundet. D. 27. Februar. Vi er hos Vic.
  2. Vi finder ud af champagne og tegninger.
  3. Vi må gerne begynde nu at finde opskrifter hvis vi vil have det.
Næste møde
1. Bliver 2. Februar, så det er inden 1. nar.
2. Konrad står for mad.
Siden sidst
1. Beslutninger siden sidste møde
  1. Julie Prescott skrev om præmie til semesterfejring. Vi har sagt billetten man kunne vinde var fin.
  2. Vi har givet æresmedlemskab til Freja Lauritsen.
  3. Aspiranter er inviteret i FB-gruppen.
2. Evaluering af arrangementer
  1. Intern julefrokost d. 6/12
    1. Det gik godt og var meget hyggeligt.
    2. Oprydningen var også fin, det var madlavningen også. Det bliver fremhævet at det var væsentligt bedre end forrige år.
    3. Folk blev ikke for fulde.
    4. Fin mængde tilmeldte - det fungerede godt vi ikke så mange.
  2. Kantinens julefrokost d. 12/12
    1. Vi solgte meget ift. antallet af fremmødte.
    2. Baren var hyggelig.
    3. Vi regner med overskud på 500-1000 kr. Det burde i hvertfald være pænt.
  3. DIKUs julefrokost d. 12/12
    1. Vi satte bar op.
    2. Barhold var for stort. Barholdet hyggede sig til gengæld.
    3. Ansatte drak ikke så meget, de havde gratis vin.
      1. De drak virkelig meget Cola-Zero og appelsin juice.
    4. 4400kr. i overskud.
    5. Måske skal vi have flere til at sætte op eller pille ned. 2 var for få.
3. Sponsorat-ansøgninger
  1. Vi har ikke søgt noget generelt. Vic begynder på Red Bull efter skitur.
  2. Markus har fået godkendt det vi søgte til julefrokost.
Kommende arrangementer
1. Nytårsfest d. 9/1
  1. Rode og Vic køber pynt i fest og farver.
  2. Vi sælger Aperol Spritz til 25kr.
  3. Vi ser på salget om det går bedre end normale DIKU-bar.
2. 0. Møde og BarioKart-turnering d. 10/1
  1. Mark har lavet slides til 0. møde. Rækkefølgen er lidt anderledes end dagsorden på wiki.
  2. Mad til 0. møde: IDA har lige svaret - det bliver nok et nej.
  3. Vic og Sofus laver mad under mødet. Måske flere.
  4. 27 har trykket deltager indtil videre. 14 interesseret.
  5. Shun lægger switch til. Vi minder ham om det.
    1. Konrad tager måske sin med i nødstilfælde. Vi minder ham også om det.
  6. Eventliste er lavet.
3. 1. Nar d. 6/2-8/2
  1. Tema er på plads.
  2. Legene er på plads.
  3. Plakat er på plads.
Senere arrangementer
1. KemiRevy d. 19/2-21/2
  1. Sofus er tovholder.
  2. Vi skal nok have nye priser.
    1. David regner med at lave ny stor prisliste.
  3. Udstyr skal bestilles. David sætter Sofus ind i hvordan.
    1. Det plejer at skulle bestilles alt sammen på en gang.
2. HKDFØPEAA d. ??/??
  1. Vi laver det nok til en academy aften.
  2. Der laves en gruppe af dem der spiller meget.
3. DIKU Gala d. 13/3
  1. De kører som separat underforening, men de bruger vores midler.
  2. De bruger dog kun deres egne penge og det der tilhører dem.
  3. RKG gør ikke noget.
  4. Gala vil vide om vi vil give noget.
    1. De vil vide om RKG vil give halvdelen af drinksbilleterne.
    2. Generelt sponsorerer vi ikke med penge på den måde.
  5. Vi beslutter at de gerne må indkøbe 3 indkøbsbilletter til indkøbspris pr. frivillig. som en slags sponsorat.
  6. De har også hørt om vi vil have en foreningstale. Det vil vi gerne.
Datoer for senere arrangementer
1. Filmaften
  1. De ansvarlige må finde ud af det.
2. Lan
  1. Dato hurtigst muligt - IDA vil meget gerne vide det.
    1. IDA låner os 10 gode gamercomputere.
  2. 20.-22. Marts.
  3. Mark, Sofus og Konrad skriver sig på.
3. HKDFØPEAA
  1. Det må Shun finde ud af.
4. Rengøringssdag
  1. Det bliver en heldagsting.
  2. Vi giver 2 drinksbilletter til næste event til brug under Happy Hour.
  3. Mad og drikke på dagen.
  4. Bestyrelsen er ansvarlige.
  5. 15. April i blok 3.
  6. 24. Juni i blok 4.
5. Mystery event
  1. 27. Marts
6. Temafest
  1. Bliver 10/4.
7. FUTur
  1. Lå oven i reeksamen. Første uge i blok 4 har mange efterspurgt.
  2. Vi ligger den d. 24.-26. april.
  3. Måske skal vi have en anden dato, da ingen af vores normale hytter er ledige.
  4. Vi finder folk til at planlægge det.
8. Karaoke
  1. Ansvarlige finder dato.
  2. Lasse er medansvarlig.
9. IT-Karrieredag
  1. Vi satser på at stille barhold til d. 24.
10. Tour-De-Fre-Bar
  1. 22/5
11. Temafest
  1. 19/6 stadig.
12. Københavnerløb
  1. Vi gør som sidste år. Vi hjælper tutorer med at afholde, men det er fedest hvis de gør det.
  2. Bliver nok fredag d. 14. August.
Overtagelse af Kantineforeningen
1. Kantinen har kun 3-4 bestyrelsesmedlemmer. Snart kun 2.
2. Alt hvad der definerer kantinen, og DIKU er faldet lidt på jorden post corona og flytning.
3. Kantineforeningen vil høre om vi vil overtage kantinen.
  1. Det vil fjerne lidt overhead for os.
  2. Kantinen vil gerne rykke ind som underforening af RKG.
  3. De skal være separate, da alle er medlemmer af bestyrelsen.
  4. Opgaver vi skal tage stilling til
    1. Julefrokosten
    2. Kantinebooking
  5. Vi vil få hjælp, men vi overtager ansvar.
  6. Vi vil komme til at overtage en masse oprydning fra Kantinen.
    1. Det kan ligge et pres på vores forening. Det påpejes at det ikke er bestyrelsens ansvar.
    2. Hvis vi vil kan vi brande det som RKG-kantinen.
    3. Vi skal også overtage kantinens regnskaber. Det skal vi have set på.
      1. David tror ikke det bliver slemt.
4. Frem til Kantinens næste bestyrelsesmøde kan de finde ud af hvad de vil.
5. Der kommer mange løbende ting nok i et evt. takeover.
6. Nogen vil gerne sælge automaterne. David mener vi først bør sælge når vi har brug for det.
  1. Nogle af dem er i stykker.
  2. De er en del af historien, så vi vil gerne beholde dem så længe som muligt.
  3. De aftager ikke i værdi.
  4. 3 af dem er forsikrede (vi har 4).
  5. Tryg har opsagt vores forsikring, fordi den type forsikring findes ikke længere.
  6. Det er muligt i fremtiden at nogle kan sætte dem op igen, evt. med en Raspberry-pi.
7. Vi vil gerne overtage kantinedriften.
Gammel gæld til Skat
1. Vi har opdaget gammel skattegæld fra en tidligere bestyrelse.
2. Der er kommet en masse rykkere.
3. Vi skulle indberette selskabsskat fra 2024-2025. Vi er forening, så dette bør være 0.
  1. Vi burde få medhold i denne sag.
  2. Vi skal nok betale den gæld vi har.
4. Hver måned får vi yderligere 150kr. gæld.
5. Vi får nok pengene tilbage. Vi har nok bare lidt mindre penge på kontoen i lidt tid indtil. Vi har omkring 60 tusind i kapital, så det går.
6. Vi får svar i sagen om 3-6 måneder.
7. Skat har nedgraderet os, så vi behøves kun indberette moms hvert halve år.
  1. Vi skal indberette fra 1. marts til 1. september.
Facebook-adgang for PR-ansvarlige m.m.
1. Taget op i tidligere bestyrelse.
2. Vi vil se på at PR-ansvarlige og DIKUBar-ansvarlige kan lægge op på facebook siden.
3. Hvis det er en mulighed, så er dette en god løsning.
4. Der er så få der skriver til os, at det ikke er et enormt problem hvis de kan se beskederne.
Minecraft-server for SCIENCE
1. SCIENCEpuljen vil ikke sponsorere en Minecraft server kun for os. Det er ikke et arrangement. Alle på Science skal kunne deltage.
2. De vil gerne på sigt sponsorere mere end det de vil nu.
3. Så ville vi skulle reklamere for det.
  1. Sofus vil gerne lave en plakat til det.
    1. Sofus sætter det op på nørre campus. David gør det på Frederiksberg.
  2. Vi vil også reklamere for det til LAN.
4. Vi kan sætte flere forskellige servers op evt.
5. Vi skal have white-listet.
Nøgleboks i Kantinen
1. Skal vi købe en nøgleboks til en lagernøgle?
2. Det vil vi gerne.
Indkomne punkter
1. Ingen indkomne punkter
Evt.
1. Markus står nu også på bestyrelseslisten på wikien.
2. Mark har 1200 til minecraft serveren. Han har brugt 150. Der er ikke en seneste dato til at sende en kvittering, så vi kan vente til den er lidt større.
3. Der kommer levering i morgen.
Lukket punkt
Arbejdskvarter

Action items

[ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
[x] Søg SCIENCEpuljen for alt, vi kan søge for: BarioKart-turnering, intern julefrokost, 2 måneders Minecraft-server.
[x] David giver Mark og Sofus MitID Erhverv-adgang.
[x] Sofus booker Stavnsbo til 2. Nar.
[x] Markus finder kvitteringer fra julefrokosten.
[x] Opdater 0. møde præsentation.
[x] Mad ideer / planlægning til 0. møde
[x] David laver 1. Nar-event.
[ ] Sofus bestiller køleskabe til revyer, når vi har opdateret priser og snakket med revyerne.
[x] HKDFØPEAA - skriv til Shun
[x] Find weekend til RKG LAN
[ ] David opdaterer muligheden for Facebook adgang og rettigheder til PR ansvarlige mm., efter 0. Møde.
[x] David giver Markus admin-adgang til Facebook.
[x] Køb nøgleboks til lagernøgle i kantinen.
[ ] Find hytte til FUTur.