Bestyrelsesmøde 9/12-2019 - Referat

Referent: Gustav
Fremmødte: Eva, Flach, Stefan, Bjørn, Mathias, Paten, Gustav
Afbud: -
Udeblevede: -

1. Formalia
   1. Valg af referent
      1. Stefan vælger Gustav
   2. Godkendelse af referat fra sidste møde
      1. Ingen indvendinger, godkendt af Eva.
   3. Kort introduktion til åbent mødeform
      1. Paten er PR repræsentant for bestyrelsesmøder
2. Siden sidst
   1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
      1. Vi afholder et åbent møde, lad os se hvordan det går
      2. Læser folk vores beskeder?
         1. Paten læser og andre liker.
         2. Hvis folk ikke læser er det deres eget valg, vi har gjort informationen tilgængelig.
         3. Det var nogle kommentarer til referatet fra sidst.
      3. Kalender og Email er sendt til C?
      4. Der er ikke kommet plastik for vinduerne endnu således at man ikke kan kigge ind.
         1. Vi kan ikke rigtig fikse det indtil håndværkerne er væk.
      5. Der er blevet skrevet til campusservice om døralarmen til væskelokalet, vi er usikre på hvorvidt de faktisk har fikset den
      6. Intet sket med trello / eventoversigt.
      7. Det bliver for besværligt at overføre ruskursusgruppen.dk til foreningen, men mikkel holder den gerne oppe så længe han går her. Så overfører RKG bare til ham yearly.
      8. Vi har ikke rigtigt bedt om noget fra prosapuljen, men Paten har sørget for at vi kan få mere næste gang.
         1. Næste år skal vi have mange ting.
            1. Evt. en server til hjemmesiden / wikien.
            2. FLERE SOUNDBOKSE
            3. Nye øl-bongs
            4. Skænkepropper (de der smarte toppe til flasker)
         2. Vi bør lave en ønskelist næste år så folk kan tilføje gode ideer.
         3. Vi har fået koste og mopper i år.
   2. Eval af arrangementer siden sidste møde
      1. Eksamensfest
         1. Stefan var ikke inde over det og ved ikke noget.
         2. De ansvarlige blev fundet meget sent.
            1. Paten: Dette er et mere generelt problem, var også tilfældet til værgeaftenen.
            2. Eva: Nok lidt værre ved eksamensfesten end normalt fordi folk er til eksamen lige op til. \ Det ender meget nemt med at være den samme gruppe folk der arrangerer tingene.
         3. Bjørn: Man kunne lave en RKG-Ranking, så man kan se hvem der laver hvor meget?
            1. Det ville ramme hårdt for dem der ikke er så meget med inde over (Gustav-syndrom).
            2. Er det lidt det samme som bødekassen bare omvendt?
            3. Bør nok diskuteres på et møde.
            4. Bjørn: Det er lidt hårdt, ja, men det ville samtidig også motivere folk.
            5. At some point er vi nødt til at sætte en grænse for hvor doven man kan være.
         4. Tjanseplan virker det?
            1. Mere streng? Skal være opt-out, ikke opt-in.
               1. Folket (paten) siger at det er en god ide med opt-out
            2. Virkede vist ret godt. Men det var stadig mest dem der plejer at være aktive der lavede mest.
         5. Lejlighedsbevilling
            1. Vi søgte det og det blev fixet. Det skulle apparently være virkelig nemt.
      2. Filmaften
         1. Der var overskud! Men der var heller ikke indkøbt soda
         2. Der kom ikke så mange, men det var hyggeligt anyway.
         3. Eva: Det tog virkelig kort tid at planlægge. Det var nemt at få lov til at være i et auditorie.
         4. Vi kunne forsøge at få fat i lundbæk auditoriet.
         5. Vi kunne lave RKG-’the room’-drinkalong
      3. Værgeaften
         1. Rusgust sagde det var super hyggeligt at afholde.
         2. Alle var meget fulde.
            1. Stefan: Flere rus har nævnt at de har overvejet at trække deres tilmelding tilbage fordi de er bange for at de ikke kan følge med.
            2. Alkohol-mængden i legene var for meget. Selv vejledere kunne ikke følge med.
            3. ‘Man skal være fuld fordi man har lyst til at være fuld, ikke fordi man vil være med i rkg og det at være fuld er et krav’
            4. Hvis værgeaftenen skal være til for at vise hvad RKG er, så viste det her mest kun den mest fulde side af RKG.
            5. En anden gang skal man nok ha mere end en person inde over. Peer-planning.
               1. Men vi skal jo ikke holde øje med folk.
            6. Når det kun er nogle få personer der ved hvad der skal ske, hvilket gør det svært at svare når rus når de spørger hvad der skal ske. Lige til introaftenen ville det måske give mening at alle ved hvad der skal ske.
               1. Bjørn: Til andre arrangementer er det sjovt at man ikke ved hvad der skal ske.
         3. Kommunikationen var lidt dårlig ift. hvad ‘værgeaften’ er.
         4. Det var ærgeligt at plakaterne blev så forsinket. Kan vi gøre noget for at folk hiver fat i hjælp hvis man ikke har tid til at udføre en opgave.
      4. Julefrokost
         1. Flach: ‘Gik…okay’. Det sejlede, men det plejer det jo ogs.
         2. Folk fik lidt en ide om at der ikke var mere oprydning efter vi havde taget opvasken. Vi burde nok ha haft en tjanseplan
         3. Det var lidt ærgerligt at vi var så spredt pga. komfurproblemerne.
         4. Falder folk fra fordi vi begynder tidligt? I så fald, skal vi nok sætte gang i oprydningen før.
         5. Vi skulle i stedet ha lavet al oprydningen i en omgang. Vi må bare sørge for at folk ikke mister energien imens.
         6. Tidsplanen skred rigtig meget
         7. Der var ikke super meget stemning omkring nomineringerne, måske fordi de var lidt for sene? Det var også bare lidt kedelige.
            1. Måske skal man bare lave færre awards.
            2. Gør dem lidt hurtigere.
         8. Næste år skal vi have komfurer der virker.
   3. Budgetterne for Julefrokost og Værgeaftenen er begge gået over budget. Hvad skal vores holdning til dette være?
      1. Ofte kan det være svært at vide hvor meget det koster at arrangere. Måske bør vi holde styr på hvor meget arrangementerne har kostet tidligere.
      2. Dynamikken bør hellere være at man kommer til kasserene hvis man har brug for mere budget end man har fået.
         1. Sekundet man ved at har brug for flere penge end man har fået, bør man tage kontakt.
      3. Kasserer gør det klart for torvholdere
3. Kommende arrangementer
   1. FUTur
      1. Ingen ved noget som helst.
      2. Jens står for hytte-lejning. Han siger ikke så meget.
      3. Paten: Vi skal ikke ha Myretuen! Den er dyr og hyttefar er skrald.
      4. Paten kan finde hytter. Gustav skriver til jens pt. 3
      5. Vi kan overveje at droppe busturen og vælge en anden hytte end myretuen, så bliver det meget billigere. Så kan vi nok godt bestille uden at ha et konkret budget fra jens endnu.
      6. Eva laver en gruppe som holder styr på det.
      7. Datoen er stadig ikke besluttet endeligt.
   2. 0. møde
      1. Kombinerer 0. møde med en middag
      2. Datoforslag: Torsdag d. 9. Januar.
      3. Sidste år var rus ikke med til 0. møde. Det kunne de godt være i år. Hvis vi kombinerer det med middag viser vi også at vi ikke kun er druk og hamring.
   3. 1. møde
      1. Sometime efter FUT, så man har en chance for at møde fællesskabet et par gange før man tager ansvar
      2. Fordele ansvarsposter og hyggearrangement her.
   4. Fundraising event ide: Quizaften
      1. Det må fundraising selv finde ud af
4. Møde med administrationen v. Eva & Bjørn
   1. Der skete ikke meget mere end det der blev skrevet på facebook.
   2. De kan bare ikke give nogen garanti om hvordan studiestarten kommer til at være i år. Nogen ovenfor administrationen har store planer.
      1. Admin trine tror ikke det kommer til at ændre rusturen meget fundamentalt.
      2. De påstår de får mere at vide i starten af året
5. Pusling v. puslegruppen (fremlagt af mathias)
   1. På ny pusleseddel er der et felt hvor man kan skrive et par folk man gerne vil holde med, og et felt man ikke vil holde med.
   2. Ny pusleseddel kan fremlægges til 0. møde
   3. Bestyrelsen og folket (Paten) synes det ser godt ud.
   4. En note om puslesedlen tilføjes til opslaget ang. mødet
6. Nye regler omkring overnatning på Campus (panikuge)
   1. Vi kan få lov til at sove såfremt vi skriver til admin i god tid. Vi ved atm ikke hvornår panikugen kommer til at være (se pkt 3).
   2. Følgende betingelser gælder:
      1. Der skal være vågne brandvagter.
      2. Vi skal selv søge brandtilladelse
      3. Der skal oplyses hvem der sover der hver dag (så brandvæsenet ikke løber ind efter folk som ikke er der)
      4. Der skal oplyses hvorfor det er en vigtig del af aktiviteten at man overnatter.
7. Status på overtagelse af budget v. Mustav
   1. Jens er meget tæt på at få budgettet færdigt og mathias og jeg har stadig ikke fået adgang til kontoen fordi nykredit er langsomme.
8. RKG Lokalet
   1. Status på forsikring v. Mustav
      1. Vi mangler adgang til nykredit før vi kan ordne det
   2. Adgangskort
      1. Overblik over nuværende adgang og status på løsning til at revyerne har adgang.
         1. En gut fra biorevy har adgang af en eller anden grund?!
         2. Forsikring skal nok have at vide hvem der har adgang.
         3. Det kunne også være nice hvis alle også kunne få adgang til dobbelt-døren, handicapdøren og dyrestaldsdøren.
      2. Adgang udenfor bestyrelsen, hvem og hvordan.
         1. Paten: Nej det synes jeg ikke. Det er bedre at minimere hvem der har adgang. Paten vil gerne ha adgang.
         2. Mathias: Hvis lokaleansvarlig ikke er i bestyrelsen skal vedkommende have adgang.
9. Evt.
   1. Skal vi have noget på gulvet som vi kan lægge panten på?
      1. Plastikposer på gulvet
   2. RKGÅRDEN
      1. Vi skal købe en gård. Vi tager et STORT lån.
         1. Hvis renterne er mindre en 18k så er det worth fordi vi kan bruge den som hytte.
         2. Vi opdyrker marken og sælger afgrøderne.
         3. Vi har brug for at låne ca. 500k
         4. Vi tager et kviklån for at betale indskudsbetaling til lånet.
         5. Vi kan låne 1.5M for ca. 20000 om året.
         6. Vi snyder i egendomsskat
         7. Kontingentet stiger måske
      2. Jokes aside, det er faktisk ikke helt umuligt at det kunne lade sig gøre.
         1. Vi kan sandsynligvis finde en hytte at købe på lolland til ca. 200k-400k, hvilket giver en månedlig udgift på 1.5k
         2. Vi kan holde vores NAR ture her, det sparer ca. 18k
         3. Vi udlejer til revy. RKG = hyttefar
      3. Bjørn og Gustav mødes før 0. møde og laver et forslag.
10. Lukket punkt