Bestyrelsesmøde 2026-10-05 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Sofus, Lasse, Markus, Konrad, David, Andy, Hugo, Adam, Noah, Emil
Afbud: Mark Wiskum, Victoria

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. David
   2. Valg af referent
      1. Lasse
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Godkendt og sendt ud.
3. Næste møde
   1. For nu gider vi ikke.
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har godkendt ideer til design til Soundboks mix.
      2. De baransvarlige har fået lov til at give shots til intromiddage.
      3. Vi gik også tilbage på beslutning om at vi ikke vil have nøgle
      4. Sune og Tobias har fået lov til at have adgang til Zettle API. De har også fået adgang.
      5. Vi har bestilt pantsække og pantbokse.
      6. Vi giver ikke længere billetter til fredag og lørdag hvis man står i bar torsdag. Med mindre revyerne tilbyder det.
      7. David har besluttet at nu er David ansvarlig for vores lokaler i stedet for Kroll (dem vi har adk adgang til.). Kroll stadig medansvarlig.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Førsteårsfest d. 11/9
         1. Det var wild.
         2. Oprydning gik dårligt. Der var næsten ingen der kom dagen efter.
         3. Bedst sælgende diku bar nogensinde: 27750. Cirka 10000 i overskud.
         4. Det var god idé at have flere rus til at være med til at planlægge. Engagementet var højt.
      2. Kantinens Intromiddag d. 17/9
         1. Der var flere der tog venner med, og der var mange flere rus.
         2. Fremmødet var dobbelt så godt som sidst.
         3. Madlavning gik også godt. Vi manglede lidt gryder.
         4. Oprydning gik stille og roligt. Markus og Konrad ryddede op.
         5. Vi mangler stadig svar fra DIKU ift. sponsorat. RKG kan dog godt dække det.
      3. DIKUrevy-fremvisning d. 18/9
         1. Meget hyggeligt.
         2. Ikke meget mere.
         3. Der kom ikke nogen. Udover Mark.
         4. Det kan være folk ikke kom fordi der ikke stod der var gratis mad.
         5. Fadøl var lidt overkill måske. Vi skal lige vurdere det næste gang.
            1. Måske skulle vi sælge halvliters dåser.
      4. RKG LAN d. 2/10-4/10
         1. KÆMPE SUCCES!!!
         2. Vi startede med 56 billetter. Vi endte med, at der kom mange, der ikke havde billet. Efter at have fået dem til at købe en billet, endte vi med hele 64 billetter.
         3. Mange nye har meldt sig ind i RKG.
         4. Det virkede som en god reklame. Specielt fordi vi som RKG var mere tydeligt bag ved LAN'et, og begrund af navnet “RKG LAN”
         5. Der er blevet drukket ca. 13 kasser øl.
            1. Der er ikke længere flere øl.
         6. De laver intern evaluering.
         7. Næste gang kan det være en god idé med flere ansvarlige til flere vagter og flere hænder i løbet af LAN.
            1. I så fald skal der også være en lille godbid til dem der gør det.
         8. De ansvarlige har stadig skulle købe billet.
         9. De købte pizza anden dag i stedet for frysepizza fordi der var så mange der manglede og der var penge til det.
         10. Det var svært at holde styr på hvem der var med i RKG og hvem der ikke var.
             1. Rus fik at vide at det var nok bare at trykke deltager til værgeaften og ikke at møde op. Vi regner med at der trods alt er mange der alligevel møder op når de får FB notifikationer etc.
         11. Sofus fik snakket med mange nye. Det var godt.
         12. Generelt skal vi passe på med hvor meget der bliver drukket. Det var måske på grænsen.
         13. Vi vurderer at de nye der er kommet 50/50 er kommet for LAN bare, og de andre vil rent faktisk gerne engagere sig.
             1. Begge dele er jo fint. Hvis dem der elsker LAN hjælper til også så er det fantastisk.
   3. Kantinen
      1. Beslutninger siden sidst i Kantinen:
         1. Vi solgte Zero til 10 kr. fordi det var for gammelt
         2. Jeg (Lasse) smed al kaffen ud fordi den var for gammel.
         3. Vi køber premium kaffe nu, fordi det koster det samme.
      2. Vi har fået infoskærmen op og hænge. Bertram og Konrad sætter snart infoskærm op (med raspberry pi).
      3. Vi har stillet et skilt op så folk stopper med at smide mad ned i vores vasketøjskurv.
      4. Vi mangler ret mange kopper. Der plejede at være alt for mange kopper.
         1. Vi håber det er en studiestarts ting.
      5. Vi har afkalket maskinen.
      6. Vi skal have folk ud i hjemstavnslokalerne og se om de har vores lort stående.
      7. David og jeg og Markus går rundt og fucking smadrer folk hvis de har taget vores inventar.
      8. Vi har holdt møde om renovationen af kantinen. Lige nu står vi kun til at kunne få et tekøkken i kantinen.
         1. Vi har bragt op, at vi er mange foreninger som benytter køkkenet, og at det er meget vigtigt for studielivet.
         2. Vi er dialog med dekanatet og med KU Bygninger.
         3. Vi har samlet underskriftsindsamlinger og udsagn fra forskellige ledere for foreninger der bruger os.
         4. Vi vil gerne lave en underskriftsindsamling.
            1. Konrad laver et udkast.
   4. Sponsorat-ansøgninger
      1. Markus skal søge om LAN
      2. IDA vil gerne have at vi laver et IDA event. Vi overvejer det med Kantinens julefrokost, fordi det er åbent for alle.
5. Kommende arrangementer
   1. RKGNar d. 9/10-11/10
      1. David er torvholder. Der er en OK planlægningsgruppe.
      2. Konrad kommer først lørdag. Så vi må jo aflyse. (Haha spurgt konrad).
      3. Dem der ikke var til mødet skal planlægge alt.
      4. Markus er klar på at planlægge et dagsløb.
      5. Vi vil også lave et natteløb. Vi tror Vic har lavet det.
      6. David bestiller mad.
      7. Vi må godt møde kl 9 om morgenen hvis vi vil.
      8. Der er 18 mennesker tilmeldt. Det bliver en hyggelig tur. Vi er glade for at der ikke er + mennesker ligesom sidst.
   2. SaTyRrevy d. 15/10-17/10
      1. Der er blevet bestilt øl.
      2. Barskema er helt fyldt.
         1. Sofus skriver ud om folk kan hjælpe med at fylde op torsdag.
      3. Kroll er ansvarlig for satyr, så han har spurgt om priser.
      4. Carlsberg har givet os et godt tilbud på øl.
   3. Temafest d. 7/11
      1. Vi har beholdt 7/11 som dato. Så vi kan gøre det om lørdagen.
      2. Vi ved ikke så meget om hvordan planlægningen er, ingen i bestyrelsen er med.
      3. De vil nok fikse zettle i ferien.
      4. Konrad kan ikke komme. Så vi aflyser det hele. (haha nej spurgt, Konrad).
6. Senere arrangementer
   1. Generalforsamling d. 8/11?
      1. Dagen efter fredagsbar.
      2. Konrad kan ikke komme, så vi aflyser det hele. Oplagt. Ej just kidding spurgt Konrad.
      3. Det bliver kl. 12.
      4. Vi vil nok ændre vedtægten med tillidsrepræsentanter. Vi vil nok gerne have der til at stå 1 eller flere tillidsrepræsentanter.
      5. Vi skal også snakke om hvem der må melde sig ind i DIKU. Vi vil gerne have samlet front for bestyrelsen.
         1. RKG skal som udgangspunkt ikke have et overskud (Vi vil gerne lægge resten ind i foreningen). Vi får dog et problem med overskud, hvis vores indtægter er erhvervsmæssige, men vores udgifter ikke er, så skal vi betale overskudsskat af vores indtægter.
         2. David argumenterer for at de fleste udgifter er erhvervsmæssige (udstyr mm.). Vi vil altid have lavet overskud et andet sted end hvor vi bruger.
         3. Der er nogle ulemper, men generelt vil bestyrelsen ikke åbne for studerende der ikke er på DIKU.
      6. For at have transparens vil vi gerne vise vores regnskab op til GF. Så folk kan se hvor vi bruger pengene.
      7. Æresmedlemmer går til stk. 10 i vores vedtægter. Sofus vil gerne vide hvorfor de skal det.
      8. Vi siger man først behøver at få æresmedlemskab efter første GF efter man er stoppet. Det har vi ikke i vedtægter men det ville være en god idé.
      9. Lige nu er der er i princippet en halvanden måned hvor der ikke er nogen medlemmer af RKG. Fordi medlemskab følger regnskabsåret og vi først lod folk betale kontingent efter 11. september.
      10. Vi vil gerne tilføje et stk. efter stk 10 så folk der er gået ud kan få lov til at betale kontingent.
      11. Vi stiller som forslag at stk 4.1. ændres så folk både kan hjælpe med eksternt eller internt. Lige nu står der kun eksternt. Det gør vi ikke i praksis lige nu.
      12. Måske skal vi tilføje et stk om hvad en aspirant er. Ens første år i RKG er man aspirant. Noget i stil af 'Medlemmer er aspiranter første år de er med i foreningen'. Vi skriver nok også hvad deres rettigheder er. De skal ikke have helt lige så mange rettigheder som aktive medlemmer.
      13. Paragraf 12 stk. 3. skal nok ændres.
   2. Oprydningsdag i mellemugen 11/11 kl. 11:11 senest til 11:11
      1. Vi har ikke valgt dato endnu. Vi skal nok gøre det i mellemugen.
      2. Der er ikke et stort tema endnu. Vi skal bare lave generel oprydning i lokalerne.
      3. Vi gør det også onsdag d. 3. februar.
   3. HKDFØPEAA i mellemugen?
      1. Der er ikke sket noget endnu. Vi skal også finde en dato.
      2. Vi sætter det lowkey oven i oprydningsdag. Så kan folk måske drikke gratis.
      3. Hvis vi siger det er eksternt så kan vi tælle det som erhvervsudgift. Så siger vi man skal være med til oprydning inden. Dem der ikke kan hjælpe skal så købe.
      4. DEM DER HJÆLPER HELE DAGEN DRIKKER GRATIS!!!!
   4. Kantinens Klippeklistredag d. 19/11
      1. Vic er ansvarlig. Den må hun se på.
      2. Eventet er simpelt så det er all good.
      3. Vi skal lige informere Vic om at Mads Jerup gerne vil lave Gløgg.
   5. Værgeaften d. 20/11
      1. Fredag d. 20. Det bliver sikkert super duper lit.
      2. Vi laver nok de samme lege som sidst.
      3. Prosa og IDA laver mad hver især.
      4. Vi skal forberede os på at der er 40 min hver til fagforeningerne.
      5. Vi skal have lavet PR til det. Det er første uge inden PR.
   6. BioRevy d. 26/11-28/11
      1. Sofus har bestilt køleskab. Der burde være drikkevarer nok til begge.
   7. RKGs Julefrokost d. 5/12
      1. Vic står også for det. Hold da op.
      2. Vi laver mad på dagen.
      3. Awards skal være planlagt på forhånd.
      4. Vi skal have prikket til Vic ift. RKG julefrokost.
   8. Kantinens Julefrokost d. 11/12
      1. Adam laver en gruppe. David skal nok lidt ind over ift. IDA.
7. Minecraft-server for SCIENCE
   1. Status: David får hængt plakater op til serverne. De kører super godt lige pt. Der er ok mange credits.
8. RKG-tøj og -merch til alle medlemmer
   1. David har skrevet til tekstilprint, han skal snakke med dem ift. hvad priserne er. Vi skal spørge hvad 50 trøjer om året ville koste og også ift. tutortrøjer. Vi kan ikke love tutortrøjerne, men opfordre koordinatorne til at gøre det. Ideen er at det bliver billigere nu.
   2. David er nu blevet opmærksom på at systemet for at få en RKG trøje er ret underligt.
   3. Vi vil gerne formalisere processen eller noget. Vi vil gerne opfordre næste bestyrelse til at hvis man har været med i 6 måneder, så kan man få trøjer. Så kan vi dele dem ud til N. møde eller 0. Møde. Det er det vi kører med.
9. RKalenderG-appen / RKG-appen
   1. Den er open source nu, og vi har sendt penge til Bastian for de år han har hæftet personligt for det.
   2. Konrad og Bertram skal nok få lavet det. Vi sætter den nok først på Bertrams konto, og så bagefter sætter vi den over på RKGs egen konto da det også er forretningsudgift.
10. Foreningsmesser på DIKU og SCIENCE
    1. Der kom næsten ingen til vores messe sidst samme dag som introfest.
    2. De flytter den nok over til HCØ der kan det være det går bedre.
11. Reparation af vores ladcykel
    1. RKGs ladcykel var meget slidt. Begge hjul meget punkterede. Sofus siger den kører lowkey fint. Den holder faktisk luft.
    2. Kipp har klaget, så der er nok noget galt.
    3. Vi overvejer at købe en helt ny og elektrisk cykel. Så kan vi fræse rundt og have det mega fedt. Sprede frygt i uniparken. Vi kan også søge penge til det. Ligesom palleløfteren.
12. Soundframe til Soundboks Mix
    1. De er ved at lave test print på Soundboksen. Til gengæld får vi gratis print.
    2. Vi har lavet et design, det skal lige godkendes. Vi siger god for det.
13. Gavekort til bowling
    1. Vi laver afstemning med dato. Så laver vi et event og så sender vi pris ud.
14. Samarbejde med Masonic
    1. Sofus fik en snak med Masonic. Det handlede mest om at de nogle gange tager computere ud til fester.
       1. Der er 3 mænd der synes det lyder lidt whack.
    2. I hverdagene fra 15-18 ish, så kommer den nogle gange ud med computere og spiller 2v2 eller noget.
       1. Vi skal nok sætte reklame op og sådan. Det kunne være ok god reklame til ScienceLAN.
    3. Måske lan imellem flere unier. Det synes vi kunne være lidt hype.
    4. Han vil gerne have en dato snart til science lan ift. koordinering.
15. Samhandelsaftaler med Carlsberg
    1. Der er gået næsten 3 år siden sidst vi forhandlede med dem. Vi skal forhandle nogle nye. Det kan være vi får noget bedre fordi Cafeen har fået noget nyt.
    2. Vi køber ret meget dåser og sodavand til revyer.
    3. Vi ved ikke om priserner bliver bedre eller anderledes til Pepsi endnu.
    4. Det skal ske. Vi skal finde et tidspunkt at mødes med Signe.
       1. Det bliver forhåbentligt inden den nye bestyrelse kommer ind.
16. Indkomne punkter
17. Evt.
    1. Lige nu får bartendere 20% hele aftenen. På et tidspunkt kan vi nok ændre på satsen.
       1. Lige nu står der ikke noget om at antikaos får 20%, men det gør de. (Hvis de står der mindst en time).
       2. DJs drikker også gratis.
    2. Ift. LAN. Fagrådet fik en besked om vi vil afholde hackathon (det gør fagrådet). De vil også lave en weekend turnering i E-Sports. Vi fik det fra DTU. Vi sætter dem i kontakt med Sofus.
    3. Infopunkt: generelt på Discord har flere lavet en @everyone. Vi skal lave @Aktive medlemmer i stedet.
       1. Skal vi lave en purge? Nej. Vi vil gerne bruge @aktivmedlem, og give inaktive medlemmer en chance for at rejoine.
    4. Kantinen igen: RKGs køleskab. Vi mangler stadig at dække det sidste til. Vi skal have en person som taper en sort sæk fast så folk ikke køber der.
       1. Markus gør det. Man kan sige at bjørnen er en ged.
    5. Vi skal høre om Kroll vil se på vores broke ass køleskab.
18. Lukket punkt
19. Arbejdskvarter

• [ ] David ophænger plakater for Minecraft-servere.
• [x] David tjekker, at der indkaldes til møde med DIKU omkring Kantinens køkken.
• [x] Revy-ansvarlige (Sodussy) skal holde møde.
• [x] David laver kontingent for 26/27.
• [x] David laver NemTilmeld til RKGNar.
• [ ] Lasse lav et skildt hvor der står DIKU's kantine
• [ ] Sofus prikker til Kipp om at de skal til at starte med Temafest
• [ ] Konrad opretter oprydningsdagevent til 11/11
• [ ] Lasse laver plakatter til værgeaften
• [ ] Sofus spørger DIKU om vi skal stå i bar til julefrokost
• [ ] Lasse prikker til Vic om RKG julefrokost
• [ ] Adam laver en messengergruppe til Kantinens julefrokost
• [x] Markus putter en sæk på RKG's køleskab
• [ ] David tjekker gamle køleskabe