Bestyrelsesmøde 2025-09-09 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Sofus, Julie, Ida, Mikkel, Shun, Seb, David
Afbud: Sune, Tobias, Mark

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er allerede godkendt.
3. Næste møde
   1. Næste møde bliver torsdag d. 2/10 kl. 17.
   2. Derefter holder vi kun ét sidste møde i denne bestyrelse lørdag d. 8/11 for at planlægge generalforsamling og for lige at samle op på EvalNar og eksamensfrebaren d. 7/11.
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har udlånt en del ting som normalt jf. vores normale procedurer.
      2. Vi har godkendt de sædvanlige 700 kr. til materialer til bumseaften i panikugen. Det var en sjov og ret grundigt planlagt aften, så vi vil stadig gerne støtte dem, men vi bør sigte efter, at vores penge til arrangementer ikke bruges til alkohol. Det kan diskuteres til næste år, om vi vil lade bumseaften være undtagelsen til reglen igen.
      3. Vi har købt nogle overskydende drikkevarer fra nogle af rusturene til maksimalt vores normale indkøbspriser.
      4. Vi har godkendt, at der købes glögg for 1000 kr. til salg til førsteårsfesten, men det burde kunne blive solgt der eller senere.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Immatrikulation d. 22/8
         1. Det gik lidt som sidste år. De åbnede pladsen til velkomstfesten lidt tidligere end planlagt, og det gik okay, indtil der kom slem kø, da anden bølge af nye studerende dukkede op efter immatrikulationen.
         2. Der kom mange fra KDV, som holdt festen kørende til sidst, også tutorer men de hjalp bare ikke til med oprydningen. Vi vil bede dem om at hjælpe til en anden gang, hvis de deltager igen.
      2. Studiestart i uge 35
         1. DIKUBar i introugen fungerede meget bedre end sidste år, fordi størrelsen passede bedre, hvor der var godt floor, mulighed for at stå lige udenfor osv. Det føles som et meget mere samlet event, når vi nu er flyttet til pavillonen, med beer pong i rummet lige ved siden af, mulighed for at grille lige udenfor osv.
         2. Der er lidt rod i RKG-lokalet efter hytteturene, men det er meget bedre end sidste år. Nogle af skiltene i lokalet er faldet af. Vi har mistet nogle Soundboks-batterier og -opladere igen, så vi kan måske finde dem gemt et sted i kasser i lokalet, og vi køber måske flere.
         3. RKG har (ligesom andre foreninger) ikke været super synlig i introugen, fordi der ikke længere var en foreningsmesse. Vi snakkede stadig om RKG på rusturene. Vi har også tilføjet, så der står på førsteårsfest-begivenheden, at den er arrangeret af RKG.
      3. Caféen?s Studiestart Festival d. 5/9-6/9
         1. DIKUBar havde en fadølsbar om fredagen men ikke om lørdagen, hvor vi måske ville have haft svært ved også at få den fyldt ud, men vi ville stadig gerne have haft den begge dage. Det gik godt i baren.
         2. Bannermaling og -konkurrencen gik rigtig godt - DIKU kom på en 2. plads i bannerkonkurrencen. Malingen bør foregå ved pavillonen næste år, evt. i Kantinen, som godt må bookes til fest allerede fra kl. 13 om fredagen nu.
         3. Der manglede dog oprydning i den gamle Kantinen efter bannermalingen, som er blevet taget af tutorer sidenhen, og vi kan nok lige nå at tage det sidste. Der bør laves en plan for, at nogle har ansvaret for oprydningen og evt. går tilbage efter konkurrencen (som var planen i år) og tager det.
         4. Bannerkonkurrencen var en del forsinket pga. tekniske problemer, og vist fordi vi ventede på et forsinket studie, men vi skal bare helst være der til tiden for ikke at få trukket point fra.
         5. Nogle af vores (forreste) vejledere var ikke super god til at danse, men det gik rigtig godt med en ny sang, Sadness Disease fra 2. Nar.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
      2. IDA
         1. Vi har fået sponsoreret næsten 200 drinksbilletter af IDA til DIKUBar om mandagen i introugen.
         2. IDA vil umiddelbart gerne give halvdelen af maden til værgeaften. Vi spørger først, hvor meget af maden Immeo vil give, for det vil være nemmere med en enkelt sponsor, som kommer ud at snakke til værgeaften.
      3. PROSA
         1. PROSA vil gerne snart have styr på, hvordan vi får indløst betalingen af vores kontingenter fra dem. Vi fik sat op, så tilmeldingen til RKG er gennem NemTilmeld, hvor PROSA-medlemmer vælger en gratis billettype og indtaster deres medlemsnummer. Vi giver dem en liste nogle gange om året.
      4. SCIENCEpuljen
      5. Caféen? Puljen
5. Kommende arrangementer
   1. Foreningsmessen d. 12/9
      1. Vi har endnu ikke fundet nogen til at stå og repræsentere RKG til foreningsmessen. David og Sofus vil gerne stå der for os, og andre er velkomne til at hjælpe os.
      2. Vi tager RKG-t-shirts, en Soundboks og lys med, fordi det ser sejt ud. De nye t-shirts er desuden blevet leveret, men vi skal lige have fundet dem.
      3. Sofus forbereder en plakat med datoer for vores kommende arrangementer, som vi også kan have liggende i vores stand.
   2. Førsteårsfest d. 12/9
      1. Det går godt med planlægningen af lege, pynt osv. Der er blevet bestilt pynt, men vi skal lige finde ud af, hvem lagde ud for det. Der er også søgt sponsorat hos DIKU til mad.
      2. De nye studerende virker begejstret for at planlægge arrangementet. Den nye årgang virker til at have god energi i det hele taget.
   3. EvalNar d. 13/10-15/10
      1. David har fået booket Hesselbjerg, ligesom vi plejer, og opsat NemTilmeld. Det er med den sædvanlige billetpris på 50 kr., så vi bør måske søge noget sponsorat. Der skal bare oprettes et event.
      2. Shun vil gerne hjælpe David med at bestille mad til turen.
      3. Mikkel vil gerne stå for et natløb, fordi det har der ikke været på EvalNar i en del år nu. Det giver mening med vores lidt mere hardcore lege som Bjørns brandert.
      4. Vi skal huske at tage en projektor med, fordi det er der ikke i hytten.
6. Senere arrangementer
   1. Eksamensfrebar blok 1 d. 7/11
      1. Det var tænkt bare som en almindelig eksamensfrebar, men det er på J-dag, så vi vil gerne holde det som J-dag med juleøl og merch.
      2. Vi kunne også droppe den, fordi mange nok er til andre J-dags-arrangementer i stedet, men vi plejer bare at sælge godt på 1. eksamensfrebar, så vi forsøger at konkurrere med alle andre, ligesom vi alligevel altid plejer.
      3. Vi sætter en fra bestyrelsen som medansvarlig for at sørge for, at det lykkes. Det bliver Seb, og det bliver hans sidste eksamensfrebar som bestyrelsesmedlem.
      4. De andre ansvarlige havde overvejet at gøre det med halloween-tema. Der kunne godt samtidig være salg af juleøl. De mødes på et senere tidspunkt og bliver enige om temaet, så der oprettes bare et generisk event for nu.
   2. Værgeaften d. 13/11
      1. Inden næste bestyrelsesmøde skal vi have lavet plakater for værgeaften og hængt op i pavillonen og på UP1. Det bliver de 7 bestyrelsesmedlemmer, som er i Danmark, som de 7 små dværge (fordi det dværgeaften) på plakaten, og Snehvide kan være en guldøl. Shun vil gerne lave plakaterne.
      2. Det kan gøres bredere til et Disney-tema. Den egentlige planlægning af aftenen bliver dog den nye bestyrelse. Vi sørger dog også for at få oprettet events for kommende arrangementer.
   3. HKDFØPEAA d. 15/11
      1. Shun er tovholder og vil gerne have hjælp. Han drikker ikke mere, så andre må gerne bare helt overtage arrangementet. Seb vil gerne være medansvarlig.
      2. Det kræver ikke super meget planlægning udover et event og nogle ølkasser, men der skal være fokus på PR, hvis folk skal dukke op.
7. Revy-samarbejde
   1. Vi skal have færdiggjort dokumentet med, hvordan man afholder en bar til en revy, hvilket vi prøver at spørge Sune om, selvom han ikke er hjemme. Sofus prøver at få styr på, hvordan vi praktisk skal få afholdt de førstkommende barer.
   2. Sidst fik vi lavet det samlede ark med tilmelding til at stå i bar. Lige så snart vi ved, om vi skal stå i bar til BioRevy og måske MatRevy, kan vi få det sendt ud og få folk til at skrive sig på.
8. Medlemskaber
   1. Vi får skrevet ud, at vores nuværende medlemmer skal betale kontingent for det nye studieår. Samtidig gør vi opmærksom på, at det er gratis for PROSA-medlemmer.
9. Resterende studiestartsbudget
   1. Vi har ca. 30.000 kr. til overs i studiestartsbudgettet, som vi har fået tilladelse til at bruge på alt, der kan siges at støtte studiemiljøet ift. studiestarten. Der skal også bruges lidt penge på mad til en evalueringsdag for tutorerne. Kantinen får også nogle af pengene til at købe gafler og andre småting.
   2. Vi vil gerne bestille 1040 nye DIKUBar-kopper for de penge. Vi kunne også købe nye Soundboks-batterier og -opladere, men vi tænker at lede efter vores gamle i første omgang og evt. søge nyt sponsorat senere.
   3. Vi vil også gerne købe en mixer og DJ-pult til RKG. Vi har fået Oli til at anbefale noget godt, og så prøver vi at se, hvor mange penge vi helt præcist har.
   4. Vi er dog i tvivl, om vores nuværende forstærker (og højttalere) overhovedet virker. Nogle tester vores lydudstyr hos os selv, hvortil vi lige får bestilt et kabel, som vi mangler. Hvis det ikke virker, mødes David og Seb søndag d. 21/9 på Caféen? for at få testet vores udstyr vha. C?s fungerende udstyr.
10. Workshop for barer og caféer
    1. Caféen? har fået SCIENCE til at arrangere en workshop for tillidsrepræsentanter og lignende roller igen, hvor andre foreninger nu også er inviteret med.
    2. Vi tilmelder vores tillidsrepræsentanter og sender invitationen til dem, så de kan deltage, men hvis de så siger, at de ikke kan eller vil, er det også fint. Det virker ikke til, at vi har yderligere intesserede i bestyrelsen, som gerne vil deltage.
11. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen indkomne punkter.
12. Evt.
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [x] Lav RKGården regnskab.
• [x] Ryd op i den gamle Kantinen.
• [x] Send mail til Immeo om værgeaften.
• [x] Tjek JoJo's kontrakt for Soundboks.
• [x] Tjek postrummet for t-shirts.
• [ ] Opret EvalNar-event.
• [x] Opret Værgeaften-event.
• [ ] Shun og Ida laver plakater.
• [x] Sofus skal skrive til bio og mat samt Sune og Tobias.
• [x] Skriv ud til alle om kontingent.
• [x] Skriv til tillidsrepræsentanter om workshop.
• [ ] Lav PR på Facebook om foreningsmessen og førsteårsfest.