Bestyrelsesmøde 02/11-2021 - Referat

Referent: Kröll
Fremmødte:
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent
      1. Stefan bliver tvunget
   2. Valg af ordstyre
      1. Supreme Leader vælger sig selv
   3. Godkendelse af referat fra sidste møde
      1. Vi kan ikke finde referatet og kan derfor ikke godkendes
2. Siden Sidst
   1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
   2. Beslutninger siden sidste møde
      1. Der er blevet udlejet fadølsudstyr til NetCompany (DM i programmering), samt har vi stået for udskænkning af dette. \ \ Der var en del forvirring om antal af gæster tidsrum etc. der gjorde at vi købte en del for meget ind (10 fustager i alt, hvoraf der kun er åbnet 4). 4 fustager blev også drukket til førsteårs festen. \ \ Der er sendt en faktura på 5000,- til kantinen som sender den videre til NetCompany.
   3. Eval af arrangementer siden sidste møde
      1. Førsteårs fest
         1. Super fedt arrangement, rus var virkelig engageret i planlægningen. Disney Tema var perfekt og rigtig mange dukkede op i gruppe kostumer.
         2. Der var planlagt rigtig rigtig meget. Hvilket vi ikke er vant til, men var super fedt og folk virkede til at syntes det var sjovt.
         3. Vi kørte POS igen, endnu engang med masser af god feedback.
         4. Vi forsøgte os med shots/spiritus for første gang i lang tid. Det fungererede umiddelbart okay.
            1. Det er en stort indtægtskilde for RKG
            2. Ikke tømte shotsflasker kom dog ned i kælderen uden låg og skal alle smides ud. Vi skal prøve at gemme på lågene
            3. Shots gør baren rigtig klistret, hvis ting bliver væltet.
            4. Stadig umiddelbart positivt feedback. Der stemmes om fortsat salg af sprut og hele bestyrelsen er enig i at det skal fortsætte.
         5. Baren var meget lille på den måde at der ikke er så meget plads bag baren.
            1. Baren kan evt. flyttes over til pant området.
         6. Folk var rigtig dårlig til at blive og rydde op. Er man medlem af RKG så er man ligegyldigt hvad på oprydningsholdet. Vi efterlod kantinen rigtig rigtig dårligt, og vi kan ende med ikke må låne den igen.
            1. Der gøres opmærksom på at det selvfølgelig kun er dem der deltager.
            2. Kort sagt så har vi et fælles ansvar for at vi kan blive ved med at afholde arrangementer. Man skal bare være gods til.
            3. Vi tager det på eval.
      2. 2020-rustur
         1. Vi kom afsted, planlagt og udført.
         2. Det var virkelig rart at vi var rigtig mange vejledere, en stor forandring fra sommer rusturerne var nice.
         3. Det var rart at vi ikke skulle stå for RejsUd og alt muligt andet økonomisk halløj som vi normalt skal deal med når vi holder tur med KU.
         4. Vi var rigtig mange erfarne med på turen, så det var rart at man kunne føle at der var styr på hvad der skulle ske.
            1. Vi skal prøve at give alt hvad de erfarne ved videre til de nye vejledere.
            2. WIKI - WEEKEND!
         5. Kröll: Regnskabet sejler stadig. Mens det var nemt at vi selv kunne lægge ud og betale for ting, så er der ikke styr på særligt meget regnskabsmæssigt. Budgettet er overskredet helt vildt, estimere med næsten 100% men vi har på nuværende ingen kvitteringer eller lign at afstemme efter.
            1. Regnskabet skal helst være færdigt inden bestyrelses skiftet. Så den nye kasserer startet fra en “blank slate”.
            2. Paten og Gustav tager fat i hinanden og fixer.
         6. Det var lidt underligt med den ene bus kom så sent og der kun kom vejledere på den, den sidste dag. Men det er hvad det er.
         7. Der blev lavet lidt om på det normale program, både fordi vi var mange, men også fordi vi havde nogen restriktioner på høj musik. Dem der ikke har været vejledere før vidste ikke det var anderledes, og dem der har været det før blev overrasket.
            1. God feedback på silent disco, dog var der flere der spurgte om de kunne lave noget andet.
               1. Vi kan ikke gøre alle glade. Sidste aften handler om at komme med noget overraskende, og mens vi kunne lave en masse sideløbende ting, så bliver det administrativt umuligt.
         8. Næsten ingen (hvis nogen) løgvejledere, men vi skal lige være lidt bedre til at stoppe folk der er ved at blive løg (feks ved meter konkurrence, “turbo løg”).
         9. Nok den mest smooth rustur i lang tid, hvis ikke den mest smooth rustur nogensinde.
         10. Fungerede rigtig godt at der ikke var bumser, vejlederne var gode til at tage fælles ansvar også ved at stå i køkkenet.
             1. Nok fordi de fleste var erfarne vejleder.
         11. God opdeling af ansvars, nogen var gode til at snakke og hygge med rus, mens andre tog det organisatoriske ansvar.
         12. Lokationen var nice, dog var vi uheldige med vejret.
         13. Nogen af de rus der ikke drikker så meget, nævnte at alkohol i nogen tilfælde (feks natløbet) tog lidt overhånd.
      3. Udsendelse af eval til deltagerer
         1. Der er blevet lavet et evaluerings skema. Michael har lavet det, og blev sendt ud lidt hurtigt. Godt initiativ.
         2. Spørgsmålene er gode, der er dog ikke så mange svar endnu.
            1. Stefan sender dem ud på mail og skubber for flere svar.
3. Kommende Arrangementer
   1. GF
      1. Bestyrelsen har internt stemt og har valgt at afholde GF som en del af evalNar. Vi har dog først hytten fra kl. 18 om fredag. Der bliver derfor stilt forslag om at afholde GF fredag eftermiddag fra kl. 12
         1. Paten: Begge dele bliver super langt og det kan derfor blive lidt press at nå det og så tage direkte til hytten.
         2. August: Det kunne være fedt at få låst op for lidt mere tid i hytten til sjov og ballade, da vi først har den fra kl. 18
         3. Der er også DIKULan om fredagen
         4. Stefan: Der blev taget op på evalNar forrige år, at flere var lidt ærgerlige over at ikke kunne deltage fysisk i GF da det blev gjort i en hytte. At afholde GF på DIKU giver mulighed for at alle kan deltage.
         5. August: Vi har været igennem de lange ting som vedtægtændringer etc. på vores ekstraordinære møder, så det bliver nok kortere.
         6. Freddy: At skulle i hytten bagefter, giver også folk lyst til at få mødet færdigt hurtigt.
         7. Der tages en afstemning: Fuldt enighed om at afholde GF før vi tager i hytten.
   2. Eval-nar
      1. Stefan har booket en hytte Hesselbjerg Hytten, kostede 3500DKK.
         1. Lad os prøve at skrive til Abrahim og se om DIKU dækker.
         2. Samme med mad, kan ikke skade.
      2. Vi har hytten fra kl. 18 fredag til kl. 17 søndag.
      3. De ansvarlige skal lige kontaktes.
      4. Der skal laves en dagsorden til evalueringsmødet. Den skal bare være klar på dagen.
      5. Da den nuværende bestyrelse laver forarbejdet for evalueringsmødet, så bliver det også den bestyrelses der kører det (da der har været GF dagen før).
         14. Kapacitetet på hytten er 27, men der er service til 40. Så hvis vi bliver flere skal vi lige koordinere madrasser.
   3. Eksamens frebar
      1. Det sker, Bro & LeeAnn står for det.
4. Dansk Retur System
   1. Bruger vi det? Hvorfor ligner der stadig skrald?
      1. Stefan har været lidt langsom, der har været en masse spørgsmål om hvordan det skulle fungere, men der er bestilt første afhentning i går d. 02/11/2021.
   2. Der bliver lavet et forslag om at lave en sjov info video om hvordan man bruger pant-spanden
5. Vedligeholdelse af lokalet
   1. August: Der har igennem året været en kæmpe stykke arbejde fra Kröll’s side. Det har været svært at se hvornår der blev ryddet op, men at det bare skette engang imellem.
      1. Kröll: Jeg får bare et flip engang imellem, når jeg alligevel er dernede.
   2. Vi skal blive bedre til løbende at rydde op dernede.
   3. Bestyrelsen stabler en oprydningsdag på benene i mellem ugen hvor vi tømmer lokalerne og rydder op, så der er pænt til næste bestyrelse.
6. T-Shirts / Jumpsuits
   1. Alle jumpsuits er hentet og betalt for.
   2. Der er rigtig mange T-shirts tilbage som ikke er blevet hentet.
   3. Det bliver umuligt at finde ud af hvem der mangler nu, så folk får hvis folk spørg
7. Næste møde
   1. Dette er sidste møde, I HELE VERDEN
8. Indkomne punkter
9. Evt.
   1. Seriøst
      1. Kröll har sat hele regnskabet op i et regnskabsprogram bagudvendt for hele året (Dinero). I håb om at næste års regnskab fortsætter sådan.
   2. Useriøst
      1. Giovanni: Kröll har en sød mis
10. Lukketpunkt