EvalNar 2024-10-15 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Til stede: Seb, Anders, Julie Bagger, David, Mikkel, Bastian, Casper, Tobias, Sune, Sofus, Jarl, Julie Prescott og Magnus

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer Seb
   2. Valg af referent David
2. Evaluering af årets arrangementer
   1. Værgeaften
      1. Det gik okay, men det var lidt ærgerligt, at det var en torsdag. Vi mistede halvdelen på turen videre til Leanowski.
      2. I år har vi prøvet at flytte det til mellemugen, hvor vi må se, om folk så hellere vil både dukke op og feste videre.
   2. Eksamensfrebar blok 1
      1. Vi husker det som en normal eksamensfrebar, men der var lidt udfordringer med de ansvarlige, så vi skal sørge for, at de ansvarlige har styr på deres opgaver.
   3. Silent Disco
      1. Der kom overraskende mange mennesker, og det gik godt. Vi var nødt til at få dem brugt, da vi havde fået dem sponsoreret, men vi vil faktisk gerne gøre det igen – bare engang imellem.
   4. RKGs julefrokost
      1. Der var ikke så mange reelt ansvarlige til det. Der var en del, der ikke hjalp så meget til, men der manglede en plan for opgaverne fra de ansvarliges side, så det var svært for folk at hjælpe til. Det kræver en plan for rotation, så et vagtskema kunne være en idé.
      2. Det var mere kaotisk at have nye med for to år siden, fordi især de nye ikke vidste, at de skulle hjælpe til, og det har traditionelt været en fejring af det sidste års tid i RKG. Vi vil overveje at invitere de nye med igen med en klarere struktur med vagtskemaer. Det vil vi snakke om til GF.
      3. Bastian ærgrer sig over at have ødelagt sin telefon sidste år.
   5. Eksamensfrebar blok 2
      1. Der var ikke så mange deltagere, da en del er afsted på skiferie. Det er ikke så hensigtsmæssigt at have to DIKUBar med to ugers mellemrum, så det kan evt. kombineres med Silent Disco næste år.
   6. 1. Nar
      1. Det var ærgerligt ikke at være i Stavnsbo, men den er vi ved at booke til næste år. Det gik ellers okay, selvom vi havde glemt bongerne (skud ud til støvsugerbong).
      2. Mange tog hjem halvvejs, så vi havde alt for meget mad, og oprydningen var besværlig. Det bør gøres mere tydeligt på forhånd, at folk har ansvarsposter og forventes at være der. Det behøver ikke at blive meldt ud som en tydelig mulighed, at man bare kan give besked og tage hjem halvvejs. Man skal kunne vise, at man kan tage ansvar som tutor, så den vurdering af ens evner i løbet af Nar-turene kan gøres tydeligere.
   7. Mystery event
      1. De fleste synes, at det var en succes og sjovt med en masse udfordringer osv. Det var underholdende, at Friis droppede ud.
   8. FUTur
      1. Det var en god men lille tur (med kun 17 deltagere). Vi vil gerne gøre mere for at få især flere rus med. Der skal laves mere PR, og at være ude i bedre tid hjælper også. Der kunne godt være flere ansvarlige rus i stil med førsteårsfesten, så de også kan hive flere af deres venner med.
   9. Eksamensfrebar blok 3
      1. Der var heller ikke så mange, og den ene ansvarlige Seb var ude at rejse. Der var udfordringer med rengøringen til sidst, men vi har flere DIKUBar-ansvarlige med RKG-adgang nu.
   10. Barcrawl
       1. Der var næsten ingen deltagere. PR var lidt sent ude, og folk er måske ikke så glade for arrangementer med egenbetaling. Det kan lægges tidligere på året, så det ikke er så tæt på Tour de Frebar, som også koster penge. Generelt bør vi gøre alvor af at lave de samlede plakater med alle kommende events og at have RKG-kalenderen opdateret med alle events.
   11. 1. maj
       1. Det gik rigtig godt med rigtig mange deltagere (fra Caféen?). Der var godt vejr, hotdogs og kroket. Arrangementet er afhængigt af vejret, så vi håber bare på det bedste igen.
   12. Tour de Frebar
       1. Der var ikke plads til de angiveligt 80 mennesker i bussen, og flere fredagsbarer ville ikke have besøg af hele 80 mennesker. Vi var kun omkring 50 mennesker, så vi bør nok bare begrænse antal deltagere til det. De mindre busser (med alligevel plads til samme antal mennesker) er også billigere.
       2. Nogle hæv deres venner med fra flere steder, så vi var nødt til at smide dem af. Der forsvandt noget alkohol – ikke så meget som først antaget, men folk skal bare lade være med at medbringe alkohol købt andre steder (så vi kender til antallet af flasker Fugle om bord osv.).
   13. Større bededag
       1. Det blev aflyst, bl.a. for PR var ude sent, og det lå lige efter (kun 5 dage efter) Tour de Frebar og lige inden DIKUrevy, så igen er der mange arrangementer samtidig. Generelt har vi mange arrangementer ift. antallet af interesserede frivillige og deltagere. Vi sløjfer nok (bl.a.) Større bededag til næste år.
   14. Eksamensfrebar blok 4
       1. Den blev aflyst, da det igen var tæt på Roskilde osv., og den ansvarlige havde udfordringer med det.
   15. 2. Nar
       1. Det var en god tur, og en del af os kunne godt lide at få den rykket til en uge efter Roskilde, samt at tutormødet blev flyttet ud fra turen, så det var ren hygge. Det er svært at finde tid til en hel hyttetur i maj, hvor mødet skal ligge, så det giver god mening at have et struktureret møde i maj og 2. Nar senere i sommerferien.
   16. Københavnerløb
       1. Det var kaotisk med intet samarbejde mellem de ansvarlige, ingen PR og en aflysning 5 minutter før selve eventet. De ansvarlige næste år (evt. Mikkel) skal tage det mere seriøst, for det plejer at være et virkelig fedt event.
   17. Ølkroket
       1. Der kom ikke så mange, men det var vist et hyggeligt event. Det kunne evt. slås sammen med 1. maj, hvis vi gerne vil have en ølkroketturnering.
   18. Førsteårsfesten
       1. Godt arrangement med gode aktiviteter og godt pynt osv. Der var ikke så mange tutorer eller folk fra RKG, men rus gjorde det godt.
       2. Der skal være en plan for oprydning, for folk har ikke styr på, om og hvornår der skal vaskes gulv osv. Det ligger på wikien, men folk har ikke styr på at bruge den. Der kan også bare bruges Google Drev til planlægning af alle ting (ligesom til studiestarten). Generelt vil vi gerne have mere fokus på vidensdeling, så ikke bare få RKG-medlemmer ved alting, men alt bliver skrevet ned og gemt et tilgængeligt sted. Vidensdeling vil vi også gerne tage op på generalforsamlingen.
       3. Der skal også styr på, hvornår vi har rabatter i baren (for bartendere og ansvarlige osv.). Det kommer nok op på generalforsamlingen.
   19. Studiestarten
       1. Studiestarten er blevet evalueret fra et tutorperspektiv. RKG har fået bl.a. en ekstra Soundboks ud af det. RKG-lokalet er dog blevet virkelig rodet af det.
       2. Det er lidt uklart, om RKG i sig selv hjælper til med studiestarten (med DIKUBar osv.), men der må RKG-medlemmer, som ikke er tutorer, selvfølgelig gerne hjælpe til.
3. Vagtskemaer til events
   1. Der mangler nogle tovholdere for de næstkommende events, men ellers er der skrevet en masse hjælpere på det næste års events. Seb mumler noget og skriver sig selv på som tovholder til næste eksamensfrebar.
   2. Der er ikke så meget system i oprettelsen af grupper med alle de ansvarlige, når nogle folk ikke kan alligevel osv. Folk virker glade nok for vagtskemaet, så vi fortsætter med det, og vi vil gerne fortsætte med det. Bestyrelsen har været rigtig meget ansvarlig for events det sidste års tid, så vi vil gerne have fordelt tovholdere mere ud, så de også kan sætte de ansvarlige i arbejde.
   3. Vi vil gerne have en generel samtale om aktivitetsniveauet for RKG-medlemmer, da lige nu er det meget de få samme mennesker, der laver rigtig meget. Det er svært at engagere vores mange medlemmer, så det nok vil være nemmere at engagere en mindre gruppe af medlemmer. Vi venter med en større diskussion til generalforsamlingen.
      1. Vi kunne overveje at bruge en anden platform end Facebook. Tutorerne her til mødet har dog ikke været så glade for Discord, da de (heller) ikke har set beskederne der, men det lykkes for Caféen? at bruge Discord til alt (seriøs og useriøs) kommunikation. Vi tager også med til generalforsamlingen, om vi vil gøre det til et krav for vores medlemmer at være med på Discord.
      2. Det er vigtigt, at bestyrelsen er aktiv, for ellers sender det også et dårligt signal til medlemmerne. Arbejdet falder ellers videre på resten af bestyrelsen (og andre). Efter seneste ekstraordinære generalforsamling har bestyrelsen nu mulighed for at være selvsupplerende, så det forhåbentlig kan afhjælpe det problem.
4. Evt.
   1. Ingen har eventuelle punkter, så mødet hæves efter kun ca. en time.