referater:bestyrelsesmode:2024-11-12 [RusKursusGruppen]

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
# Bestyrelsesmøde 2024-11-12 - Referat

**Ordstyrer:** Seb  
**Referent:** David  
**Fremmødte:** Seb, Julie, Sofus, Sune, Tobias, David, Ida, Mikkel og Mark (online)  
**Afbud:** Ingen

----

0. **Formalia**
  0. **Valg af ordstyrer**
    0. Seb
  0. **Valg af referent**
    0. David
0. **Godkendelse af EvalNar-referat**
  0. Det er (allerede) godkendt.
0. **Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde**
  0. Det er godkendt.
0. **Godkendelse af GF-referat**
  0. Det bliver sendt til bestyrelsen, ud på Facebook-eventet og på Discord-serveren (i en ny kanal, som også kan bruges til mødeindkaldelser ligesom C?s (endnu engang) gode system) for at give alle deltagere mulighed for at komme med indsigelser.
0. **Status på overdragelse af bestyrelse**
  0. **Lokale-adgang**
    0. Vi opretter et ark med alle dem (og kun dem), der skal have adgang til lokalet og får det sendt til ADK.
  0. **Skift af koder**
    0. **Mail**
      0. Seb har ændret koden til bl.a. vores mail, men vi kan nu ikke logge ind. Vi har fikset det ved at nulstille koden til mailen.
    0. **Nemlig**
      0. Mikkel eller David får koden skiftet.
    0. **Facebook**
      0. Seb har givet adgang til folk til Facebook-siden.
    0. **Instagram**
      0. Kun Kröll havde umiddelbart adgang, så vi ville få fat i den fra ham. Vi nulstillede dog bare koden gennem mailen.
    0. **MobilePay**
      0. Koden kan ikke skiftes, før vi får adgang til mailen. Vi har nu fået skiftet koden.
    0. **Google**
      0. Vores Google-konto med adgang til RKG-kalenderen har nu også fået skiftet kode.
    0. **Andre konti**
      0. David ændrer koden til resten af de RKG-konti, som han kender til.
  0. **Kort og bank**
    0. David får ID fra Sofus og Tobias og sender det til SCIENCErådet, så de også får adgang til banken og betalingskort.
    0. Vi beslutter, at David stadig skal have bankadgang og betalingskort, og at han i praksis har de samme rettigheder som en (assistent) kasserer. Hans rolle bliver så vidt muligt at hjælpe de nye kasserer med/inddrage dem i at lave regnskabet frem for at lave det selv. Han vil dog stadig bogføre sine egne betalinger med sit betalingskort, så der ikke er gamle ikke-bogførte betalinger liggende længe. Han har også som økonomiansvarlig i DIKU Gala lov til at bruge af pengene på RKGs konto til Gala.
  0. **Overdragelsesmiddag**
    0. Traditionen tro vil vi gerne holde en middag med den gamle og nye bestyrelse, hvor de gamle tegner en tegning til de nye, og de nye giver en flaske champagne til de gamle.
0. **Forventningsafstemning**
  0. Vi plejer at holde møder én gang om måneden, som har fungeret fint uden at have alt for lange møder men heller ikke for ofte møder. Det vil vi derfor gerne fortsætte med i den nye bestyrelse.
  0. I hvert fald til at starte med vil Mikkel gerne få styr på aktivitets-Drevet, og han opfordrer folk til at tage orlov eller stoppe, hvis man ikke har tid eller lyst til bestyrelsesarbejdet mere; Ida vil gerne få lavet struktur i lokalet; David vil gerne få styr på den nye medlemsstruktur ift. kontingent osv. samt sørge for, at regnskab bliver lavet løbende og til tiden for en gangs skyld; Tobias vil gerne forbedre kommunikation ud til medlemmerne ift. at få gang i vores Instagram osv.; Sune vil gerne hjælpe med kommunikationen og med at få styr på DIKUBar, så bl.a. ikke bare de samme står der hele tiden; Sofus vil gerne fokusere på at være kasserer og at hjælpe med kommunikation og Discord; Julie vil gerne fokusere på kommunikation og især Instagram, så det bliver mindre internt og nemmere for nye at forstå; Mark vil gerne hjælpe, hvor der er brug for det; Seb vil gerne fokusere på at få sat vores Discord op og på at få PR ud i bedre tid. Vi vil gerne tilbyde hinanden hjælp med opgaver, hvis vi er færdige med vores egne opgaver.
  0. Vi vil gerne forbedre vores kommunikation på især Instagram. Vi vil gerne gøre det nemmere for nye at komme ind i RKG og arbejde for at få aktiveret de gamle medlemmer. Shun vil stadig gerne være PR-ansvarlig, men vi kan godt være flere til at hjælpe med at lave plakater, hvor det kan gøres mere tydeligt på plakaterne, hvad events handler om.
0. **Siden sidst**
  0. **Beslutninger siden GF/sidste bestyrelsesmøde**
    0. Vi har udlånt 40 Silent Disco-headsets til Anders Hoeck, som vi får tilbage snart.
  0. **Evaluering af arrangementer**
    0. **Eksamensfrebar d. 8/11**
      0. Da Seb ankom til opsætning kl. 10:30, var der modbydeligt klamt og rodet, så det tog mange mennesker ret lang tid at gøre klar til eksamensfrebar. Det var måske efter et firma-arrangement, for der var efterladt en masse visitkort. Vi kunne lukke DIKUBar-området af, men folk skal have adgang til at aflevere pant.
      0. Selve eksamensfrebaren gik fint nok, og der var en okay mængde mennesker. Der var ikke så mange fra første årgang, og en del andre vidste ikke, at der overhovedet var DIKUBar. Vi nød selve vores første eksamensfrebarer, så det er ærgerligt, at der ikke var flere. Den korte rustur kan have medvirket til, at nogle tutorer ikke kender deres rus så godt i år.
    0. **Generalforsamling d. 10/11**
      0. Der dukkede ikke så mange op til generalforsamlingen. Vi havde forventet, at der dukkede flere op, når nu vi havde rykket det ud af eksamensugen. Vi håndhævede ikke så hårdt, at folk skulle dukke op. Nogle tog måske ud at rejse, og andre havde ikke set/læst Facebook-opslagene, bl.a. fordi det lignede lidt et bestyrelsesmøde med det samme billede på eventet.
      0. Ellers gik det som en normal generalforsamling.
0. **Kommende arrangementer**
  0. **Værgeaften d. 14/11**
    0. Bestyrelsen og de medansvarlige mødtes i går, og der er styr på det meste til værgeaften.
    0. Discord-serveren bliver nok ikke helt klar til torsdag. Vi vil gerne lave en simpel aspirant-rolle, så vi kan få folk værget/hvervet til Discord-serveren med det samme.
    0. Vi hverver kun til aktive medlemmer, hvor der igen er en Form, som kan udfyldes med folks interesser i ting at lave i RKG. Først når vi har indført systemet med medlemskort eller lignende til også at have passive medlemmer, vil vi begynde at hverve/tilføje passive medlemmer i RKG.
    0. Seb efterspørger flere til at hjælpe med præsentationen, hvilket David og Tobias gerne vil gøre, og vi spørger Mikkel Ottesen.
  0. **HKDFØPEAA d. 16/11**
    0. De ansvarlige virker ikke til at have kigget på det, selvom det er relativt nemt at afholde. Det bliver derfor nok ikke til noget.
  0. **Filmaften d. 6/12**
    0. Denne dato virker bedst, selvom der er ML-rusfrebar, men det kan folk godt tage til efterfølgende. Vi får oprettet et event, booket lokale osv.
    0. De ansvarlige tænker at bruge de 700 kr., som vi har til hvert arrangement, på at købe popcorn, og så kan deltagerne betale for sodavand.
  0. **RKG Julefrokost d. 7/12**
    0. Shun sagde til generalforsamlingen, at han gerne vil være tovholder. Vi laver en gruppe med dem, der har vist interesse i at hjælpe.
    0. Fie har skrevet mere ned om julefrokosten, så vi prøver at kigge det igennem.
    0. Vi inviterer ikke de nye aspiranter (dvs. nye aktive medlemmer) med til julefrokosten, jf. vores diskussion til generalforsamlingen.
    0. Med vores (lavere) sponsorat fra PROSA og forhåbentlig penge fra SCIENCEpuljen sætter vi billetprisen til 100 kr., så det er lavere end de 150 kr. fra sidste år, for til det burde vi kunne lave mad og give gratis drikkevarer til folk under madlavning.
    0. Vi laver et skema over arbejdsopgaver, så alle kan være med til madlavningen. Man skal skrive sig på skemaet, før ens tilmelding gælder, og ellers bliver man bare sat til at lave permanent opvask (i stedet for opvaskeleg), hvis man ikke kan være der før spisning (før kl. 18).
    0. Vi venter med at bruge NemTilmeld til det næste arrangement med tilmelding, så vi holder os til MobilePay for julefrokosten.
  0. **BarioKart d. 4/1**
    0. Vi kontakter de ansvarlige for BarioCart. Datoen virker til at være fin med eksamener først to uger efter.
    0. Det skulle have været d. 11/1, men jf. den senere diskussion under Evt. har vi flyttet det til d. 4/1. 
  0. **Senere arrangementer**
    0. Vi vil gerne begynde at kigge 2 måneder frem i kalenderen til møder, når vi snakker om kommende arrangementer, så vi ikke risikerer ikke at være klar til arrangementer, der ligger kort tid efter et møde. Det giver os bedre mulighed for at være ude med PR osv. i bedre tid, og så kan vi få medansvarlige (af de nye) med.
    0. Se diskussionen under Evt. om den næste DIKUBar d. 10/1.
0. **Krölls roller i foreningen**
  0. Kröll laver en masse ting i RKG og vil gerne stadig lave en masse ting, selvom han nu for første gang længe ikke er i bestyrelsen. Det er vi meget taknemmelige for.
  0. Han har bestilt til de kommende revyer. Vi vil helt sikkert gerne fortsætte vores SaTyR-samarbejde, fordi det er vores største indtægtskilde, og det er sjovt og relativt nemt at stå i revy-barerne. Der er en del arbejde i at bestille og modtage drikkevarer, men det vil Kröll som fortsat revy-tovholder gerne hjælpe med.
  0. Kröll har lovet DIKU at stille en bar til deres julefrokost d. 13/12, hvortil han har bestilt udstyr og finder eksternt barhold. I fremtiden vil vi gerne have, at den slags arrangementer bliver vendt med bestyrelsen, eller at vi bliver direkte involveret.
  0. Vi vil gerne have en medansvarlig fra bestyrelsen til alle Krölls ansvarsposter, og vi vil gerne have ham til at dokumentere alt sit arbejde, så vi vil være i stand til at overtage ansvaret. Vi vil gerne have Tobias og Mark med til planlægning og indkøb til revyerne og til at hjælpe med og forstå at overholde vores aftaler.
  0. Kröll har oprettet en ny mail oel@ruskursusgruppen.dk til kommunikation om indkøb af drikkevarer. Det er et vigtigt skridt i den rigtige retning, så vores ansvarsposter som indkøb med medlemmer uden for bestyrelsen er i stand til at udføre deres arbejde. Indkøbsansvarlige (også uden for bestyrelsen) må gerne bestille fra Carlsberg, men de skal have deres planlagte bestilling godkendt af et bestyrelsesmedlem med ansvar for økonomien (pt. kassererne eller David) først, for vi har ikke super mange penge og skal være sikre på at have råd til det. Alt på den nye mail skal videresendes til bestyrelsesmailen.
0. **Medlemskab i RKG**
  0. Vi vil gerne vente til næste studieår med at indføre egentlige medlemskort eller klistermærker eller lignende. Ellers er det svært og unfair med folk, der allerede har betalt kontingent for hele det her år, og for folk der tidligere har besøgt DIKUBar i år. Ikke mange ville kunne nå at bruge deres medlemskort i løbet af resten af det her studieår alligevel, når vi først har fået dem produceret.
  0. Det kunne være en idé at give en gratis øl, når man (fra næste studieår) køber sit medlemskort til 20 kr. i DIKUBar. Alternativt kunne priserne i baren også bare være højere for folk uden (passivt) medlemskab.
  0. Grundtanken med at kunne smide folk ind og ud af gruppen af aktive medlemmer kan vi allerede begynde på vha. Discord-serveren til at holde styr på folks medlemsstatus. Både inaktive og aktive medlemmer kan være medlem af Facebook-gruppen og Discord-serveren, men kun folk med rollen som aktiv på Discord har rettigheder til at følge med i og hjælpe med planlægning osv.
  0. Alle nuværende medlemmer i Facebook-gruppen, som klikker ind på Discord-serveren, bliver til aktive medlemmer på Discord, og først senere ændrer vi folk, der ikke har hjulpet til, til inaktive medlemmer. Vi laver stadig purge til julefrokosten af folk, der ikke har betalt kontingent, hvis de ikke svarer på vores henvendelse om at få overført.
0. **Status på Discord**
  0. Vi har snakket om opsætningen af Discord-serveren, hvor vi har oprettet en ny server for ikke at ødelægge den gamle. Der bliver lavet et generelt info-opslag om RKG på forsiden af Discord-serveren, dvs. i intro-kanalen. I den interne info-kanal under drift linkes der til wikien, til kalenderen og til vores Drev, hvor vi samler alt materiale fra tidligere og kommende arrangementer. Kommende events postes i announcements. Derudover vil vi begynde at skrive alle møder og referater ud i drift-kanalen til møder.
  0. Inaktive medlemmer vil også have adgang til at læse med i alle kanaler om planlægning af (interne og eksterne) events osv., men kun aktive medlemmer kan bidrage. Vi bruger en role-bot til at tildele roller til dem, der har ansvaret for specifikke events.
  0. Vi mødes fra kl. 10 (men man er velkommen senere) på torsdag og sætter Discord-serveren ordentligt op inden værgeaften.
0. **Wiki**
  0. Vi vil gerne finde ud af, hvordan vi skal bruge wikien ift. Drev og Discord. Mikkel og Shun vil kigge på at få styr på både wikien og Drev. Wikien kan umiddelbart godt bare være overordnet information (som regler osv.) og generelt om events, og meget af wikien kan bare være links til Drev med de egentlige konkrete eksempler på events.
0. **Status på sponsorater**
  0. **IDA**
    0. Vi har fået billedet til at bestille Soundframe til vores Soundboks Go fra IDA, så det får David bestilt.
  0. **PROSA**
    0. En misforståelse pga. lignende drinks-billetter fra IDA fik os til at indløse drinks-billetter fra PROSA til 25 kr. til DIKUBar efter immatrikulationen, selvom de åbenbart kun var 15 kr. værd. De har svaret, at de vil dække differencen med de penge, vi har stående på deres lokalstøtteordning, så vi desværre ikke kan bruge de penge på vores julefrokost, som vi plejer. Vi svarer, at vi accepterer det.
  0. **SCIENCEpuljen**
    0. Mikkel har søgt SCIENCEpuljen for EvalNar, men han har ikke fået svar endnu.
    0. Vi vil med det samme søge SCIENCEpuljen til vores julefrokost, når vi nu har 1000 kr. mindre fra PROSA til julefrokosten.
0. **Fastsættelse af møder**
  0. Generelt kan vi umiddelbart godt holde bestyrelesmøde om tirsdagen.
0. **Næste møde**
  0. Næste møde bliver tirsdag d. 10/12 kl. 17:00. David indkalder til det.
0. **Indkomne punkter**
  0. Vi har ikke modtaget nogen indkomne punkter.
0. **Evt.**
  0. **Lageroptællinger**
    0. Der bliver spurgt til, hvordan/om vi laver lageroptællinger/lagerstyring. Det plejer kun at blive udført efter behov af indkøb. Vi vil gerne have bedre styr på vores lager, men det kræver, at flere gerne vil hjælpe til med (regelmæssigt) at tælle lageret.
  0. **DIKUBar**
    0. Som Mikkel nævnte på generalforsamlingen, vil han gerne have de nye mere med til at planlægge DIKUBar og brande det som en fest gerne med specielle ting planlagt (som f.eks. DJ) for at gøre det mere specielt. Vi vil gerne have noget specielt over at tage til DIKUBar frem for f.eks. bare at tage på Caféen?. Navnet DIKUBar har måske fået et dårligt ry, så vi vil gerne prøve at undgå at bruge det.
    0. Allerede med mere, tidligere og bedre reklame vil vi kunne nå flere. Planlægning skal generelt ske i bedre tid. At få nye bartendere kan tiltrække folk. Vi kunne udlode gratis drikkevarer. Et tema skaber også mere stemning.
    0. For nogle kan det være svært at komme ind i at hjælpe med DIKUBar, så lettilgængelige guides til opsætning (af lys osv.) og oprydning vil hjælpe.
    0. Næste DIKUBar ville være eksamensfrebar i blok 2, men en del af de ansvarlige kan ikke være der. Vi vil gerne rykke den til to uger tidligere til d. 10/1 kl. 18 og gøre det med et tema, så det kan blive en speciel fest. Det bliver nytårsfest, så vi laver happy hour kl. 18-19 og og igen kl. 00-01 for at fejre "det nye år," og vi overvejer at købe noget billigt champagne. Bestyrelsen står for at arrangere det, men vi vil gerne have hjælp, så vi spørger til værgeaften om interesserede i at hjælpe med nytårsfesten og med BarioCart.
  0. **0. møde**
    0. Vi har overvejet dage at lægge 0. møde. Generelt virker det dog unødvendigt at mødes bare for at fordele kommende events og ansvarsposter. Der kommer dog til at dukke færre op, når det nu bare bliver for aktive medlemmer. Det giver mening at holde i hvert fald de to årlige møder med vores aktive medlemmer for også at give ny information om DIKUBar osv. i stil med Caféen?s personalemøder.
    0. Vi vil gerne lægge 0. møde lige før et andet internt arrangement, så der samtidig sker mere hygge for vores medlemmer. Derfor lægger vi 0. møde d. 4/1 og flytter BarioCart til den samme aften, så det også er tidligere ift. eksamen osv.
  0. **RKG-lokalerne**
    0. Vi vil snart invitere til en oprydningsdag i RKGs tre lokaler. Inden da vil vi gerne blive enige om en overordnet plan for lokalerne, ift. om der skal/kan omstruktureres noget overordnet i dem.
  0. **Sprutskabet i Kantinen**
    0. Vi har aftalt med Kantinen, at vi prøver at undgå at opbevare ting i baglokalet i Kantinen. I stedet har vi fået tømt sprutskabet, så det er helt vores eget til opbevaring af ekstra sprut og rammer til opfyldning til DIKUBar samt af vores betalingsterminaler osv.
0. **Lukket punkt**
0. **Arbejdskvarter**
  0. Vi vil gerne begynde at have et kvarter til sidst i vores møder, hvor vi sammen udfører action items og generelt vores arbejdsopgaver.

## Action items

* [ ] Kröll fortsætter kontakt med instituttet vedr. rengøring af DIKUBar - igangværende (de har glemt vi findes).
* [ ] Bastian laver en RKalenderG-app - den er næsten færdig.
* [x] Fie skriver på julefrokost-wiki'en.
* [ ] Seb står for at lave et nyt Facebook-bannerbillede.
* [ ] <del>Friis</del> Seb søger om T-shirts.
* [ ] Kröll søger om lyd/lys-udstyr til DIKUBar.
* [x] Få adgang til vores Instagram-konto.
* [ ] Planlæg overdragelsesmiddag.
* [ ] Opret event og book lokale til filmaften.
* [ ] Lav events til kommende begivenheder.