Bestyrelsesmøde 2025-03-04 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, David, Andreas, Shun, Sune, Tobias, Sofus, Julie, Mikkel
Afbud: Ida, Mark

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Referatet er godkendt og delt på Discord.
   2. Vi er begyndt at godkende referaterne skriftligt, så de bliver godkendt og delt ca. en uge efter møderne.
3. Næste møde
   1. Næste møde bliver tirsdag d. 22/4 kl. 17.
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Bankadgang og betalingskort
      1. Kassererne har stadig ikke modtaget deres betalingskort, pga. noget rod med deres postkasser osv., men de har været i kontakt med banken.
   2. Overdragelsesmiddag
      1. Den er afholdt.
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har besluttet at give 30% rabat på alle de for gamle drikkevarer i væskelokalet (hvis nogen vil købe dem internt). Vi gav nogle af de for gamle drikkevarer ud gratis på oprydningsdagen.
      2. Vi smed en masse ting fra materialelokalet ud på oprydningsdagen.
      3. Vi har givet DIKU Galas økonomiansvarlige adgang til vores regnskab, så de selv kan bogføre deres egen økonomi for at gøre arbejdet nemmere for os.
      4. Vi har godkendt at lægge ud for evt. bøder/store udgifter, som DIKU Gala risikerer at få ifm. leje af bl.a. lydudstyr, men Gala er forpligtet til selv at finde en måde at tjene pengene hjem igen.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. 1. Nar d. 7/2-9/2
         1. Der blev drukket ret meget, især til natløbet (der blev drukket flere shots end vand på vandposten, folk knækkede sig ved hornet osv.), så der var bræk ret mange steder. Der blev også spillet meget academy. Det var ubehageligt for nogle. Det snakker vi mere om til næste møde, når Ida og Mark også er her.
         2. Nogle havde også svært ved at sove pga. larm. Vi bør være opmærksomme på, hvordan vi opfører os over for de nye.
      2. Filmaften d. 13/2
         1. Det gik rigtig godt og var nemt at afholde.
         2. Der var kun ca. 10 deltagere, så det ville give mere mening at være i et mindre auditorie. De var i auditorie 1 på HCØ, hvor projektoren virkede underligt.
         3. Der blev givet gratis popcorn, men der blev ikke solgt så meget sodavand. Der kan sælges bedre snacks som æbleskiver (Shun laver hotdogs/ShunDawgs).
         4. Vi vil gerne afholde en filmaften igen torsdag d. 24/4. Det bliver kl. 18, så det også er efter fagrådets symposium.
      3. Oprydningsdag d. 15/2
         1. Det gik godt, og der er meget pænere dernede nu. Der er meget bedre skiltning både på tingene og på hylderne, så forhåbentlig kan det holdes pænt længe endnu.
         2. Efter rusturene bliver det dog nok svært at holde det pænt, så vi skal sørge for at bede tutorerne om at lægge tingene ind ordentligt. Vi kan bruge udlånsarket for alle tingene der, så hver tur har ansvar for deres ting.
      4. Mystery Event d. 1/3
         1. Det gik rigtig godt, og deltagerne virkede til virkelig at hygge sig. Det fungerede overraskende godt at lave noget ret fagligt i RKG-sammenhæng, hvor det ikke handlede om druk (men folk bare hyggedrak, så nogle af legene måske ville have været sjovere at lave senere på aftenen, hvis vi ikke bare kørte dem i tilfældig rækkefølge). Der kunne måske laves noget mere datøk-relevant.
         2. Vi gav dog en del drikkevarer ud gratis. Vi har givet ca. 26 øl og 5 flasker Prosecco ud, så der har vi givet for ca. 430 kr. Derudover gav vi en masse (for) gamle shots ud, men det var (primært) af åbne og ret klamme flasker, som vi vurderede, at vi ikke rigtig får solgt alligevel.
         3. Vi havde svært ved at finde en projektor til at bruge til arrangementet i Kantinen, fordi vores egne virker til at være væk. Måske de er blevet afleveret til DIKU, hvis nogen har troet, at vi havde lånt dem. De kunne også være blevet smidt ud til oprydningsdagen, men det kender ikke nogen til. De fleste af projektorerne virkede dog ikke i sommers alligevel (men vi havde en, der fungerede på EvalNar).
         4. Det kunne være fedt, hvis et fremtidigt Mystery Event er noget virkelig random, i stil med Caféen?s tur til Tågekammeret (selvom de dog som udgangspunkt har lidt flere midler end os til at afholde det).
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
         1. Immeo kommer til vores N. Møde og holder et oplæg, og til gengæld sponsorerer de mad.
      2. IDA
      3. PROSA
         1. Prosa har sendt os en mail om at lægge en plan for vores brug af lokalstøtteordningen for 2025. Vi har aftalt at holde møde med dem senere på foråret.
         2. Indtil videre har RKG alene modtaget lokalstøtteordningen fra Prosa, idet vi har været den største forening, og der ikke har været specielt mange Prosa-medlemmer på DIKU alligevel. Vi har primært brugt pengene på vores egne ting, men vi støtter andre foreninger på andre måder i løbet af året gennem diverse samarbejder, så det har vi (også) brugt som argument. Hvis lokalstøtteordningen stiger (måske nu som følge af Kantinens samarbejde med Prosa som ny kaffesponsor), så vil vi gerne snakke om at deles om pengene med i hvert fald Kantinen og evt. andre foreninger.
      4. SCIENCEpuljen
         1. Vi fik sponsorat for 1. Nar og oprydningsdagen. Ida har sendt udbetalingsskema for oprydningsdagen til SCIENCEpuljen. Shun får sendt udbetalingsskema for 1. Nar-sponsoratet.
      5. Caféen? Puljen
6. Kommende arrangementer
   1. DIKU Gala d. 14/3
      1. DIKU Gala kører stadig fint. Vi holder øje med det, de laver, idet de udfører ting i vores navn (gennem vores CVR-nummer, vores samarbejdsaftaler osv.), men de kører stadig som et helt separat arrangement med andre ansvarlige (hvoraf ikke engang alle er RKG-medlemmer).
      2. Især af hensyn til at kunne køre Gala videre andre år, hvor der ikke nødvendigvis er overlap mellem Gala-komitéen/-styregruppen og RKGs bestyrelse, vil vi gerne sørge for, at samarbejdsmodellen er holdbar. Der skal især være overblik over økonomien, så vi ved, hvor mange penge tilhører Gala.
      3. I år prøver Gala-styregruppen at bogføre deres regnskab meget bedre, så det er mere tydeligt, hvor stort et overskud de har osv. Fremover vil det dog kunne give mening at give Gala sin egen bankkonto igen, så alt deres økonomi er nødt til at køre igennem en tydelig (egentlig) konto. Det vil heller ikke være svært at oprette et CVR-nummer og separat bankkonto til Gala, men de vil bare mangle en stor mængde kapital til at kunne køre en Gala, som vi dog også bare ville kunne hjælpe dem med i stedet.
      4. Hvis de fortsætter under os på samme måde, hvor der ikke er samme overlap, bliver RKG nok nødt til at få mere kontrol over selve eventet. Selv med mere opdeling vil vi stadig gerne hjælpe og stå som sponsorer som nu, for de må stadig gerne låne udstyr, købe ind gennem vores Carlsberg-aftale osv.
   2. Fest i Valhal d. 4/4
      1. Der er lavet event og et godt opslag samt afholdt et første møde. Der skal plakater op.
      2. De vil gerne afholde lege, nok noget med at oversætte runer, som man får en præmie for at komme op med i baren. De har også overvejet at lave legen med at slå søm i, hvor vi nok vil prøve at låne Barwins træstub (ligesom C? plejer) og lalde de baransvarlige vurdere, om folk er ædru nok til at spille det og dermed købe søm til at spille. Det bør dog nok foregå udenfor, så det er måske lidt kedeligt at skulle gå ud for.
   3. FUTur d. 11/4-13/4
      1. Det går godt. De er allerede i gang med PR.
      2. En del af aftalen med, at DIKU sponsorerer hytten, er dog, at der skal reklameres for, at turen er oplagt for folk, der vil være tutorer i år eller er interesserede i det for senere år. Det står dog allerede på Facebook-eventet, som QR-koden på plakaterne skal linke til, hvilket vi vurderer er fint.
      3. MobilePay-kategori
         1. Vi besluttede i den gamle bestyrelse, at vi gerne ville prøve NemTilmeld til vores arrangementer. Det er besværligt at søge MobilePay-transaktioner igennem for tilmeldinger eller andet, hvorimod NemTilmeld kun har minimalt højere gebyrer og langt flere funktioner (men forhåbentlig er det simpelt nok bare at bruge). Vi vil derfor gerne prøve NemTilmeld af nu, så Seb får også underskrevet vores NemTilmeld-aftale.
      4. I tilfælde af vi ikke får sponsorater
         1. Hytten og forhåbentlig el er blevet sponsoreret af DIKU. De ansvarlige har lavet budgetter, og de har søgt SCIENCEpuljen, Red Bull og Dalux for yderligere sponsorater til mad osv. SCIENCEpuljen kommer dog nok maks. til at give deres standard 50 kr. pr. person til mad og evt. beløbene til aktiviteter, pynt osv. De kan måske også søge Prosa eller andre.
         2. For 1. Nar har vi dækket hytten med budgettet til Nar-turene/tutor-aktiviteter, men med vores sponsorat fra SCIENCEpuljen og billetpriser er vi stadig ca. 2300 kr. i minus for maden. Det kan også dækkes af tutor-budgettet, men det kunne være rart at finde flere penge. Det bliver svært at søge andre steder bagudrettet, og det bliver lidt ærgerligt, hvis de nye får en masse sponsorater ind til FUTur, som i virkeligheden ender med at dække 1. Nar.
         3. I tutor-budgettet vil vi/tutorkoordinatorerne dog også gerne have plads til at give mad i panikugen, så vi vil helst ikke bruge alt for mange penge (unødvendigt) på Nar-turene. Vi vil dog nok gerne rykke EvalNar ud af det budget, idet det ikke er direkte relateret til studiestarten.
7. Senere arrangementer
   1. Filmaften d. 24/4
      1. Tobias vil gerne være ansvarlig for den næste filmaften, og Sune og Sofus hjælper. De skriver nok ud for at finde flere til at være med.
   2. 1. Maj d. 1/5
      1. Oliver og NP er ansvarlige. Vi minder dem om stille og roligt at komme i gang med planlægningen.
   3. Tour de Frebar d. 9/5
      1. Der har allerede været 2 møder. Der er blevet booket en bus (Det Røde Lyn), og der er valgt tema. De har fået ja fra 3 ud af 5 barer, som de har skrevet til.
      2. Der skal færdiggøres PR. De ansvarlige får fortrinsret til billetsalget. Billetsalget kan evt. hypes op på forhånd, og så kan det åbnes på et bestemt tidspunkt, hvor der måske kan laves en countdown på NemTilmeld.
   4. RKGården d. 28/6-6/7
      1. Vi har søgt Clean Out Loud. Det er dog en besværlig proces, hvor man skal svare på alle mulige ting. De har derfor fået en 1 minuts-video om vores camp (i form af en video kun med rundebong). Backuplanen bliver dog bare at løbe ind i C.
      2. Der skal reklameres mere for det, men der er dog allerede 12 tilmeldte/interesserede.
8. RKG-medlemskort for 25/26
   1. Det er noget tid siden, at vi sidst snakkede om at indføre medlemskort fra næste studiestart. De ville være obligatoriske for at kunne købe i baren til DIKUBar og nok deltage i vores andre eksterne events, så man med et kort er inaktivt/passivt medlem. De skal snart til at produceres, hvis de skal være klar til studiestarten, afhængigt af hvilke kort eller klistermærker, vi gerne ville have.
   2. Hvis vi kun afholder 3 (store) årlige DIKUBarer, så er det måske ikke attraktivt at købe et helt medlemsskab for det. Det kunne dog også give adgang til (som interne events) eller gratis popcorn (som en slags hybridevents) til filmaften, men lov til at låne udstyr osv. ville stadig være forbeholdt aktive medlemmer.
   3. Medlemskort i stil med Caféens? koster ca. 3. kr. stykket, men vi ville få mange flere medlemmer til vores valgte kontingent på 20 kr. på den her måde.
   4. Vi har dog haft væsentligt færre inaktive medlemmer på det seneste, så det problem er umiddelbart bedre (så længe en helt masse ikke melder sig ind som inaktive medlemmer f.eks. pga. Tour de Frebar). De andre årsager, som var oppe på GF, med at hjælpe med at dække kaffe til Kantinen og lade Tour de Frebar være åben for alle (idet vi har færre pladser og gerne vil lade det være en fordel for aktive medlemmer) er heller ikke længere så relevante.
   5. Vi skubber derfor den videre snak om det til sommer. Der kan vi bedre vurdere, om vi har fået flere problemer med inaktive medlemmer, og så kan vi nok godt nå at producere en eller anden form for medlemskort eller bare klistermærker.
   6. Medlemskort ville dog også være god branding, men vi vil bare gerne gøre det tydeligt for de nye, at de kan være med til at hjælpe som aktive medlemmer i RKG. I den forbindelse kunne værgeaften også rykkes til at være, men så bør GF også flyttes til tidligere, for det giver mening at introducere til den nye bestyrelse til værgeaften. Det kunne også være rart med lidt længere tid mellem GF og værgeaften, for nu laver den gamle bestyrelse PR for den kommende bestyrelses værgeaften. Det tager vi derfor også op igen inden og til N. Møde.
9. Priser for salg til Kantinen
   1. Da vi for nyligt revurderede vores egen prisliste, vil vi også gerne have revurderet vores priser, som vi sælger drikkevarer til Kantinen for. Kantinen præsenterer dog et ret stort underskud på deres kommende GF, hvor de er blevet opmærksomme på, at vores priser bagudrettet har været en del højere end vores indkøbspriser. Vi vil derfor også gerne snakke om at give dem penge tilbage for deres bagudrettede betalte overpris.
   2. Den oprindelige aftale var vist, at vi havde en fortjeneste på 1 kr. pr. genstand, mens vi også tager panten samt rydder op i pant, papaffald i Kantinen osv.
   3. Vi vil gerne refundere Kantinen for hele den periode, hvor de har betalt mere end vores aftalte fortjeneste ift. vores indkøbspriser. Det bliver dog ud fra nuværende priser. Måske fejlen i vores priser er sket, da vi blev momsregistreret. Vi vil rigtig gerne bevare det gode samarbejde med Kantinen.
   4. Umiddelbart vil vi gerne have en fortjeneste på 0,5 kr. pr. genstand, udover Kantinen også betaler for panten. Vi tager os af panten og modtager returpanten, men vi mister dog rigtig meget pant i løbet af året, så på den her måde vil vi i praksis deles om udgifterne til pant med Kantinen samt selv have en fortjeneste på ca. 1 kr. pr. genstand. Vi snakker dog først med Kantinen om, hvilken aftale ift. pris de gerne vil have.
10. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen punkter.
11. Evt.
    1. Tour de Frebar og aktive medlemmer
       1. Nogen overvejer at melde sig ind i RKG lige op til Tour de Frebar. Vi vil gerne sørge for, at det kun er aktive medlemmer, inkl. aspiranter, som bliver inviteret til turen.
       2. Generelt skal vi have opdateret vores aktive medlemmer på Discord, så det følger definitionen i vores vedtægter. Vi overvejer stadig at ændre i vedtægterne, så vi kan definere aktive medlemmer mere separat fra den lidt dårlige definition deri. Ifølge vores nuværende vedtægter er det uklart, om arrangementer i det tidligere studieår tæller osv.
       3. Vi skriver ud om (de nuværende) regler for at være aktivt medlem og dermed inviteret til Tour de Frebar.
12. Lukket punkt
13. Arbejdskvarter

• [ ] Lav events til kommende begivenheder.
• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk, links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar, appen.
• [ ] Lave event på sheet til filmaften
• [ ] Seb skal undskrive nemTilmeld
• [ ] Mikkel og David snakker om 1. nar udgifter
• [ ] Tobias, Sune og Sofus skriver ud ift. filmaften
• [ ] Opdatere vedtægter
• [ ] Moms