Bestyrelsesmøde 24/05-2022 - Referat

Referent: Matilde
Fremmødte: LeeAnn, Iben, Fie, Mikkel, Matilde, Stefan, Hanehøj, Freddy, Malthe, Anders, JAcob, Casper
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Matilde
   2. Valg af ordstyrer Stefan
2. Godkendelse af referat fra sidst
3. Siden Sidst
   1. Opfølgning på beslutninger taget på sidste møde
      1. Hane og Mikkel skulle have skrevet wen wiki side om 1.nar, men Hane kom til at breake wikien.
      2. Vi skulle have søgt SCIENCE puljen til lydudstyr, men det glemte vi
      3. Vi skulle købe et kroket sæt, Hane er i gang (i skrivende stund)
   2. Beslutninger siden sidste møde
      0. Vi aflyste Torsdagsbar
      1. Vi har besluttet at booke Stavnsbo til 2. Nar, som bliver den 4-7 juli (det ligger i kalenderen)
   3. Arrangementer
      1. 1.maj
         1. Det gik fint :)
         2. Alt rengøringen blev tilgengæld bare dumpet i Kantinen, det er lortet og skal ikke ske
         3. Vi har muligvis ødelagt grillen, fordi Hane har tabt/væltet den. Vi har prøvet at gaffatape den. Dvs den skal tjekkes før næste arrangement. Hane gør det.
      2. Tour de Frebar
         1. Det var ærgeligt at vi ikke sluttede på C?, men udover det var det møg godt
         2. Fra arrangørgruppen er folk glade, men de fortryder at vi ikke sluttede på C?
         3. Hvis man skulle ende i byen skulle man nok blive kørt derhen samlet
         4. Regnskabet er ikke fikset endnu, det bliver spændende at se på (Søren og Fiben er vist på den)
         5. Lee sørger for at arrangørgruppen får lavet en wiki, så vi kan afholde arrangementet igen (fordi det var ild)
         6. Men vi tror vi har tjent på arrangementet, juhuu
         7. En anden gang burde vi nok sætte ølpriserne til interne priser, og så lade billetprisen dække resten (så prisen ikke afhænger af hvor mange øl man drikker).
         8. Vi kunne godt have solgt flere billetter, men det er svært det der med ikke at vide hvor mange der kommer med, fordi der skal bookes bus.
         9. Vi skal HELT KLART gøre det igen.
      3. Torsdagsbar
         1. Vi aflyste den fordi der ikke var god nok opbakning til at skrive sig på vagter og rengøring
         2. Folk var nok på ferie osv
         3. Og der var ikke nogen ansvarlige, så det blev ikke promoted i RKG
         4. Vi skal huske at vælge ansvarlige i god tid (evt på bestyrelsesmødet før)
4. Kommende Arrangementer
   1. H.K.D.F.Ø.P.E.A.A
      1. Der er styr på det
      2. Der er lokale, aktiviteter, og øøøøøl
      3. Stefan vil kigge på at skaffe mikrofoner (revyen eller Cafeen?)
   2. DIKU revy after-bar
      1. Har vi nok frivillige tilmeldt? Nej ikke rigtig, men det er ikke meget galt. Tilgengæld er der ikke nok på rengøring.
      2. Hvor meget kan vi nå at trashe kantinen på 4 timer? Ret meget…
      3. Vi skal også have ryddet HELT op før revyen skal bruge kantinen dagen efter
      4. Og vi kan ikke bruge køkkenet hvis revyen bruger det, fordi vi skal vaske 300 kopper
      5. MEN det er noget revyen har efterspurgt, så vi kan sige at vi kan gøre det HVIS:
         1. Vi kan bruge KEN indtil ca 15
         2. Vi kan få lov til kun at rengøre køkkenet før de kommer
      6. Thomas har skrevet og spurgt om han må DJ'e
      7. Det bliver til noget
      8. Vi skal have skilte der leder folk op i Kantinen
   3. Eksamensfrebar
      1. Fredag den 24 juni
      2. Det er altid lidt risky om folk kan komme, især fordi folk måske tager på Roskilde
      3. Vi skal finde nogle ansvarlige (Casper melder sig), og sørger for det hele wup wup (og Shun er vist medansvarlig)
   4. Galla
      1. Galla låner en masse teknisk udstyr af RKG, og også DIKUbars genbrugelige kopper og shotsglas og -bakker, og baren og alt muligt
      2. Bliver afholdt den 10 juni, på HCØ
      3. Ideen er ikke at RKG tjener på det
      4. Der bliver købt sprut ind fra RKG, og RKG køber det tilbage der ikke bliver åbnet
      5. RKG kommer til at dække underskudet hvis der er et
      6. Til bestyrelsen: lad være med at låne noget ud i den uge
5. DIKUBar
   1. Ansvarlige til de næste DIKUbarer
      1. Casper er ansvarlig for blok 4 eksamensfrebar
      2. Hane og Iben er tovholdere på sommerferie DIKUbar (de bestemmer dato)
      3. KUAdag efterfest skal have tovholdere - det skal aftales med tutorerne
      4. DIKUbar til studiestarts intromiddag - skal aftales med mentorer og tutorer
      5. Stefan kontakter tutorkoordinatorne og beslutter kua og intromiddag inden næste bestyrelsesmøde
      6. Førsteårsfesten er en helt RKG ansvarspost ud over DIKUbar, og dte koordineres på N'te møde
   2. KU støtte til DIKUbar
      1. Vi har mange gange fået penge af KU trivselspuljen, og de har faktisk overskud, så de deler en masse penge ud til barer på SCIENCE
      2. Som det står nu får vi ca 12.000 i støtte af KU bare for at være en bar
   3. T-shirts
      1. Vi vil gerne give de frivillige nogle nice ting, som fx t-shirts
      2. RKG vil gerne sponsorere t-shirts, tror vi, men vi skal lige lave regnskab
      3. Man kan få en t-shirt når man har taget mindst 4 timers barvagt, og 1 oprydning
      4. På forsiden kommer der RKG logo, på bagsiden DIKUbar logo (som Eva tegner når revyen er slut)
      5. Vi prøver at få IDA til at sponsorere, men vi skal lige finde ud af hvor mange penge de vil give, og hvad de vil have for det (logo)
      6. Vi køber en masse forskellige størrelser, så vi kan give dem ud når det giver mening
6. Vedtægter
   1. Der ligger de forkerte vedtægter på bestyrelsesdrevet og wikien
   2. Stefan står for at få uploadet de rigtige vedtægter
7. Regnskab
   1. Fiben skal bruge et møde med Stefan (de koordinerer)
   2. Moms
      1. Der er et reelt problem
      2. SKAT skal bruge en mail hvor vi argumenterer for at vi skal være momsfritaget
      3. Derfor skal vi give nogle penge, så vi kan sige at der er nogle penge der går tilbage til foreningen
      4. Vi får opdatering når der er blevet lavet regnskab og vi har fundet vedtægterne
   3. Vi kunne godt tænke os at udgive et regnskab hvert halve år
8. Rollebeskrivelse
   1. Iben har lavet et udkast til hvad vi kan kigge på på rollebeskrivelsen
   2. Vi skal have kigget på den
   3. Vi laver en gruppechat og får fikset det (Fiben er tovholdere)
   4. Hvis folk har lyst til at være med i opfølgningsgruppen, så kan man skrive til Fie eller Iben :) (og i er meget velkomne)
   5. Vi sender selvfølgelig vores udkast ud til medlemmerne når vi har noget
9. Lokaleoplæring
   1. Det skal ske
   2. Iben står for at finde en dato
   3. Vi skal have fundet en ny pantansvarlig, men det finder vi på n'te møde
10. Status på sponsorat ansøgninger
    1. SCIENCE Puljen
       1. Vi har glemt at søge penge om lydudstyr og kroketsæt, det gør vi næste runde (Stefan)
       2. Vi skal finde ud af om Tour de Frebar har fået penge, og hvornår vi skal have det udbetalt
       3. Fakturaen ligger under bilag
       4. Stefan og Fiben står for at fikse det
    2. KU Trivselspulje
       1. Vi får de ekstra penge
       2. Vi har fået alt udbetalt, så det vi har fra KU trivselspuljen er det der er på kontoen nu
       3. Vi skal have købt ting inden september, ellers skal vi give dem tilbage igen (Stefan og Fiben)
11. Næste møde
    1. Torsdag den 16 juni kl 17:00 (men med akademisk kvarter)
12. Indkomne punkter
    1. Ingen indkomne punkter
13. Evt.
    1. N'te møde
       1. Vi skal sætte en dato for mødet
       2. Søndag den 10. juli kl 12:00 (10:30 til brunch)
       3. Lad os lave et event allerede (Matilde står for det)
    2. Freddy og Bjarke er PR ansvarlige, men vil gerne have noget at lave
       1. Så folk kan altid skrive til dem og så vil de gerne lave nice ting :))
       2. Lav PR til eksamensfrebaren
    3. Hane vil gerne have godkendt sit køb af et lækkert kroketsæt (289 kr)
       1. Lad os købe 3 sæt
    4. Hane vil også gerne købe et petangue sæt (i metal)
       1. Vi køber 2 for 174 stk
    5. En liste af action items i slutningen af hvert møde (Fie står for det for dette møde)
    6. Vi smider folk ud af RKG hvis de ikke har betalt kontingent (sker lige omkring 2. Nar)
14. Lukketpunkt

1. [ ] Hane og Mikkel skal skrive wiki om 1. Nar
2. [ X ] Hane skal købe kroket sæt
3. [ ] Hane skal tjekke om grillen er i stykker
4. [ ] Lee skal sørge for at Tour de Frebar arrangørerne får skrevet en wiki
5. [ ] Stefan kontakter tutorkoordinatorne mht. kuadag og intromiddag (inden næste bestyrelsesmøde)
6. [ ] Stefan skal uploade de rigtige vedtægter
7. [ ] Fiben er tovholdere på at vi får rykket på rollebeskrivelsen
8. [ ] Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt
9. [ ] Stefan og Fiben står for at fikse faktura fra Tour de Frebar
10. [ X ] Matilde står for event for n'te møde