Bestyrelsesmøde 2025-11-08 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Mikkel, Mark, Julie, David
Afbud: Ida, Sofus, Sune, Tobias

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er allerede godkendt.
3. Næste møde
   1. Vi har næste møde/generalforsamling i morgen.
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har udlånt noget udstyr som normalt. Der er blevet brugt noget røgvaske til en udlånt røgmaskine, men det plejer vi ikke at opkræve betaling for.
      2. Vi har også en masse (næsten) for gamle revyøl, som vi har forsøgt at give gratis ud til vores medlemmer, og det lykkedes os at sælge nogle af dem i går.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. EvalNar d. 13/10-15/10
         1. Det lykkedes os at få pengene tilbage for hytten, så vi aflyste turen pga. for få tilmeldinger.
         2. Vi holder i stedet en evaluering af det forgangne år senere i dag. Der er måske kun folk fra bestyrelsen, men vi kan stadig snakke om det sidste år overordnet.
      2. BonBon-Land d. 16/10
         1. Det var en hyggelig tur. En del af deltagerne havde årskort i forvejen, så RKG endte bare med at betale de 3 billige billetter til vores deltagende aktive medlemmer.
      3. Eksamensfrebar blok 1 d. 7/11
         1. Der blev solgt rigtig godt af en eksamensbar at være: ca. 13.500 kr., ift. ca. 8.300 kr. sidste år og overraskende tæt på den succesfulde førsteårsfest med et salg på ca. 16.800 kr.
         2. Der endte en del mennesker bag baren, og vi tror, at der måske blev taget lidt mange drikkevarer. For en gangs skyld ved vi ret nøjagtigt, hvor mange drikkevarer blev fundet frem, så vi kan tælle op i aften, når vi tager det sidste oprydning.
         3. Det var lidt svært at sætte op, fordi ting til baren var væk osv., men værst var det var virkelig klamt i Kantinen, fordi der var en muggen skraldespand og en skål med hældetude fra vores sidste fest osv. Der skal være mere rent fremover, hvis vi skal holde fester. Det fungerer dog umiddelbart bedre at komme og gøre rent dagen efter.
         4. Baren kunne pakkes væk ovenpå, men det er nemmere bare at tørre den af, så vi tænker at opbevare den i et hjørne. Vores generelle udstyr til fester tænker vi at opbevare i vores nye lager ovenpå, så det bør blive meget nemmere at sætte op til en DIKUBar fremover.
         5. Det ene af vores køleskabe er (stadig) i stykker, men det er ret billigt, så det er nok ikke værd at få fikset. Vi har lige lånt et køleskab fra Carlsberg og kan nok snart låne et mere, og forhåbentlig kan vi også bare låne en rullebar til at have stående permanent efter nytår.
         6. Salget kunne nok have været bedre, hvis der var bedre PR og i bedre tid, inkl. plakater i pavillonen.
         7. Vi kan godt bruge det andet studierum ved siden af Kantinen mere aktivt til fester, for det er godt til beer pong osv., hvis der er mange mennesker. Vi bør så bare få det booket/meldt, at vi bruger det (og Kantinen) til fest. Til fester over 49 mennesker skal der også være ædruvagt(er), så det skal også overvejes.
         8. Toiletterne er også ret klamme, men det er nok kun det ekstraordinære som bræk og klistrede gulve, som er vores ansvar (hvis man har booket et nærliggende lokale til fest).
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
      2. IDA
         1. IDA vil umiddelbart stadig gerne give os halvdelen af maden til værgeaften, men vi har hentet med at få styr på eller aflyse aftalen, til vi fandt ud af, om PROSA ville give noget/det hele.
      3. PROSA
         1. PROSA har endnu ikke svaret, om de stadig gerne vil sponsorere alt maden selv efter flere mails de sidste par måneder og et opkald til dem. Julie prøver at få det undersøgt, om de stadig gerne vil sponsorere det, selv hvis de ikke kan komme ud.
         2. Vi skal også have pengene fra lokalestøtteordningen og finde ud af, om vi igen i år vil bruge dem på vores julefrokost.
      4. SCIENCEpuljen
      5. Caféen? Puljen
5. Kommende arrangementer
   1. Værgeaften d. 13/11
      1. Det er lidt kritisk med mængden af PR, så der skal laves mere. Udover den nye bestyrelse har flere skrevet sig på at ville hjælpe med værgeaften.
      2. En del rus har sagt, at de ikke kan deltage, og det samme gælder nogle potentielle arrangører, så det er værd at overveje at rykke det. Det er dog svært at finde en anden god dato, så vi snakker bare om det i morgen som evt. til generalforsamlingen, så vi kan høre flere perspektiver på det, og den nye bestyrelse kan snakke om det.
   2. Intern julefrokost d. 6/12
      1. Der er oprettet event og billetsalg. De har droppet vagtskemaet for i år, så folk ikke bare dukker op til deres sene vagter men forhåbentlig er der hele dagen.
      2. Der skal laves internt PR. Vi snakker i morgen, om vi gerne vil have rus med.
   3. Kantinens julefrokost d. 12/12
      1. Kantinen vil stadig gerne have os til at stå for hele baren til gengæld for at tage overskuddet. Måske vi kan nøjes med 4 baransvarlige, som også bare står i baren hele aftenen. Vi vil så spørge, om de 4 kan få deres billetter gratis af Kantinen, og ellers kan vi nok give dem for vores overskud i baren. Billetterne skal så bare refunderes og ikke gives på forhånd.
   4. DIKUs julefrokost d. 12/12
      1. Vi har sagt ja til igen at levere en bar med drikkevarer til de ansattes julefrokost. Vi tænker at bestille en rullebar til det også.
      2. Det er samme dag som vores egen julefrokost, så vi undersøger, om biologi vil stå i baren for os igen, og ellers kan de måske blande deres drinks selv. Måske vi også bare kan finde nogle folk til at stå der, for de får i hvert fald mad og drikke for at stå der, så det kan også bare være folk helt udefra.
6. Senere arrangementer
   1. Nytårsfest d. 9/1
      1. Vi gentager succesen, så der skal sørges for god PR osv. igen. Der skal hænges plakater op, så de er der i Kantinen under Kantinens julefrokost.
   2. BarioKart-turnering d. 10/1
      1. Vi holder nok 0. Møde lige før BarioKart igen.
   3. HKDFØPEAA d. ??/??
      1. Det er det nemmeste arrangement, men det er stadig rykket mange gange, så det bør måske bare droppes. Vi ser bare, om det måske bliver til en academy-aften i stedet.
7. Revy-samarbejde
   1. Det har været lidt besværligt at få styr på baren til BioRevy her om to uger, når de fleste revyansvarlige er på udveksling, men der er bestilt udstyr og talt lager osv. Vagtskemaet skal bare lige skubbes evt. i morgen, og det burde være okay, fordi biologerne selv tager sig af at stå der om fredagen.
8. Årlig evaluering
   1. Efter det her evaluerer vi det sidste år i RKG og vores arrangementer osv.
9. Generalforsamling
   1. Bestyrelsen laver brunch i morgen igen, så vi mødes ved Netto kl. 10. Kantinen har modtaget en masse nye udstyr, så det burde fungere fint.
   2. Ift. dagsordenen burde der komme styr på formandens beretning. Vi har ikke rigtig hørt fra kassererne ift., om årsregnskabet bliver færdigt, og om de får skrevet en kassererens beretning. Det lyder til, at der kan komme styr på det sidste i aften.
   3. Vi minder resten af bestyrelsen om, at man godt kan (gen)opstille i morgen, selv hvis man ikke er der (og gerne lave en video så).
   4. Som aftrædende bestyrelse vil vi gerne bakke op om at fortsætte med et kontingent på ca. 50 kr. om året. Vedtægtsændringsforslagene virker fornuftige fra vores side. Der kan nok godt være noget kritik af at give bestyrelsen frie tøjler ift. definitionen af aktive medlemmer, men man stemmer jo dog generelt på en bestyrelse, som man stoler på.
10. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen indkomne punkter.
11. Evt.
    1. Seb foreslår til den nye bestyrelse, at adgang til RKGs Facebook-side kan åbnes op for flere udover bestyrelsen igen, så det er nemmere for folk at lave PR. Det bør stadig begrænses til PR-ansvarlige og måske DIKUBar-ansvarlige. De kan evt. skrive under på en kontrakt, ligesom de PR-ansvarlige gør på Caféen?.
12. Lukket punkt
13. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [x] David laver en afstemning på Discord om en ny dato til BonBon-Land.
• [x] David booker Stavnsbo til 1. Nar.
• [x] Ida prøver at omskrive vores formål i vedtægterne.
• [x] Alle læser vores vedtægter igennem.
• [ ] Skriv til PROSA om at få udbetalt lokalestøtteordningen.