Bestyrelsesmøde 13/02-2022 - Referat

Referent: Matilde

Fremmødte: Stefan, Iben, Fie, Mikkel, Gustav, LeeAnn, Matilde, Casper, Malthe

Afbud:

Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Matilde tager referat.
   2. Valg af ordstyrer Stefan er ordstyrer.
2. Godkendelse af referat fra sidst Vi skal huske at lægge referat på wiki. Vi godkender det lige senere.
3. Status på overdragelse af bestyrelse Vi holder en 2nd bestyrelsesmiddag på et tidspunkt. Vi har fået spærret de gamle kort og bestilt nye, men de er ikke kommet frem, og de nye kasserer kan ikke komme ind på netbank, men processen er i gang. Regnskab er ajourført helt frem til første februar.
4. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Kontingentbetaling for nye medlemmer til sommer Betalingen kommer først til sommer, da man skal have lidt tid til at beslutte om man vil være med eller ej. Det bliver typisk til 2. Nar, som ligger lige efter Roskilde festival. Der er lukket for kontingentbetaling for gamle medlemmer, og dem der ikke har betalt ryger ud af gruppen her efter mødet. De kan selvfølgelig altid melde sig ind igen til næste betaling. Ca 56 medlemmer er blevet som del af gruppen.
   2. Eval af arrangementer Vi skal huske at lave alle events og møder som begivenheder på facebook. Vi anbefaler folk at subscribe til RKG kalenderen.
      1. Vintersjov extravaganza Blev aflyst pga diverse ting, bl.a. fordi vi var ude i meget dårlig tid. Næste gang skal vi være ude i bedre tid. Vi mistede også lokationen for arrangementet. Da der kun var 6 tilmeldte blev eventet aflyst. Vi snakkede om at lave et erstatningsevent, men det virker ærgeligt at holde et zoom event nu hvor vi har åbnet op igen. Vi skal huske at give en grund til aflysningen.
      2. 0. Møde Vi holdt 0. møde 6 januar. Matilde har glemt at lægge referatet op. Vi havde ikke så meget at beslutte, da vi ikke havde holdt værgeaften endnu. Mødet havde mest til formål at holde liv i foreningen, og så snakkede vi om FUTur og værgeaften. Vi skal være lidt skarpere på at følge op på de datoer vi skriver i vores referater.
      3. Værgeaften Vi holdt værgeaften den 10 februar. Ca halvdelen var tidligere eller nuværende RKG medlemmer. Det er lidt ærgligt at der kommer mange gamle medlemmer som ikke har intention om at være med, men det er dejligt at mærke opbakning omkring eventet. Det ville have været bedre at være i et øvelseslokale (fx biblo), fordi det var lidt svært at holde taler etc. Men det gik fint alt taget i betragtning. Det var lidt svært for planlægningsgruppen, da der var mange der ikke havde prøvet det før. Iben vil opdatere wikien med lidt tips og tricks til arrangementet. Problemet for gruppen var mest at finde på lege, fordi man gerne ville forklare nogle ting om RKG gennem legene, men det var svært at få inspiration fra wikien. Derfor ville det være virkelig fedt hvis wikien blev opdateret. Bl.a. kunne man fx bede hver rustur om at lave 2-3 billeder som kan bruges til værgeaften (det behøver ikke være arrangørerne der gør det hele). Vi deler ansvaret for værgeaften ud senere på året, for at være sikker på at det bliver tildelt når det er relevant. Det skal tilbage til at ligge i efteråret. Der er indtil videre 18 tilmeldte til RKG på værgeaften (én er allerede medlem). Der kommer en reminder i dag (af Stefan). Ifht penge var det fedt at vi valgte at bruge lidt på at give pizza og sodavand - vi kan godt have råd til nice ting til vores medlemmer og medlemmer to-be. Der blev købt 25 familiepizzaer til ca 100 mennesker, og det passede fint med mængden (men vi købte flere end der var tilmeldte). Kunne man opfordre til at man tog en ny med (hvis man er et gammelt røvhul). Evt kunne man få en gratis sodavand hvis man har en rus med. Der er brug for mere reklame til de nye.
5. Kommende Arrangementer
   1. Genåbningsfest Afholdes den 18 februar! Lancering af DIKUbar. Vi er ikke helt færdige med opsætningen, men alt er købt. Vi holder lige en dag hvor vi prøver at sætte det op, så vi kan se om alt holder. Vi prøve-opsætter baren efter mødet. Indkøbsansvarlig har set at lageret er tomt, så han vil gerne købe mere øl :) Han vil gerne have mere end 14000. Der er blevet lagt et barskema op på facebook og discord, men det er ikke blevet fyldt ud så det skal lige postes igen. Vi har booket kantinen indtil lørdag kl 16. Cafeen? har fået lov til at bruge kantinen om aftenen lørdag. Vi skal huske at sige at der er fælles oprydning om lørdagen kl 12:00. Alle skal komme og gøre rent (som altid), og vi sørger for pizza og evt snacks. Matilde sår for at lave en rengøringsliste til havd der skal laves om aftenen og hvad der skal laves dagen efter. Vi sørger for at den overlapper med kantinen. Der er blevet efterspugt Blanc på fad. Stefan har skaffet udstyr, men vi skal passe på ikke at tage for mange fustager op. Da Blanc er ret dyrt er det vigtigt at vi får drukket ud. Et forslag er at vi starter med en enkelt fustage, og så ser vi hvor hurtigt den går. Vi laver lige lidt research.
   2. 1. Møde Vi skal have lagt en dato for 1. møde, så vi kan fordele ansvarsposter. Vi holder det torsdag den 3. marts kl 17. Hvis vi i bestyrelsen arrangerer det første interne sociale arrangement, så kan vi godt skubbe 1. møde en smule. Vi opdaterer lige listen over ansvarsposter (på wikien), så den er super duper opdateret. Vi skal have en pant ansvarlig og en indkøbningsansvarlig. Bestyrelsen bliver dem der er ansvarlige for at holde oprydningsdage for lokalet. Stefan og Matilde stor for at cleane wikien. Stefan laver et facebook event.
   3. FUTur Afholdes 25-27 februar (er blevet rykket lidt pga DIKUbar). Mikkel og Freddy er ansvarlige, og der er fundet rus til at arrangere det. Der er blevet bestilt hytte og bus, og DIKU betaler hytten. Prisen bliver omkring 180 pr person. Det skal virkelig meldes ud snart, da det er ret tæt på - der er sket lidt forvirring med fysisks FUTur, så det skal EXPLICIT meldes ud hvilken FUTur der er vores FUTur. Fie skriver til fysik og får dem til at skrive fysik på. Turen skal meldes ud senest tirsdag (den 15), helst i morgen. Man kunne evt sælge billetter i kant. Der er skaffet 2500 kr fra SCIENCE puljen til mad (men IKKE til alkohol) - så det skal være på forskellige ordrer (ikke nogle ICE på regningen). Det er rigtig godt igang :)
   4. Ansøgnings Workshop Fælles dag hvor alle kan skrive ansøgning sammen, er både hyggeligt og nice. Vi gør det tirsdag den 15 marts. Gustav er primus motor på at det sker. HUSK at den 10. marts er der infomøde for nye vejledere.
   5. Første hyggearrangement Det bliver fredag den 11 marts. Bestyrelsen er ansvarlige.
   6. Påskefrokost Vi har fået nogle penge. Matilde skriver lige til Trine og koordinerer.
6. Status på sponsorat ansøgninger
   1. SCIENCEPuljen Vi har ikke søgt noget siden sidst.
   2. KU Trivselspulje Iben har søgt 3500 til pizza til værgeaften, men vi har ikke fået svar endnu. Vi skulle som udgangspunkt får udbetalt inden slutningen af februar. Der er en del udgifter hvor vi allerede har brugt pengene, men vi skal lige have dem ind på kontoen.
7. Status på DIKUbar? Vi prøveopsætter baren efter mødet. Barintroduktion 30 min før festen, og der skal være mindst én fra hver bartid tilstede. Barplanen skal smides op igen, og der skal mindes om at man skal være relativt ædru når man står i baren. Stefan med flere (Matilde) laver en plan for procedurer, og nogle nice laminerede ting der kan hænge i baren. Hvis vi i fremtiden har problemer med at få udfyldt barskemaer så kan vi overveje at lade alle deltage som bartender. Det kunne også lokke folk til at være med i RKG, selvom man måske ikke har lyst til at være vejleder. Bartenderreklamer? Lad os holde et DIKUbar intromøde! Men lad os snakke om det på 1. møde, så resten af foreningen kan være med til at bestemme. Ideer til vision:
   1. Alle kan melde sig ind i RKG og på den måde få lov til at være bartender
   2. Vi vil gerne undgå at folk er med kun for at være med til interne arrangementer
   3. Det forventes ikke at man kommer til alle DIKUbar arrangementer, men at hvis du kommer som medlem af RKG så hjælper du til med oprydning osv. Man behøver ikke at stå i baren til hver DIKUbar.
   4. Det forventes ikke at du er vejleder bare fordi du er med i RKG.
   5. MEN det forventes at du som medlem engagerer dig i enten rusturen eller DIKUbarerne/eksterne arrangementer eller for at planlægge interne arrangementer (eller alle sammen) Carlsberg vil gerne samarbejde med Barwin - er det noget vi også er interreserede i? Vi skal lige se opsætningen og hvor meget plads der er til mere inventar. Vi ser lige på det efter den første DIKUbar.
8. RKGs rollebeskrivelse (dokument fra instituttet) Iben, Fie, Stefan og Matilde kigger lige på det og sender et forslag ud til resten af bestyrelsen.
9. Moms Vi skal momsregistreres, og vi skal finde ud af om vi er momsfritaget. Vi skal finde ud af hvad det betyder for regnskabet. Det er en process der er i gang wuhuu! Lad os skrive en mail til skat og finde ud af hvad vi skal gøre. Nogen står for at lave et skriv som kan godkendes internt i bestyrelsen, og så er der en der sender det til skat og spørger om det holder. Vi mener at vi er momsfritaget, men vil gerne have det bekræftet. Fie og Iben er ansvarlige for at det sker.
10. Næste møde Næste møde bliver 20 marts. Stefan laver event på facebook. Vi laver hjemmelavet mad. Gustav skriver ud en uge før (og skriver også ud om mad).
11. Indkomne punkter Ingen indkomne punkter.
12. Evt.
    1. Mødestruktur Vi skal huske at smide events op for møder, og at det skal meldes ud en uge før. Vil vi gerne har folk med på zoom? Kune vi blive enige om at når/hvis mødet meldes ud i god tid, så kan det godt forventes at mødet kun er fysisk. Et argument for online deltagelse er at det kan lokke folk med, og det er nice med deltagelse. Vi kan evt sige at vi kun sætter en digital løsning hvis der er nogen der requester det. Man kunne også sige at der altid vil være video, men at det ikke kan forventes at folk kan snakke med. Hvis vi fanger bare én person på det så er det det værd. Bestyrelsen møder op fysisk.
    2. Wiki skrivedag Lad os lægge en skrivedag efter 1. møde på et tidspunkt. Det bliver en del af ansvarsområdet.
    3. FUTur Der bliver lagt en begivenhed op i dag eller i morgen. Stort set alt er planlagt, det eneste der mangler er at bestille mad. Mikkel og Freddy får RKG nemlig login.
    4. Udmelding af RKG Der bliver spurgt hvor mange af dem der bliver meldt ud af gruppen der er 5+-år gamle medlemmer? Dem der er der nu har maksimalt været i gruppen i 2 år, men det er blevet skrevet ud personligt til alle om det er med vilje at de ikke er med i gruppen mere. Der plejer at være omkring 40-50 der bliver i gruppen, og vi er helt oppe på 56 juhuu! RKGammel er bare en alumnegruppe for at holde kontakt til folk.
13. *Lukketpunkt