Bestyrelsesmøde 07-06-2023 - Dagsorden

Ordstyrer: Kröll Referent: Shun
Fremmødte: Kröll, Mikkel, Daniel, Friis, Bastian, Bella, Shun, Thor, Fie, Julie, Julie, Seb
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Valgt (Shun).
   2. Valg af ordstyrer
      Valgt (Kröll).
2. Godkendelse af sidste bestyrelsesmøde Godkendt.
3. Status på overdragelse af bestyrelse Mailen er overdravet til den nye bestyrelse. Nemlig kode er ændret frem og tilbage for at folk uden for bestyrelsen kunne låne.
4. Action items Done.
5. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde Lånt til noget Science Fælles sekretariat. Lånt til Cafeens eval tur. Lånt til Cafeen i weekenden inden.
   2. Eval af arrangementer
      1. FUTur Budgettet er gået op. Stormester temaet virkede rigtig godt, defo noget at overveje til rustur.
      2. Tour de Frebar Mega fedt event. God idé at slutte ved cafeen. Book den store bus in advance. Overvej armbånd til deltagere.
      3. Barcrawl Det gik alt for hurtigt. Bed folk om ikke at tage billeder fra målet.
6. Kommende Arrangementer
   1. Eksamens frebar Prøve at starte tidligere, så det sker i logisk og folk kan hygge efter deres eksamen. Der må ikke spilles for høj musik grundet eksamen. Event laves efter mødet. Vi tager baren ned i logisk.
   2. RKGården (Roskilde-Festival) Én get-a-place er blevet solgt. Der var møde dagen inden dette, med snak om ting der skal købes, måske af RKG som general investering. Seb har lavet en oversigt over ting der skal købes.
7. Status på sponsorat ansøgninger
   1. SCIENCEPuljen Kun futur er søgt for.
8. Alkohol på hytteturer Der er oplevet folk som ikke kan styre deres indtag af alkohol på diverse turer. Friis har lavet et udkast af en alkoholpolitik som er sendt videre til Gorm og Vilo?. Disse er gældende tutor arrangementer (2. Nar, Futur, måske 1. Nar). Andre RKG arrangementer gælder dette ikke for. Umiddelbart er RKG's forslag at man ikke tager alkohol med selv, så er der bedre styr på især sprut og lignende. Hvis folk så ikke kan tage sig sammen trods dette, må der være konsekvenser. Det tages videre på mødet mellem rkg og tutorkoordinatorer efter dette.
9. T-shirts til vejledere Dem tutorerne får bliver oliven farvet og der står datalogisk institut på. RKG søger selv t shirts. Kröll skriver til institutet og hører om de vil betale. Kröll kunne godt tænke sige RKG logo på tutor t shirts og Friis siger der er økonomisk mulight. Seb og Friis Snakker med Gorm om dette.
10. RKG kalender for arrangementer Lave en kalender allerede nu om hvornår diverse arrangementer burde ligge. Idé om at bytte datoer på FUTur og 1. Nar i.e 1. Nar skal ligge i februar og FUTur i april, måske endda i mellemugen. Lav en god oversigt til n. møde. Lav regler om hvem der kan være ansvarlig for diverse ture.
11. Lager lokale Vi skal have plads til mere alkohol. Vi har snakket om at slå alkohol lager sammen med kantinen. To alternativer til dette, maskinerne købes af RKG og RKG står for disse eller RKG står for indkøb af varer til maskiner (kræver at vi skifter til flasker). Dette kræver også en fællse pantløsning. Ingen er imod, vi går videre med det.
12. Udflytning Vi skal flytte 1. maj, vi har derfor ikke noget lokale til DIKUbar fra den dato af. Der er en kantine i de lokaler vi flytter til, vi vil gerne have dem. Det kunne være fedt hvis vi kunne overtale DIKU til at vi må få det nuværende kemi lokale.
13. DIKUBar Der er kaos i kantinen fordi elevatoren er broken. Der er folk der tager fra køleskabet, så vi skal have en ny løsning til at låse dem. Vi skal prøve at gøre noget at opsætningen mere permanent oppe i kantinen.
14. Næste møde Næste bestyrelsesmøde: 8. Juli kl 13 n. møde: 9. Juli kl 12
15. Indkomne punkter ## RKG og Tutorkoordinater
    
16. 2. nar
    1. alkohol Seb og Friis tager med på 2. nar som ekstra ansvarlige.
    2. plenum Det er blevet talt om lokalefordeling på forhånd. Sidste år var det dårligt fordelt, så bedre i år plz. Det kunne være godt at tage lokalefordeling på plenum med andre tutorer. Kröll anbefaler at holde plenum på den traditionelle måde; Del op i mindre grupper og diskuter, og derefter tag det i plenum. Der skal snakkes kæresteturer. Panikugen.
17. Lokalefordeling i panikugen
18. Fordeling af RKG's ting Det kunne være fedt hvis det ikke kun galdte om at drikke, men at alle kunne være en del af fordelingen. Måske man skulle få RKG medlemmer som ikke er tutorer til at lave et event, hvor man kan fordele RKG's ting.
19. Panikuge Det kunne være godt med lidt mere information. Måske finde andre foreninger til at lave mad. Brunch må tutorerne selv stå for, men aftensmad kunne være godt at have andre til at stå for. Få forventningsafstemt inden panikuge. KUA dag noget. RKG holder after måske.
20. RKG udlæg Forudbestilling af alkohol, sådan at vi sørger for at der er betalt inden folk tager. Alkohol på turene er mange penge. RKG kan nok kun lægge ud hvis vi har specielle aftaler med lokale købmænd, og hvis vi er helt sikre på hvilke penge der kommer ind og hvordan de kommer ind aka kommentarar osv. Dertil skal vi have penge tilbage fra andre lån og låne penge af Galla samt en aftale med tutorerne om at der skal betales inden for bestemt tid efter turen.
21. Roadmap for planlægning Det kunne være fedt at have et roadmap sådan at tutorer ved nogenlunde hvornår de skal hvad (i.e bestil tights i god tid) ## Slutting
22. Evt. Vi skal snakke med kantinen, på seperat møde, om rengøring, lokaletilladelser, osv.
23. Lukketpunkt

1. Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt - evt nogle af de sponsorpenge vi får fra Prosa
2. Stefan undersøger mulighed for pantskur
3. Stefan forsætter kontakt med institut vdr. rengøring af DIKUbar - igangværende (de har glemt vi findes)
4. Bastian laver en RKalenderG APP’en - Den er pt i betaV2 mode (der er ikke sket en skid, vi regner med v4)
5. Mikkel og kasser skal sende kvitteringer for mad til 0. møde, 10 kander og piberensere til ølbong
6. Stefan søger penge fra instituttet til mad ved bestyrelsesmøder
7. Stefan og/eller kasser skriver til Virk
8. Fie skriver på Julefrokost wiki / fikser stregregnskab
9. Kröll sender faktura til caféen for udlånt udstyr
10. Kröll og kasserne skal finde en dag, hvor de kan lave noget kasse arbejde'
11. Bella laver event for næste møde