Bestyrelsesmøde 2024-05-07 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Fie, Kröll, Shun, Bella, David og MaltZe (gik tidligt)
Afbud: Friis
Udeblevne: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer Seb
   2. Valg af referent David
2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt.
3. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde Vi har udlånt Soundbokse til datalogi-økonomis fodboldkamp og IT-karrieredag den 3. maj. DIKU Ornitologi er blevet stiftet, som vi har godkendt at være en underforening af os, forstået på den måde at deres medlemmer køber Små Fugle (og andet fugle-relateret alkohol) igennem os, og at deres regnskab køres på separate konti i RKGs regnskab.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Eksamensfrebar blok 3 Det gik okay, og der var en del mennesker. Der var dog problemer med rengøringen til sidst, så vi kunne overveje at sørge for at have vores egne gulvmopper. Kun baren var en smule klam til sidst, måske fordi der var nogle der blev tilbage til sidst og lovede at tage det sidste, men de havde ikke alle RKG-adgang, så vi skal nok sørge for at smide alle ud til sidst, når vi lukker. Det er vigtigt, at vi gør ordentligt rent lige efter DIKUBar til andre, der skal bruge kantinen.
      2. Barcrawl Der var kun ét hold med 4 fra RKG, men de ansvarlige følte at have lavet et godt arrangement med en god quiz osv. Det lå uheldigt samtidig med personalemøde på Caféen?, i reeksamensugen, rejser osv. Vores interne events er nice, så vi vil gerne være bedre til at undgå, at de ligger samtidig med andre ting ved at finde datoer tidligt på forhånd.
      3. 1. Maj Det var vildt med rigtig mange deltagere bl.a. Caféen?-folk. Vi havde nogle veganske pølser til overs, men ellers var det en succes med at sælge pølser, for vores grill fungerer endnu på trods af dårlige/manglende hjul. Vi ser ud til at have et pænt overskud på omkring 3000 kr., selvom der nok er blevet taget nogle genstande i løbet af ølkroket.
      4. Tour De Frebar Det lå desværre dagen før Friis' polterabend, men Tour de Frebar var virkelig fedt. Det var fedt med en rodeotyr på Jura, så det var smart at have som første stop. Det kunne have været fedt med flere stop, men fordi vi troede, at vi blev 80 deltagere, sagde mange barer nej til at få besøg af os. Det var dog godt, at vi kun var omkring 60, fordi bussen var proppet. Det var måske ærgerligt at stoppe på Farma, fordi folk var fulde til sidst, så de ville hellere på DIKU i stedet for Farma, og der gik heller ikke rigtig nogen på Caféen? til sidst. Der blev givet nogle præmier for et par ting, inkl. en flaske Fugle til sidst, hvor endnu en flaske Fugle ser ud til at være forsvundet, måske fordi nogle bare tog den, fordi de så, at vinderne drikke deres flaske. Nogle har fået stjålet tøj og alkohol fra et ulåst skab i kælderen, men ulåste skabe er på eget ansvar, og det kan også være nogle fra revyen, som måske har flyttet det til et andet sted, så vi vil ikke skrive ud om stjålne ting på vegne af RKG. Eventet er gået en del i minus, fordi vi ikke solgte alle billetter, men det er et fedt internt event, så vi er okay med at gå lidt i underskud, hvis vi kan sørge for at få pengene fra andre steder. Nogle har måske ikke været opmærksomme på at betale for deres genstande til bussen, så vi burde måske sælge drikkevarer ved indgangen til bussen og tjekke overførsler eller lade folk bestille drikkevarer-pakker på forhånd ved tilmelding. Næste år vil vi måske gerne tilbage til den mindre bus, fordi den var virkelig dyr, vi kunne ikke sælge nok billetter til ikke at gå meget i minus, vi var for mange mennesker til at komme rundt og ind på barer, og vi vil ikke øge billetprisen endnu mere til næste år for at have råd til samme bus med færre mennesker. Vi fik en time mindre med bussen, fordi den var dobbeltbooket, så vi vil gerne forsøge at få nogle penge tilbage.
      5. Større Bededag aflyst Vi har ikke været ude med PR (i god tid), og mange lyder til ikke at ville komme, så derfor har vi aflyst det. Det kunne dog reklameres som et fedt event, fordi det er på en onsdag, hvor Caféen? også er lukket. Vi skal generelt virkelig være bedre til PR. Der dukker ikke særlig mange mennesker op længere fra de ældre årgange til vores events, og førsteårgang kommer ikke altid.
   3. Kommende arrangementer
      1. DIKURevy Vi står for deres bar, hvor vi ikke har super mange mennesker til at stå endnu, så vi promoverer det igen. GeoRevy har meget sent spurgt os om at stå i deres bar, men det gør vi også med hjælp fra nogle fra andre studier. Deres økonomi kører igennem os, så vi finder ud af at udbetale deres del af overskuddet til dem.
      2. Friis' bryllup Vi udlåner en masse af vores udstyr som Soundbokse, lys og endda bartendere til Friis' bryllup fra om torsdagen inden DIKUrevy-weekenden, så andre kan ikke bruge/låne udstyret i den weekend (fordi vi stadig mangler Soundboks-batterier, men vi får nogle ifm. studiestarten).
      3. Tutor arrangement d. 25 25. maj (fordi vi ikke kunne flytte 2. Nar til nu pga. ingen ledige hytter i maj) er der tutormøde/plenum svarende til mødet på 2. Nar, hvor vi får brunch, starter pusling osv., så der bruger vi en del af RKGs udstyr.
   4. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. PROSA-penge
      2. SCIENCEpuljen Vi har fået 2000 kr. til FUTur, hvor Seb er ved at indsende SCIENCEpuljens dokument med evaluering osv.
      3. CaféenPuljen Vi fik 8000 kr. til Galla samt 4000 kr. til en palleløfter og 5000 kr. til nye RKG-kopper, som vi stadig mangler at modtage. Vi vil nok gerne flytte rundt på nogle ting og evt. smide (nogle) kostumer ud, så de ikke ligger i lokalet.
4. Revy-samarbejde Der er lang tid til næste revysæson med SaTyR i efteråret, så vi kan overveje i den periode, om vi vil blive ved med at have et lokale til (næsten) kun revyernes drikkevarer.
5. RKalenderG-appen Bastians app er udkommet i App Store og ved blive at blive godkendt i Play Store. Der er blevet tilføjet en knap til at se, om det er tirsdag. Vi har overvejet at give kantine-vouchers/automat-gavekort for DIKUBar-oprydning og hjælp til galla osv. i stedet for at give DIKUBar-vouchers (som også var udviklet i appen).
6. IT-karrieredag Når event-afdeling lukkes på DIKU, vil RKG måske afvikle IT-karrieredag fremover. Måske vi stadig samme dag vil have Tour de Frebar, når vi selv arrangerer det og bare kan slutte karrieredagen f.eks. kl. 17.
7. Næste møde Næste møde bliver onsdag d. 5/6 kl. 18. Shun laver mad (hjemmelavet pizza) til næste møde, og alternativt vil vi rent faktisk gerne forsøge med at købe frysepizzaer i stedet for at spare foreningens penge.
8. Indkomne punkter
   1. DIKUBar / RKG og engagement - Fie Engagementet i DIKUBar, vores andre events og generelt er faldende. Vi har flere gange været én eller få personer tilbage til oprydningen i DIKUBar. Fie foreslår, at vi lukker DIKUBar tidligere og evt. færre barer, fordi vores storhedstid med folk, der vil feste hele natten, er forsvundet, bl.a. da de meget engagerede nu er på Caféen? i stedet. Førhen var der kun 6 barer om året, mens vi nu har sigtet efter ca. en om måneden, hvoraf en del dog er blevet aflyst pga. lav interesse, så vi vil gerne gøre det som mere specielle events f.eks. med temaer og planlagte ting. Vi har/ser ud til at have rigtig mange arrangementer, og folk er begyndt ikke at være så engagerede i at (følge kravet om at) hjælpe til. Vi vil gerne skære ned på antallet af DIKUBarer til ca. 6 om året, skære ned på interne events til et ca. hver anden måned (i stedet for hver måned) samt lave et vagtskema i stil med Caféen? for at sørge for, at folk hjælper og dukker op. Det præsenterer vil til n. møde, så inden da laver Kröll et udkast til vagtplanlægning. Med vagtplanlægning kan der blive sat f.eks. 10 mennesker på for at være ansvarlig for en DIKUBar, så de skal sørge for at udfylde baren og/ved at invitere deres venner osv. Vi overvejer at ændre reglerne i vedtægterne, så det er nemmere at forstå, hvad der er krævet af en ift. mødedeltagelse og at hjælpe til for at være medlem af RKG. Vi har rigtig mange inaktive medlemmer, så vi overvejer at slå hårdere ned på at smide inaktive folk ud.
   2. Salg til andre foreninger David har fået forespørgsler om at købe øl af os (for at bruge vores leveringsaftaler) til andre foreninger til interne priser, hvor de selv vil stå for salget af øl. Vi har selv salg til eksterne priser til andre små foreninger som DICON, som vi har en aftale med. Vi sælger dog til revyerne til vores indkøbspriser med meget lille fortjeneste (stort set vores interne priser). Det vil vi gerne åbne op for at gøre til andre små foreninger, f.eks. når nogle på DIKU gerne vil købe et par kasser af øl til en fodboldkamp, hvis de køber hele mængden ud af os på forhånd og selv står for salget. Hvis andre foreninger vil have mulighed for at aflevere ikke-brugte drikkevarer tilbage (uden en egentlig større aftale, som den vi har lavet med revyerne), skal de købe drikkevarerne til vores eksterne priser under deres arrangement. I kantinens regler står det, at arrangementer afholdt i kantinen skal købe drikkevarer af kantinen frem for RKG, hvor DIKUBar er den ene undtagelse til den regel, men DICON plejer at holde deres arrangementer andre steder.
   3. DIKUs Sommerfest DIKU har spurgt os om hjælp til deres sommerfest. Vi hjalp også til IT-karrieredag, hvor DIKU betalte et honorar som en del af deres betaling til os. Vi har besluttet, at honorarer som det går til RKG, fordi vi laver frivilligt arbejde, selvom nogle kommer udefra og hjælper os, men i stedet kan vi give mad (som måske allerede er en del af eventet) og gratis drikke.
9. Evt.
   1. Penge fra DIKU til mad ved bestyrelsesmøder DIKU vil ikke skabe præcedens for at give mad til faste møder, men de vil gerne give til større årlige arrangementer og møder, så vi vil søge om penge til f.eks. 0. Møde og Tour de Frebar i stedet.
   2. Oprydning i RKG-lokalet Vi har ikke haft en af vores to årlige oprydningsdage i materialelokalet i halvandet år, så vi overvejer at rydde op til n. Møde, så det er klar til studiestarten.
   3. Roskilde Festival Vores to Get A Place til RKGården er næsten fyldt ud. Vi er ved at få styr på det udstyr, vi skal have lejet, og køb af alkohol osv. En tager sine to egne bongs med, som RKG betaler for, hvis de skulle gå i stykker. Vi har 10×10 meter (forhåbentlig ikke 5×20 meter), som burde være nok til, at næsten alle har hver deres telt, fordi sidste år havde de ca. 11 telte (til 13 mennesker) i halvanden Get A Place.
   4. Skibby Festival David har godkendt, at vi laver en Nemlig-bestilling fra RKG af øl og Somersby med levering til DIKU, så det kan tages med til Skibby, og det overskydende kan beholdes af RKG. Deltagerne i Skibby Festival betaler for alt den øl, som vi ikke får tilbage i sidste ende, og det smarte er, at vi kan starte ud med at give dem vores nuværende lager af øldåser (fra hytteture osv.).
   5. Store sodavandsflasker er upraktiske Bella ønsker, at vi går tilbage til dåser i stedet for de store flasker, så der er mindre spild, og det er nemmere at sælge udendørs og på hytteture (så sodavandsdrikkere ikke bliver ruineret som på FUTur). Det er dog meget nemmere at tælle de store flasker, de er ca. 30% billigere, og det er nemmere for vores fire pantere/pantansvarlige. Vi vil gerne fortsætte med dem, men folk må så begynde at tømme de åbne store flasker efter DIKUBar, så vi ikke har klamme sjatter til overs.
   6. RKG-trøjer Friis havde fået bestillingen af trøjer godkendt af Gorm for nogle måneder siden, men det er ikke kommet længere, selvom vi efterhånden har næsten ingen trøjer tilbage. Vi venter også stadig på at få panter-trøjer, som godt nok er blevet designet færdige. Seb får styr på at komme videre med bestillingen af tøj.
10. Lukket punkt

• [ ] Kröll fortsætter kontakt med instituttet vedr. rengøring af DIKUBar - igangværende (de har glemt vi findes).
• [ ] Bastian laver en RKalenderG-app - den er næsten færdig.
• [x] Kröll David søger penge fra instituttet til mad ved bestyrelsesmøder.
• [ ] Fie skriver på julefrokost-wiki'en.
• [ ] Seb står for at lave et nyt Facebook-bannerbillede.
• [ ] Friis Seb søger om T-shirts.
• [ ] Kröll søger om lyd/lys-udstyr til DIKUBar.